Как заполнить журнал кассира-операциониста по образцу, перечень необходимых документов, порядок регистрации

• Требованиями действующего отечественного законодательства предусматривается обязанность хозяйствующих организаций, принимающих наличность у покупателей, применять контрольно-кассовую технику (ККТ) при расчетах за товары/работы/услуги.
• Каждая транзакция, которая фиксируется посредством кассы, должна удостоверяться распечаткой бумажного кассового чека, содержащего в обязательном порядке сведения о проведенной сделке (сумма, суть, дата, номер).
• Все расчетные операции, выполненные за конкретный временной интервал и учтенные с помощью ККТ, фиксируются в журнале кассира-операциониста, заполнение которого осуществляется по стандартной форме КМ-4.
• Важные особенности ведения этого регистра следует рассмотреть более детально.

Нужно ли вести форму КМ-4?

Журнал КМ-4 является официальным регистром всех наличных транзакций, выполненных и учтенных в организации посредством ККТ. В этот формуляр следует вносить сведения о поступлении (приходе) и выплате (расходе) денежной наличности.

Если хозяйствующий субъект располагает несколькими кассами, данный журнал следует вести по отдельности для каждой из них.

Журнал кассира-операциониста, составляемый и заполняемый по стандартной форме КМ-4, представляет собой документальный регистр кассовых транзакций.

1. В практике применения ККТ документальным Z-отчетом принято называть отчет, содержащий итоговые сведения о кассовых транзакциях, совершенных и учтенных кассиром через конкретное устройство ККТ за операционный день.
2. Ежедневно Z-отчет формируется (снимается) с ККТ ответственным кассиром – оператором ККТ – по каждому факту завершения очередной рабочей смены.
3. Сверка денежной наличности ежедневно осуществляется кассиром-операционистом по остатку, зафиксированному Z-отчетом.
4. После этого деньги передаются непосредственно администратору (главному кассиру).
5. Используя КМ-4 для кассового учета, хозяйствующий субъект, регулярно совершающий наличные транзакции посредством ККТ, имеет удобную возможность решать одновременно несколько задач.
6. К примеру, руководитель организации может легко контролировать суммы денежных средств, проходящие через ККТ за определенный интервал времени, получив нужные сведения из журнала кассира-операциониста.
7. Кроме того, наличие у хозяйствующего субъекта регулярно заполняемого регистра КМ-4 упрощает работу сотрудников налоговой службы, периодически проверяющих соблюдение кассовой дисциплины.
8. Данные регистра КМ-4 оперативно сверяются с соответствующими цифрами из журнала показаний ККТ и иной отчетной документации.

При онлайн-кассах

Использование хозяйствующими субъектами онлайн-касс при расчетах наличностью с покупателями делает необязательным ведение регистра КМ-4.

Это объясняется тем, что сведения, ранее учитываемые в журнале кассира-операциониста, автоматически фиксируются теперь в персональном кабинете (аккаунте) пользователя онлайн-кассы на веб-сайте налоговой службы.

Данное послабление четко предусматривается отдельными разъяснениями фискального органа. Нормативные основания – письма ФНС РФ от 26 сентября 2016 года и Минфина РФ от 04 апреля 2017 года.

Подробнее о ведении журнала КМ-4 при онлайн кассах читайте здесь.

Обязательна ли регистрация в налоговой службе?

Журнал КМ-4, как и само устройство ККТ, обязательно регистрируется в налоговой службе. Примечательно, что даже начальная запись вносится в этот документальный регистр одновременно с постановкой кассового аппарата на государственный учет.

Налоговый инспектор самостоятельно осуществляет пробитие первого чека через регистрируемое устройство ККТ на сумму, равную 1 (одному) рублю 11 копейкам. Бухгалтер и налоговая служба впоследствии не учитывают это значение.

Чтобы налоговая регистрация устройства ККТ состоялась успешно, хозяйствующий субъект должен предоставить уполномоченным сотрудникам ФНС сам аппарат ККТ, журнал КМ-4, а также следующие важные документы:

• заявление соответствующего содержания (заявка на регистрацию ККТ);
• регистрационную документацию хозяйствующего субъекта (регистрационное свидетельство организации/ИП);
• паспорт регистрируемого устройства ККТ;
• действующее арендное соглашение на используемую торговую площадь (при отсутствии у хозяйствующего субъекта собственной торговой площади);
• сервисное соглашение на кассовый аппарат, заключаемое со специализированной обслуживающей организацией;
• прочие бумаги, полный список которых уточняется непосредственно в территориальном подразделении налоговой службы.

Порядок и правила ведения

Форму журнала кассира-операциониста, составленную по общепринятому стандарту КМ-4, можно свободно приобрести в любом канцелярском магазине.

Журнал ведется только на бумажном носителе, подлежит обязательной шнуровке. На всех листах данного регистра проставляются порядковые номера.

• Форма КМ-4 подписывается руководителем хозяйствующего субъекта (как вариант, индивидуальным предпринимателем), главным бухгалтером, а также уполномоченным сотрудником налоговой службы.
• Если у хозяйствующего субъекта имеется печать, её оттиск также проставляется на форме КМ-4 в порядке заверения.
• Примечательно, что электронный формат ведения и заполнения этого журнала не предусматривается действующим законодательством.
• Однако в настоящее время, как известно, происходит массовый переход хозяйствующих субъектов, осуществляющих наличные транзакции и использующих ККТ, на онлайн-кассы.
• Если для учета наличности, поступающей от покупателя, применяется аппарат онлайн-кассы, все сведения, которые прежде вносились в журнал кассира-операциониста, автоматически фиксируются теперь в персональном кабинете налогоплательщика на веб-сайте налоговой службы.
• Форму КМ-4 следует вести отдельно по каждому аппарату ККТ.
• Журнал регистрируется в местном департаменте налоговой службы одновременно с устройством ККТ, для которого он заводится.
• Первый такой журнал регистрируется для конкретного устройства ККТ уполномоченным сотрудником ФНС путем осуществления двух процедур:

• формируется Z-отчет для регистрируемого кассового аппарата;
• в КМ-4 вносится первая запись.

