Какие бывают пособия — классификация, подробный разбор документов, а также законодательного регулирования

2.3.9 Классификация законодательных актов

Сложность и значимость проблемы классификации законодательных актов обусловлена невозможностью четкого определения понятия «закон» в условиях самодержавия. Поэтому необходимо четко определить сферу действия и юридическую силу отдельных разновидностей законодательных источников и выявить их иерархию.

Классификация законодательных актов законодателем

29 апреля 1720 г. был издан именной указ «О разделении указов на временные и ко всегдашнему наблюдению издаваемые и о напечатании сих последних».

В нем говорилось: «Указы все за Нашею подписью разбирать на двое: которые временные в особливую книгу, а которые в постановление какого дела, те припечатывать, а именно: что надлежит до коллегии, то в регламент коллегии, а что к уставу или артикулу и прочим делам, в регламент, а не на время, то оные припечатывать по вся годы к оным книгам». Этот короткий указ содержит важные моменты. Так, подпись царя выступает как непременный атрибут законодательного акта. Кроме того, в этом указе можно усмотреть стремление к постоянной кодификации законодательства, проявлявшееся в прибавлении вновь принимаемых норм к уже существующим законодательным актам обобщающего характера. И наконец, законодатель делит законодательные акты на временные и постоянного действия.

Более сложную классификацию законодательных актов предлагала Екатерина II в «Наказе Комиссии о сочинении проекта нового Уложения». Она выделяла три группы законодательных актов: во-первых, «законы в собственном смысле, т. е.

Таким образом, Екатерина II разделяла акты верховной власти не только по времени действия (временные и постоянные), но и по масштабу действия (всеобъемлющие и частные).

В XIX в. попытки разделить акты верховной власти на временные и постоянные продолжались. Необходимость такой классификации законодательных актов отмечалась в наказе Александра I Непременному совету, созданному манифестом от 30 марта 1801 г., и в проектах государственных преобразований М. М. Сперанского.

Последний предлагал разделить все акты верховной власти на два разряда: на «те постановления, коими вводится какая-либо перемена в отношениях сил государственных или в отношениях частных людей между собою» и которые представляют закон в точном смысле, и на «те, кои, не вводя никакой существенной перемены, учреждают токмо образ исполнения первых» и представляют собой предмет исполнительной власти[277].

Итак, теоретические рассуждения о классификации актов верховной власти не привели к пониманию критериев определения закона. Но решать задачу отбора законодательных актов среди постановлений верховной власти пришлось при составлении Полного собрания законов Российской империи.

Его составители, признав безуспешность предпринимавшихся попыток классификации актов верховной власти, сформулировали следующий принцип их отбора для публикации: «В состав Собрания вмещать по порядку времени все постановления ко всегдашнему исполнению от верховной власти или именем ея от учрежденных ею мест и правительств изданные».

Иными словами, составители Полного собрания законов останавливались на сформулированном еще при Петре I принципе отличия постоянных законодательных норм от временных постановлений, но фактически смягчали подчеркивавшийся почти всеми правоведами и историками права принцип, что закон исходит от императора.

Составители Полного собрания законов также отмечали: «Судебные решения имеют силу закона единственно в тех случаях, по коим они состоялись; по сему они не должны быть помещаемы в Собрании законов общих»[278].

Подобный подход был связан с характером законодательной системы, которая в это время проходила период своего становления.

Но отбор законодательных актов диктовался и историческим подходом к законодательству, с которым также связывалась необходимость издания Полного собрания законов: «…история государства без познания законов не может иметь ни ясности, ни достоверности, так как, с другой стороны, законы без истории часто бывают невразумительны»[279]. В соответствии с концепцией исторического происхождения права Полное собрание законов должно было использоваться в тех случаях, когда «бывает нужно прежде всего пройти ряд прежних узаконений, сообразить силу их в совокупности, чтоб составить начертание закона, утвержденное не только на настоящем, но и на прежнем разуме законодательства»[280]. В соответствии с этой целью, хотя «все частное, все личное, все меры временныя положено исключить из состава Собрания», из этого правила были сделаны исключения, о которых говорится следующее: «…есть распоряжения, по существу своему частные и случайные, но по историческому их достоинству важные. Их положено сохранить в Собрании, как памятники того века, как указание общественных его нравов, как изображение гражданской его жизни»[281].

Нечеткость определения понятия «закон» ведет к нечеткости в отборе законодательных актов при публикации в Полном собрании законов, бывшем основным источником текстов законодательных актов, которым пользовались историки и историки права, начиная со времени его публикации.

Разновидности законодательных актов

Поскольку для рассматриваемого периода, особенно для XVIII в., задача разграничения законов и иных нормативных актов принципиально неразрешима, целесообразно сосредоточить усилия на выяснении юридической роли, характера и масштабов действия отдельных разновидностей законодательных актов.

Сразу уточним, что рассмотрение порядка разработки, принятия и публикации законодательных актов различных разновидностей при всей значимости этой проблемы не входит в нашу задачу, поскольку нами изначально декларировалось рассмотрение законодательства по принципу «черного ящика». Отметим лишь, что Б. М.

 Кочаков считает, будто разновидность законодательного акта зависела именно от порядка его прохождения[282]. Правда, высказывание Б. М. Кочакова относится к рассматриваемым им законодательным актам XIX – начала XX в., когда была выработана законодательная процедура, которая в XVIII в. не отличалась четкостью.

Но и применительно к этому периоду встает вопрос о соотношении причины и следствия: разновидность зависела от законодательной процедуры или определенный порядок прохождения законодательного акта обусловливался особенностями его юридической функции, т. е. его разновидностью?

Элементы предлагаемого подхода можно усмотреть, например, в том, что Н. П.

 Загоскин в «Истории права русского народа…» не дает определения законодательного акта в целом, а пишет следующее: «С начала XVIII столетия развитие русского законодательства совершается посредством издания отдельных законов самого разнообразного вида и содержания – регламентов… учреждений, уставов, положений, наказов, указов, манифестов и т. п.»[283].

Составители Полного собрания законов Российской империи в «Табели о числе уставов, учреждений, наказов, жалованных грамот, указов и трактатов, состоявшихся со времени Уложения, с 29 Января 1649 по 1 Января 1832 года» группируют разновидности законодательных актов следующим образом: 1) уложения, уставы, учреждения и наказы; 2) жалованные грамоты; 3) манифесты и указы; 4) трактаты[285].

В советской историографии дать иерархическую классификацию законодательных актов XVIII в. попытался О. А. Омельченко. В качестве высшего типа законодательного акта он определяет манифесты, которые издавались только монархом и были обращены ко всем подданным.

Следующую по значимости группу составляют именные указы (в том числе и объявленные), которые издавались монархом по существенным вопросам государственного значения и были адресованы конкретным государственным учреждениям или высшим должностным лицам.

И третья группа – указы, которые могли издаваться как самим монархом, так и от его имени Сенатом (сенатские указы, указы, объявленные из Сената)[286].

В целом в историографии проблема анализа разновидностей законодательных актов не решена. Во-первых, их (по названиям в Полном собрании законов) было гораздо больше, чем упоминается в историографии. Во-вторых, вопрос об иерархии разновидностей должен решаться на репрезентативном материале путем сопоставления правовых норм, фиксируемых в законодательных актах разных разновидностей.

Выделим наиболее существенные разновидности законодательных актов, сложившиеся в XVIII в.

Манифесты – законодательные акты, провозглашавшие вступление на престол нового императора, сообщавшие о рождениях, браках и кончинах лиц императорской фамилии, а также о наиболее существенных реформах («О даровании вольности и свободы всему российскому дворянству» от 18 февраля 1762 г., «О всемилостивейшем даровании крепостным людям прав состояния свободных сельских обывателей» от 19 февраля 1861 г.). Манифесты издавались при объявлении войны, заключении мира и при стихийных бедствиях (например, во время эпидемии чумы).

Указы – наиболее многочисленная и разнообразная группа законодательных актов. Указами могли регулироваться почти все сферы государственной и общественной жизни.

Уставы – специальные законодательные акты, регулирующие какую-либо сферу деятельности (Новоторговый устав 1667 г., Воинский устав 1716 г., Морской устав 1720 г., Устав благочиния 1782 г., Таможенный устав по Европейской торговле 1819 г.) или отрасль материального права (Устав о векселях 1729 г., Устав о банкротах 1800 г.).

Регламенты и учреждения – законодательные акты учредительного характера, определявшие организацию, состав, компетенцию и регулирующие деятельность государственных учреждений (Регламент главного магистрата 1721 г., Генеральный регламент 1720 г., Духовный регламент 1721 г.).

Уставы и регламенты – законодательные акты кодифицирующего характера.

Фактически разновидностей законодательных актов было гораздо больше, и их соотношение постоянно – от правления к правлению – менялось.