Что делать, если заканчивается?

Регистр КМ-4 необходимо заполнять, пока в нем имеются свободные строки. Когда журнал полностью завершится, следует завести новую форму, для регистрации которой нужно будет снова обратиться в налоговую службу.

Чтобы зарегистрировать новую форму КМ-4, потребуется предоставить сотруднику ФНС предыдущую форму этого журнала, а также ряд иных документов, актуальный перечень которых всегда уточняется у специалистов местного отделения налоговой службы.

Срок хранения

Полностью завершенный журнал КМ-4 следует хранить на протяжении 5 (пяти) лет в архиве хозяйствующего субъекта, использующего ККТ, поскольку этот регистр, как уже говорилось ранее, фактически привязан к конкретному устройству ККТ.

Однако хранение заполненного журнала утратило свой практический смысл после внедрения устройства ЭКЛЗ, обеспечивающего электронную регистрацию всех совершаемых транзакций.

С 01.01.2019 во все аппараты ККТ стали устанавливать так называемые фискальные накопители, пришедшие на смену устройствам ЭКЛЗ.

Как вносить исправления?

Какие-либо ошибки, неточности, помарки не допускаются при заполнении данной формы. Если такие несоответствия все же выявляются, их следует исправить надлежащим образом.

Каждая ошибка, обнаруженная и исправленная в регистре КМ-4, заверяется подписью уполномоченного субъекта, ответственного за внесение сведений в этот журнал.

Рядом с откорректированными данными проставляется стандартная формулировка о том, что внесенным исправлениям можно верить. Главбух и руководитель организации также заверяют данное исправление своими личными подписями.

Как правильно заполнить?

1. Форма КМ-4 ежедневно заполняется уполномоченным работником хозяйствующего субъекта, действующим по специально разработанной инструкции, только в том случае, если кассовые операции реально осуществлялись на протяжении рабочей смены (рабочего дня).
2. Заполнять этот документ может кассир-операционист, главбух, администратор или сам руководитель организации (предприниматель).
3. В этот журнал вносятся фактические сведения о совершенных кассовых транзакциях и полученной наличной выручке.
4. Источником соответствующей информации является Z-отчет, формируемый по конкретному устройству ККТ в конце каждой рабочей смены.
5. Как правильно оформить титульный лист регистра КМ-4:

• Официальное название хозяйствующего субъекта, а также его адрес, телефонный номер, регистрационные коды (ИНН-номер, ОКДП, ОКПО, ОКУД).
• Сведения об устройстве ККТ, для которого заполняется данный журнал. Указываются наименование (марка/модель) аппарата, номер производителя, номер регистрационный.
• Учетный период, на протяжении которого в форму вносились нужные данные.
• Субъект, ответственный за внесение сведений в эту форму.

Оформление табличной части журнала КМ-4:

• Дата внесения данных (формирования Z-отчета). Если за рабочий день было несколько смен (Z-отчетов), датированных одним числом, каждая из них отдельно отображается в журнале с назначением порядкового номера.
• Номер соответствующего отдела (если их два и более в организации), пробивающего учитываемые суммы.
• ФИО сотрудника, выполняющего функции кассира-операциониста.
• Порядковый номер, автоматически назначенный контрольному счетчику (сформированному Z-отчету).
• Порядковый номер, автоматически назначенный контрольному счетчику, фиксирующему количество переносов сведений суммирующего фискального отчета. Сведения копируются из предыдущей графы (4).
• Сведения суммирующих фискальных счетчиков (накопительный кассовый итог) к началу конкретного операционного дня (конкретной рабочей смены). Каждый Z-отчет, сформированный по ККТ, увеличивает (накапливает) эту сумму.
• Подпись ответственного кассира.
• Подпись ответственного администратора.
• Сведения суммирующих фискальных счетчиков (накопительный кассовый итог) к завершению конкретного операционного дня (конкретной рабочей смены).
• Размер выручки, полученной и учтенной за рабочую смену (рабочий день). Включает наличную выручку, безналичную выручку, наличные возвраты. Информация берется из Z-отчета.
• Размер наличной выручки (без учета безналичной выручки и наличных возвратов).
• Количество всех платежей, совершенных покупателями в безналичной форме (к примеру, банковскими картами).
• Сумма всех платежей, совершенных покупателями в безналичной форме (к примеру, банковскими картами).
• Общая величина сданной выручки. К наличной выручке прибавляется безналичная выручка, а из полученного значения вычитается сумма наличных возвратов.
• Общая величина наличных возвратов, совершенных за конкретную смену.
• Подпись ответственного кассира, передающего администратору наличность.
• Подпись ответственного администратора, принимающего от кассира наличность.
• Подпись руководителя хозяйствующего субъекта.

Скачать бланк и образец заполнения

Скачать бланк журнала форма КМ-4 – excel, word.

Скачать пример заполнения журнала кассира-операциониста – excel.

Также предлагаем скачать бланки и образцы других форм по учету операций по ККТ:

• форма КМ-6 — отчет кассира;
• форма КМ-7 — сведения о показания ККТ и выручке при наличии несколько ККМ.

Источник: /praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/dok/zhurnal-kassira-operatsionista-forma-km-4.html

Журнал кассира операциониста: образец заполнения

Каждый предприниматель, задействованный в коммерческой сфере, должен приобрести контрольно-кассовые приборы для работы с денежными средствами.

Должностные лица, заведующие этой техникой, обязаны регистрировать доход компании в специальном реестре. Органы контроля уделяют пристальное внимание исполнению данного правила, зафиксированного действующим законодательством.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как заполняется книга кассира операциониста.

Журнал кассира операциониста (он же «форма № КМ-4») – это документ, в котором отражается расход и приход денежных средств

Для чего необходим журнал кассира операциониста

Согласно постановлению налоговой инспекции, к каждому контрольно-кассовому прибору должен быть прикреплен специальный реестр, где будет фиксироваться объем выручки, полученной от кассовых операций.

Журнал кассира операциониста регистрируется наряду с кассовой техникой в отделении ФМС, где была зарегистрирована компания. Важно отметить, что контролирующими органами установлены правила, согласно которым данная книга должна регулярно передаваться налоговой службе для проведения проверок.

Приобрести данный реестр можно в специализированных букинистических магазинах либо заказать в типографии.

Для заполнения журнала используется унифицированная форма KM 4.

Журнал, готовящийся к вводу в эксплуатацию, должен быть прошит и пронумерован. Подготовленный документ заверяется подписью собственника фирмы и штампом организации.

Далее документ передается представителям налоговой службы, которые должны заверить журнал собственной печатью.

Человек, взаимодействующий с налоговой инспекцией после получения книги обратно, должен проверить наличие подписи работника этой структуры.

В рассматриваемый реестр вносятся данные из финансовых отчетов по кассе предприятия. Здесь фиксируется общий размер финансовых средств, поступивших в кассу компании в течение дня. Также этот документ содержит так называемый «Z-отчет», где фиксируется сводка за определенный временной отрезок.

Данная обязанность возлагается на работников кассы или других должностных лиц, имеющих право работать с денежными средствами. Нужно отметить, что если в течение одного дня использовалось несколько бланков отчетности, информация о каждом из них должна быть внесена в соответствующие графы книги.

Необходимо ли ставить книгу кассира на учет

Журнал кассира операциониста должен быть в обязательном порядке зарегистрирован в налоговом органе. Согласно установленному порядку, кассир операционист должен регулярно добавлять новые записи в журнал.

По его окончании документ передается наряду с новым журналом контролирующему органу для перерегистрации реестра.

Работники налоговой службы, должны отметить факт перерегистрации в специальной карте, которая хранится в самом отделении.

В журнале кассира-операциониста, должны отражать достоверную информацию о полученной выручке по каждой отдельно эксплуатируемой контрольно-кассовой машине

Отдельного внимания заслуживает вопрос, нужно ли вести журнал кассира операциониста при онлайн-кассе? В действующем постановлении Министерства Финансов закреплены правила применения подобных реестров.

Начиная с две тысячи семнадцатого года, каждый предприниматель, работающий с кассовой техникой, должен приобрести и установить современные приборы, позволяющие передавать налоговую отчетность в онлайн-режиме.

В законе о порядке использования контрольно-кассовой техники отсутствует регламент, обязующий каждого предпринимателя, использующего «онлайн-кассу», вести рассматриваемый реестр. Это означает, что каждый предприниматель имеет законное право отказаться от использования данного элемента документооборота.

Нужно отметить, что законом не запрещается составление подобных регистров с целью использования внутри компании.

Правила оформления и заполнения журнала

Согласно правилам, изложенным в нормативно-правовых документах, каждая компания, использующая в хозяйственной деятельности кассовые приборы, работающие в режиме онлайн, имеют законные основания для установки внутренних правил заполнения рассматриваемого регистра. При создании этих правил для заполнения журнала КМ 4, следует учитывать особенности процесса делопроизводства.

Особенности заполнения

Заполнение журнала кассира операциониста выполняется согласно следующего порядка:

1. Регистр должен заполняться по окончании финансового дня должностным лицом, работающим с кассовым аппаратом.
2. Все записи могут вноситься только ручкой с чернилами синего цвета.
3. При внесении исправлений и корректив, новые записи должны быть заверены бухгалтером компании и её руководителем.

На титульном листе фиксируется название и адрес фирмы. В специальных полях вводятся коды из регистрационного свидетельства. Далее следует привести информацию о самом кассовом аппарате.

Здесь указываются его наименование, регистрационный номер и сведения о производителе. В следующей части титульного листа фиксируется отрезок времени, в течение которого использовался данный регистр.

В заключительной части первой страницы указывается должностное лицо, которому поручается ведение журнала.

Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок

Рассматривая вопрос о том, как правильно заполнять книгу кассира операциониста, следует уделить отдельное внимание заполнению таблицы. Каждая страница регистра содержит в себе две таблицы, которые необходимо заполнять каждый день.

В первой таблице указывается дата внесения записи и порядковый номер смены (при круглосуточной работе). В следующей графе фиксируется информация об отделе, где установлен кассовый аппарат. В том случае, когда на территории компании данный прибор используется для обслуживания всех отделов, ставится прочерк.

В третий и четвертый столбец вносится информация о работнике, заведующим кассой и сведения о самом приборе.

Далее фиксируется информация, полученная путем считывания контрольного счетчика. Пятая графа должна отражать общую сумму наличных средств, которые прошли через прибор со дня регистрации аппарата.

В этом же разделе можно указать объем выручки, полученной за конкретный операционный день. Вся информация, внесенная в данный реестр, заверяется подписью должностного лица.

 Регистрация приходных и расходных кассовых документов включает в себя фиксацию:

1. Общего объема наличности, прошедшего через кассу.
2. Суммы денежных средств, которые были возращены покупателям на основании отказа от использования кассовых чеков.

Образец оформления

Предпринимателям, использующим технику, работающую «офлайн», необходимо прошить и пронумеровать чистый регистр, после чего передать документ ФНС для регистрации. При использовании онлайн-касс в данном порядке действий — нет необходимости. Как уже говорилось выше, данная категория предпринимателей может самостоятельно разработать внутреннюю форму заполнения документа.

Вносить информацию в книгу кассиру операциониста следует после снятия «Z-отчетности». В приборах, работающих в онлайн-режиме, отчет снимается по завершении рабочего дня. Полученные сведения переносятся в регистр в соответствии с установленными правилами. Ниже, мы предлагаем рассмотреть образец заполнения формы КМ-4:

Таблица 1

Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации

Таблица 2

Незаполнение граф может быть рассмотрено контролирующими органами как неотражение сведений об операциях с применением контрольно-кассовой техники

Ответственность за отсутствие или неправильное заполнение книги кассира

Допущение ошибок при заполнении рассматриваемого регистра не может стать причиной наложения дисциплинарной ответственности и штрафных санкций. Согласно установленным правилам, обнаруженная неточность должна быть исправлена. Рядом с корректирующей записью следует сделать отметку «Исправленному верить». После этого новая запись заверяется должностным лицом.

Важно отметить, что предприниматели, использующие онлайн-кассу, имеют законные основания для отказа от использования данного документа.

Также в действующем законодательстве отсутствует регламент, позволяющий контролирующим органам накладывать штрафные санкции на предпринимателей, которые не используют данный вид финансовой отчетности. В случае наложения штрафа, предприниматель может обратиться в суд для защиты своих интересов.

Согласно статистическим данным, большинство судебных разбирательств посвященных данной теме, оканчиваются в пользу предприятия, что приводит к снятию штрафных санкций.

Кто обязан вести книгу операциониста

Как показывает практика, руководитель компании может поручить обязанность по заполнению книги кассира операциониста любому работнику, взаимодействующему с кассовым аппаратом.

В некоторых случаях руководители малых компаний самостоятельно заполняют данные документы.

Помимо этого, рассматриваемый регистр может заполняться администратором компании либо представителем бухгалтерского отдела.

Должностное лицо, заполняющее журнал кассира операциониста, образец заполнения которого приведен в данной статье, должно вносить записи в начале и по окончании операционного дня. Заполненный документ должен быть заверен подписью работника.

Порядок хранения и сроки

Рассматриваемый реестр относится к документам первичного учета, что определяет порядок хранения книги кассира операциониста.

Важно обратить внимание на то, что каждая компания имеет законное право самостоятельно разработать локальные нормативы, посвященные данной теме. Как правило, действующий документ хранится рядом с кассовым аппаратом.

По окончании журнала, документ должен быть передан налоговой службе с целью перерегистрации и открытия новой книги. Далее регистр помещается в архив компании. Срок хранения книги на территории компании составляет три года. При утилизации реестра следует учитывать нормы, установленные законодательством.

Журнал учета кассира-операциониста должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя, главного бухгалтера и печатью

Выводы (+ видео)

В заключение данной статьи следует сказать о том, что на сегодняшний день компании, использующие в своей финансовой деятельности онлайн-кассу, официально освобождены от необходимости ведения книги кассира операциониста.

Однако каждая компания имеет законное право использовать подобные регистры для собственных нужд, разработав внутреннюю форму заполнения книги. В этой ситуации журнал не подлежит обязательной регистрации в налоговом органе.

Источник: /ktovbiznese.ru/spravochnik/kadry/dolzhnostnaya-instruktsiya/kniga-kassira-operatsionista.html

Журнал кассира операциониста и его заполнение

В процессе ведения своей деятельности каждое предприятие проводит расчеты за реализованные товары или оказанные услуги. Передача средств проводится наличным или безналичным путем. И в первом случае для этого используется ККМ. В нашей статье мы рассмотрим, как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, который является главным документом при выполнении таких операций.

Наличные расчеты и особенности их ведения

Выполняя расчеты наличными деньгами, необходимо использовать зарегистрированную в ИФНС технику – не только сам кассовый аппарат, то и защищенную электронную контрольную ленту. Все операции должны заноситься в журнал.

Расчеты наличными

Этот документ нужно отправлять на проверку в ИФНС в таких случаях, как:

• Перерегистрация карточки на кассовые аппараты.
• Открытие нового журнала.
• Проверка со стороны ИФНС.

При этом важно отличаться использующиеся на предприятия ККМ и операционную кассу предприятия. Наличные средства, которые получаются через аппарат, должны:

• Нужно учитывать средства в день поступления.
• Хранящиеся в кассе средства могут быть в размере лишь «разменной монеты», которая поступает в кассу в начале дня.
• Средства могут вернуть покупателю в день поступления.
• Наличные нужно сдавать инкассатору в конце смены или поступать в кассу предприятия.
• Должна быть закрыта в день открытия.

В случае нарушения кассовой дисциплины предприятию грозят следующие штрафы:

• В размере 3-4 тысяч рублей кассиру (иному должностному лицу).
• В размере 40-50 тысяч организации.

Учет кассовых данных – порядок и правила

Для любого кассового аппарата должен вестись журнал кассира-операциониста, который позволяет учитывать данные по ККМ в течение примерно 1000 рабочих (по кассе) дней. Затем нужно завести новый документ. Чтобы заменить журнал кассира-операциониста, нужно обратиться в ИФНС и предоставить такие документы, как:

• Старый журнал.
• Новый документ, который прошит и заверен руководителем, при этом титульный лист документа должен обязательно быть заполнен.
• Паспорт на технику.
• Карточки учета.
• Оригинал договора с компанией, осуществляющей обслуживание ККМ.
• Последний Z-отчет по кассе.
• Оригинал доверенности на лицо, которое доставляет документы, который может быть заполнен в свободной форме.

При этом каждая ИФНС может потребовать и ряд других документом, потому прежде чем отправляться к ним, лучше позвонить специалистам и уточнить, что еще нужно принести.

Для чего нужен журнал и регулирование его ведения

Инструкция по заполнению журнала кассира-операциониста размещена в ФЗ РФ под номером 54, который был выдан 22 мая 2003 года.

Данный закон определяет следующее:

• Категории организаций, которые должны применять ККТ при проведении наличных расчетов. Есть тут и исключения: юрлица и ИП, которые уплачивают патент и единый налог на временные доходы.
• Использование данных из реестра техники.
• Требования к регистрации кассовой техники.
• Также в документе прописаны права и обязанности ИФНС в области регистрации кассовой техники, их проверки, контроля за ведением документооборота.

Журнал кассира-операциониста нужен для учета полученных или сданных в кассу денежных средств. На основании полученных данных также определяется налоговая база:

• ИП. Налог с дохода физлиц, единого налога в случае ведения деятельности по УСН.
• Юрлица. Прибыль и налог, который взимается при применении УСН.

Бланк журнала кассира-операциониста

Такая информация позволяет значительно упростить учет наличного денежного оборота при работе с клиентами и проведения возврата наличности в случаях, оговоренных законодательством.

Кроме того, ККМ нередко применяются при ведении складского учета, что позволяет обеспечить материальный учет запасов в компании.

Требования к ведению и оформлению документа

Первое, что нужно помнить – журнал нужно прошить, при этом можно прошивать как сам журнал, так и отдельно его листы. Контрольный лист документа подписывает руководитель предприятия или ИП, при этом обязательно должна присутствовать расшифровка инициалов.

Если в организации есть печать, подпись нужно заверить оттиском. И тут есть один нюанс – его конец должен обязательно попасть на лист.

Все листы должны нумероваться, а вот сами страницы – нет, но на них должны быть обозначения номера листа.

На последнем листе нужно сделать запись, при этом ее часть должна обязательно затронуть контрольный листок: «В журнале пронумеровано и прошнуровано n-ное количество листов».

Заполняя журнал кассира операциониста, кассир должен обязательно:

• Применять темные чернила.
• Учитывать хронологию событий.
• Заполнять каждую из строк на один кассовый день (данные нужно взять из Z-отчета)

Не нужно подсчитывать итоги накопительной суммы. В случае если кассир в течение смены снимал два отчета, то данный нужно записывать отдельной строкой для каждого документа. В конце смены записи заверяются подписями кассира и руководителя предприятия либо иным уполномоченным должностным лицом.

Журнал кассира-операциониста – заполнение по всем правилам

Как мы уже сказали, титульный лист на документе должен быть заполнен уже до регистрации документа в ИФНС. Здесь нужно указать информацию о компании, кассовом информации (данные нужно взять в паспорте и карточке к технике).

Также в титульном листе нужно указать дату начала и конце ведения книги, информацию об ответственном сотруднике, который заполняет документ. Важно отметить, что с кассиром, который будет заниматься оформлением журнала, должен быть обязательно заключен договор о материальной ответственности.

Порядок заполнения документа:

1. Сначала в документ нужно внести проверочную сумму нулевого чека – эти данные можно взять в Z-отчете и акте ввода техники в эксплуатацию. Например, контрольная сумма равна 2,23 рубля. Эту сумма вносим в шестой столбец. Данные на конец дня также будут равны 2,23 рубля. По итогам следующей смены специалист, заполняющий журнал, уменьшить сумму поступлений на эту величину.
2. Заполняя столбцы в журнале, нужно указывать дату кассовой смены, номер секции (если в компании не разбивают на секции, столбец оставляют пустым), данные кассира. Если кассир постоянный, то можно сделать однократную запись в начале страницы и такой значок, как «-//-» в строке.
3. Дополнительно указывается номер отчета фискальной памяти – данную информацию также можно взять в Z-отчета.
4. Вписываются показания контрольного счетчика, который подтверждает количество продаж. Эту графу нужно заполнить при проверке кассовых аппаратов или их передаче в ремонт. Данные вносят работник техцентра, в дальнейшем его должен продублировать кассир. Но чаще всего данная графа остается пустой.
5. Вносятся данные нарастающего итога, которые выведены на начало дня.
6. Ставится подпись кассира и администратора.
7. Вводятся данные накопительного счета, которые выведены на конец смены – эта информация содержится в Z-отчете.
8. Записывается полученная за смену выручка, для чего нужно учитывать доходы организации за минусом расходов.
9. Указываются наличные средства, потупившие в кассу, количество совершенных платежей, сумма оплат по безналичным платежам, сумма наличности в кассе компании, сумма возвращённых покупателю средств.

В столбцах 16-18 записываются подписи кассира, старшего кассира либо администратора, руководителя.

Нюансы и правила ведения журнала кассира-операциониста в разных ситуациях

Есть несколько моментов ведения данного документа при возврате средств и при эквайринге. Давайте подробно рассмотрим их, чтобы в процессе заполнения не возникло ошибок.

Здесь мы рассмотрим правила заполнения РКО и вы скачаете бланк.

Подробнее о том, как вести кассовую книгу в электронном виде, вы узнаете тут.

Что такое инкассовое поручение и как его заполнить? Здесь написано максимально подробно.

Возврат средств

Денежные средства, полученные кассиров с применением кассового аппарата, не могут храниться на предприятии или использовать после закрытия смены.

Но если в течение рабочей смены вернулся покупатель, который желает вернуть средства, то деньги ему можно отдать из «ящика» ККМ.

Чтобы вернуть средства, кассиру нужно оформить акт по форме КМ-3, после чего возврат проводят через кассу компании.

Есть несколько особенностей возврата товаров и получения наличных обратно:

• Покупатель может вернуть продукцию, если приобретенная продукция не подошла по размерам, ассортименту, расцветке. При этом важно помнить, что данный порядок регламентирован Законом «О защите прав потребителей».
• Существуют товары, которые вернуть нельзя, например, лекарственные средства и т.д. Чтобы вернуть средства на такую продукцию, необходимо написать заявление на имя руководителя предприятия – на рассмотрение поданного документа и возврат требуемой суммы дается две недели.
• Возврат средств наличных средств, которые получены от компании, должен проводится в день приобретения товара через кассовые аппарат, или через расчетный счет в последующие дни.

Эквайринг

Эквайринг представляет собой оплату за товар с помощью банковских карт, когда предприятие получает деньги за товар сразу на свой расчетный счет. Все проводимые средства учитывается в отдельном столбце журнала кассира-операциониста. В данном случае величина остатка Z-отчета не будет равна размеру денежной наличности в кассе.

Оплата товара по карточке

Главный минус работы по такой схеме в том, что банк-партнер, с которым заключен договор на открытие расчетного счета, снимает комиссию. Покупая товар, покупателю представляют кассовый чек.

Скачать образец журнала кассира-операциониста

Для возвращения средств нужно обратиться в ИП или юрлицо – средства вернуться обратно на счет клиента.

Внесение исправлений в журнал кассира-операциониста

Если при заполнении документа были внесены записи с ошибками, их можно исправить. Главное – их нужно согласовать со всеми ответственными лицами, также исправления должны быть заверены их подписями и подтверждены печатью компании. Кроме того, должна быть запись «Исправлено верно».

Если правки небольшие, можно воспользоваться специальным канцелярским корректором, а вот если нужно исправить несколько строк, то это можно сделать с помощью отметки «Пропущенная строка «21.05.2018» является достоверной». Кроме того, есть еще одно важное правило: исправления должны определять оборот денежных средств за определенный период без нарушения хронологии записей.

Не нужно переживать делать исправления, главное, вовремя находить их, фиксировать и подтверждать по правилам. Бывает, что кассир делает записи не ручкой, а карандашом, чтобы потом их аккуратно переписать. В случае внезапной проверки со стороны контролирующих органов это может привести к серьёзным проблемам и штрафам как должностному лицу, так и организации.

Источник: /vesbiz.ru/dokumenty/journal/zhurnal-kassira-operacionista-zapolnenie.html

Какие документы вести при использовании онлайн-касс

Внедрение новых ККТ избавило бизнес от требования заполнять массу бумаг. Однако некоторые кассовые документы при онлайн-кассе вести необходимо: кассовую книгу, ПКО, РКО. В статье объясним, как их заполнять, и напомним, какие бумаги канули в лету.

Какие документы заполнять при использовании онлайн-кассы

В розничных магазинах, на предприятиях, оказывающих услуги, все кассиры должны работать с оглядкой не только на 54-ФЗ и 129-ФЗ, но и на Указ Банка России № 3210-Y от 11.03.14.

Примечательно, что при введении кассовых аппаратов нового образца несколькими годами позже требования к основным документам сохранились на уровне 2014 года. То есть за последние пять лет особых изменений нет.

Кроме того, все формы требуемых бумаг остаются неизменными с 1998 года (в соответствии с Постановлением Госкомстата №88). Они сохранились в том же виде даже после внедрения онлайн-кассы.

Какие документы нужно вести по старому типу, расскажем ниже.

Кассовая книга

Этот документ нужен для занесения информации о всех денежных средствах, которые были получены кассиром, а также данных, связанных с операцией.

Кассовая книга требовалась еще во времена использования старых кассовых аппаратов. Для онлайн-касс ее заполняют строго по той же форме КО-4. Однако вид ведения не нормируется: можно работать с бумажной формой, можно с электронной, в бухгалтерской программе (КО-4 поддерживают практически все популярные подобные программы).

Алгоритм оформления кассового документа при онлайн-кассах не изменился с прошлых лет:

1. При открытии смены нужно записать дату и количество денег, оставшихся в кассе. Важно, чтобы сумма равнялась остатку, записанному в прошлый рабочий день. Если в какой-то рабочий день касса не открывалась, то в этот день в заполнении кассовой книги нет необходимости.
2. Операция, связанная с выдачей и приемом бумажных денег, оформляется с помощью кассовых ордеров (КО). Речь о приходном КО и расходном КО. Они также входят в перечень документов, которые нужно вести при использовании онлайн-касс. Всем КО даются номера.
3. Когда смена закончилась, кассир с помощью нехитрых математических операций вычисляет приход и расход, и записывает эту информацию.
4. Главный бухгалтер организации заверяет кассовую книгу.

Работа с кассовой книгой, даже если это происходит в электронном варианте без электронной подписи, требует распечатки листов в двух экземплярах и сшивания их. Распечатанный бланк подписывается, сшивается и заверяется стандартной подписью главбуха организации.

• Если кассовая книга заполняется в электронном варианте, любые исправления в распечатке недопустимы.
• В случае ведения бумажных бланков и заполнения их от руки, исправления возможны, но они должны быть заверены подписью главного бухгалтера.
• Предусмотрены солидные штрафы за отсутствие кассовой книги:

• до 50 тысяч рублей для фирм и организаций;
• до 5 тысяч для ИП и должностных лиц.

Скачать бланк кассовой книги (КО-4) в формате word>>>

Скачать бланк кассовой книги (КО-4) в формате excel>>>

Приходный и расходных кассовый ордер

Какие документы для онлайн-кассы требуются помимо кассовой книги уже было сказано выше. Это приходный и расходный кассовые ордера, которые непосредственно отражают движения бумажных средств.

ПКО ведется в соответствии с формой КО-1, где отражается вся полученная наличка.

Форма КО-1 помимо ордера содержит отрывной лист, который также заполняется кассиром. Подпись ставится на одной и на другой частях бланка.

1. Иногда для удобства ПКО хранится совместно с отчетом, подтверждающим завершение смены.
2. Скачать бланк приходного кассового ордера (КО-1) в формате word>>>
3. Скачать бланк приходного кассового ордера (КО-1) в формате excel>>>
4. РКО отображает всю «наличку», выданную из кассы (в магазинах в РКО заносят разменные деньги, которые были отданы кассиру).

Скачать бланк расходного кассового ордера (КО-2) в формате word>>>

Скачать бланк расходного кассового ордера (КО-2) в формате excel>>>

Новые документы при работе с онлайн-кассами

Работа с помощью онлайн-ККТ предполагает создание новых чеков и отчетов, которые ранее не использовались кассирами. Однако все они создаются не вручную, а с помощью кассовых программ онлайн-ККТ.

Фискальные документы для оформления на онлайн-кассе:

1. Чек коррекции;
2. Чек возврата;
3. Отчет об открытии смены;
4. Отчет о закрытии смены.

Коррекционный чек

Чек коррекции выбивается на кассе в двух случаях:

• чтобы исправить ошибку кассира;
• чтобы передать в ФНС информацию о расчетах, сделанных без применения ККТ.

Если коррекционный чек оформляется по второй причине, необходимо также:

• известить ФНС с помощью акта о нарушении, написанного в произвольной форме;
• написать в электронной или бумажной форме сообщение о создании чека коррекции.

Важно! Грамотное использование чека коррекции помогает избежать штрафных санкций.

О том, какие штрафы грозят за нарушения при работе на онлайн-кассе и как их можно избежать, написано тут>>>

Чек возврата

Его отличие от чека коррекции в том, что он пробивается на ККТ, если покупатель вернул товар и просит назад свои деньги. По закону о защите прав потребителя кассир может это сделать в 14-дневный срок, а в некоторых торговых сетях действуют расширенные условия возврата.

При возврате клиенту денег из кассы необходимо пробить чек, похожий на тот, который печатается при продаже товара. Однако вместо признака расчета «приход» нужно выбрать – «возврат прихода». В чек заносится стоимость товара, который был сдан назад в магазин.

Покупателю необходимо отдать не только деньги, но и чек возврата.

Он печатается даже тогда, когда покупатель возвращает один из нескольких купленных товаров. В этом случае нужно пробить чек на частичный возврат.

Отчеты об открытии и закрытии смены

Эти первичные документы онлайн-касса печатает автоматически.

Так, отчет об открытии смены формируется при печати первого чека с момента включения онлайн-кассы. Также отчет об открытии можно сформировать с помощью кассовой программы, если смену по правилам организации требуется открыть до прихода покупателей.

Отчет о закрытии смены также можно создать с помощью программного обеспечения онлайн-кассы. По сути, этот вид фискальной документации выполняет функцию Z-отчета, который с появлением онлайн-касс разрешено не вести.

Отличие отчета о закрытии смены в перечне специальных реквизитов (адрес фирмы, число выданных чеков и операций за смену). Если кассовый аппарат работал со сбоями, то отчет будет содержать информацию о количестве отчетов и чеков, «зависших» в памяти кассы, не переданных ОФД.

Далее перечислим, какие документы оформлять при онлайн-кассе не требуется. То есть внедрение новых аппаратов избавило от их заполнения и хранения.

Какие документы вести при онлайн-кассе нет необходимости

Разрешено не вести акты из перечня КМ-1 – КМ-9:

1. Акт при обнулении счетчиков (форма КМ-1);
2. Акт для снятия показаний с кассового аппарата при ремонте… (КМ-2);
3. Акт при возврате «налички» (КМ-3);
4. Журнал кассира-операциониста (КМ-4);
5. Журнал для записи данных при использовании касс, которые работают без оператора (КМ-5);
6. Справки-отчеты по форме КМ-6;
7. Документацию с показаниями контрольно-кассовых машин (КМ-7);
8. Журнал учета вызовов техспециалистов, где вносится информация по починке кассовых аппаратов (КМ-8);
9. Акт о проверке «налички» (КМ-9).

Выводы: документы и отчеты онлайн-кассы

Внедрение новых ККТ существенно снизило размер бумажной работы, которая ранее требовалась от кассира.

В статье мы выяснили, какие документы нужно оформлять при применении онлайн-кассы. Это группа неизменных по форме бумаг: кассовая книга и ордера, а также автоматические и полуавтоматические фискальные документы: отчеты, с которых начинается и заканчивается смена, чек коррекции и чек возврата.

Корректирующий чек пробивается, если ошибку сделал кассир. Чек возврата необходим, если надо вернуть деньги за товар покупателю.

Какие документы для онлайн-кассы хранить

Кассовую книгу, РКО и ПКО необходимо сохранять в течение пяти лет с момента заполнения. «Первичку» собирать необязательно, однако важно хранить фискальный накопитель для кассового аппарата (также пять лет после выемки), чтобы в случае проверки не получить штраф от налоговиков.

Источник: /dirmagazina.ru/dokumenty-po-onlajn-kassam/kakie-dokumenty-vesti-pri-ispolzovanii-onlajn-kass/

Журнал кассира-операциониста КМ-4 в 2020 году

Главная > кассовые и денежные документы > Журнал кассира-операциониста КМ-4 в 2020 году

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – это обязательный первичный документ, который должен заполнять ежедневно ответственный кассир. В документе отражаются сведения о движении денежных средств в течение дня, о поступлении выручки. В конце статьи можно скачать бланк журнала форма КМ-4, кроме того, для примера нами был заполнен образец журнала, скачать который также можно внизу страницы.

Ведение журнала кассира-операциониста

Форма КМ-4 – это важный кассовый документ, который следует заполнять аккуратно, без ошибок. Все записи в журнал заносятся каждый день в хронологическом порядке.

Прежде, чем начать пользоваться журналом, его нужно зарегистрировать в налоговом органе, все страницы бланка КМ-4 нужно пронумеровать, а сам журнал прошнуровать. Последняя страница должна быть снабжена записью «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _ листов», рядом ставят свою подпись руководитель предприятия и его главный бухгалтер.

Журнал используется до тех пор, пока не закончится, не испортится или не износится настолько, что его ведение становится невозможным.

Исправление записей в журнале КМ-4 допускаются, исправлять неверно указанные сведения нужно следующим образом: аккуратно одной чертой зачеркнуть неправильные данные, рядом написать правильные значения и слово «исправлено». Исправление должно быть заверено подписями ответственного кассира, главного бухгалтера и руководителя.

Ежедневно в журнал вносятся ответственным кассиром-операционистом сведения о денежных средствах, прошедших через кассовый аппарат, то есть вносятся данные счетчиков контрольно-кассовой машины в начале и в конце дня, а также величина дневной выручки, которая представляет собой разницу показателей этих счетчиков.

Образец заполнения КМ-4

Заполнение журнала кассира-операциониста выполняется на основании Z отчета. Снимается этот отчет в конце рабочего дня.

1 – Дата

Дата берется из Z отчета, если таких отчетов в один день несколько, то каждый из них пишется отдельной строкой. Если в одну дату работает более одной смены, то следует написать также номер смены.

2 – № отдела

Номер отдела, на который пробиваются чеки за смену. Если у ККМ нет такой функции ставится прочерк, если все чеки пробиваются на один отдел, то также ставится прочерк.

Фамилия, имя, отчество кассира-операциониста, ответственного за работу с кассовым аппаратом и за ведения журнала КМ-4. Возможна ситуация, что с кассой работает постоянно один и тот же кассир, в этом случае допускается вверху указать его Ф.И.О. и в дальнейшем при заполнении этой графы ставить знак – // -.

• 4 – № контрольного счетчика в конце смены
• № Z отчета, снятого с ККМ в конце рабочей смены.
• 5 – № счетчика, регистрирующего количество переводов показаний

Можно эту графу вообще не заполнять, важность ее минимальна, и налоговики чаще всего даже не смотрят на эту графу. Возможно указанием номера Z отчета из четвертой графы.

6 – Показания суммирующих денежных счетчиков в начале

Ставится итог на момент начала смены (совпадает с итогом на момент окончания предыдущей смены). Обратите внимание, эта цифра совпадает с величиной, указанной в гр. 9 журнала КМ-4, оформленного за предыдущую смену. Для нового ККМ пробивается сумма 1,11 руб.

1. 7 – подпись ответственного кассира.
2. 8 – подпись администратора (возможно кассир и администратор это одно лицо).
3. 9 – Показания денежных счетчиков в конце дня

Показания получаются путем суммирования суммы из шестой графы и дневной выручки. Информация для заполнения этой графы формы КМ-4 берется из Z отчета.

• 10 – Выручка
• Указывается величина дневной выручки.
• 11 – Сдано наличными
• Сумма наличных средств, переданных в главную кассу в конце рабочей смены.
• 12,13 – Оплачено по документам
• 12 – Количество операций по продажам по платежных документам (кредитным картам, чекам).
• 13 – Сумма по этим документам.
• 14 – Всего сдано
• Общая сумма денежных средств, переданных в главную кассу, без учета возвратов.
• 15 – Возвраты
• Сумма возвратов по чекам из Z отчета, оформленная актом КМ-3.

Если возвратов не было за смену, то сумма из графы 10 должна совпадать с суммой из графы 14. Если же имели место быть ошибочно пробитые чеки и возвраты сумм от покупателей, то значение графы 14 равно разности граф 10 и 15.

16, 17, 18 – подписи

В конце рабочей смены ставятся подписи кассира или кассира-операциониста, ответственного за ведение журнала КМ-4, администратора и руководителя.

Журнал по форме КМ-4 – это лишь один из обязательных ежедневных отчетов, заполняемых кассиром-операционистом. Также нужно вносить необходимые записи в отчет по форме КМ-6 (скачать образец заполнения КМ-6) и при наличии нескольких ККМ в форму КМ-7.

После заполнения данных форм следует также внести необходимые данные в кассовую книгу КО-4, скачать образец которой можно здесь.

Скачать бланк и образец

Скачать образец заполнения журнала кассира-операциониста КМ-4 – ссылка.

Скачать бланк форма КМ-4 – ссылка.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

кассовые и денежные документы

Источник: /buhland.ru/zhurnal-kassira-operacionista-km-4/