«О кончине государыни императрицы Елисаветы Петровны и о вступлении на престол государя императора Петра Третьего» и кончая именным, данным Сенату указом от 26 июня 1762 г. «О сборе денег, розданных в заем из банков Санкт-Петербургского и Московского и о недаче заимщикам отсрочки во взносе оных».

За сопоставимый период правления Екатерины II с 28 июня 1762 г.

, с издания манифеста «О вступлении на престол императрицы Екатерины II», по 20 декабря того же года, включая именной, данный Сенату указ «О произведении наследника цесаревича и великого князя Павла Петровича в генерал-адмиралы», было издано 148 законодательных актов.

Отметим, что период правления Екатерины II с восшествия на престол по 20 декабря нами рассматривается как сопоставимый с периодом правления Петра III, поскольку следующий законодательный акт датируется 8 января 1763 г. Распределение по разновидностям законодательных актов, принятых в рассматриваемое время, приведено в табл. 1.

Даже беглый взгляд на приведенную таблицу позволяет сделать некоторые любопытные выводы, касающиеся в первую очередь роли отдельных государственных учреждений в то или иное правление.

В перечне не раскрыты названия должностей тех лиц, которые объявляли императорские указы, а их сопоставление по различным царствованиям (и даже по разным периодам одного царствования) тоже может дать любопытные результаты.

Свод законов упорядочивал номенклатуру разновидностей законодательных актов. Статья 53 Свода устанавливала следующие их разновидности: уложения, уставы, учреждения, грамоты, положения, наказы (инструкции), манифесты, мнения Государственного совета и высочайше утвержденные доклады. Однако критерии их различения в Своде не сформулированы.

Для того чтобы понять, насколько в Своде законов удалось упорядочить номенклатуру разновидностей законодательных актов, сравним структуру законодательства по разновидностям за первые месяцы правлений императоров XIX в.

За первый месяц правления Александра I, с 12 марта по 11 апреля 1801 г., было принято 52 законодательных акта; за первый месяц правления Николая I, с 12 декабря 1825 г. по 11 января 1826 г.

, – 43; за первый месяц правления Александра II, с 18 февраля по 17 марта 1855 г., – 98 (с учетом того, что первый месяц правления Александра II был короче, чем у других императоров); за первый месяц правления Александра III, с 1 марта по 31 марта 1881 г., – 62.

Распределение законодательных актов по разновидностям отражено в табл. 2.

Таблица 1

Конечно, приведенных данных, как и в первом случае, недостаточно для каких-либо существенных выводов, но они позволяют сделать некоторые наблюдения, требующие дальнейшего объяснения. Сразу же отметим, что структура законодательства первого месяца правления Александра I явно восходит к XVIII в.

, что отражается в большом количестве манифестов и именных указов, данных государственным учреждениям и должностным лицам (один – московскому военному губернатору графу Салтыкову, один – кабинету, два – Адмиралтейств-коллегии, два – Военной коллегии).

Заметна также значительная роль Государственного совета в законотворчестве первого месяца правления Александра III.

Таблица 2[287]

Значительное количество объявленных указов в первый месяц правления Александра II хорошо коррелирует с общим превышением количества законодательных актов, несмотря на несколько меньший промежуток времени, за который учтено законодательство Александра II.

Итак, анализ структуры законодательства по разновидностям фактически выводит нас на проблему неформальной структуры власти и компетенции отдельных учреждений, должностных лиц, а в первой половине XVIII в. и персоналий в сфере государственной власти и управления.

* * *

Увеличение количества законодательных актов, их разновидностей, расширение сферы законодательного регулирования не только обусловливают наиболее заметные свойства корпуса законодательных источников Нового времени, но и порождают множество проблем при их системном исследовании.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Следующая глава

Источник: /history.wikireading.ru/396220

Виды документов и их классификация

Существует множество различных классификаций документов в делопроизводстве. Приведенная ниже классификация документов является наиболее распространенной. Она предлагается студентам на курсе «Документоведение и документационное обеспечение управления» (ДОУ) в государственных ВУЗах.

Все документы подразделяются на следующие группы:

1. по способу документирования;

2. по сфере использования;

3. по наименованию;

4. по содержанию;

5. по характеру содержания;

6. по месту составления;

7. по грифу ограничения доступа (степени гласности);

8. по происхождению;

9. по юридической силе;

10. по форме изложения (степени унификации);

11. по срокам исполнения;

12. по срокам хранения;

13. по степени обязательности.

Виды документов внутри каждой группы:

По способу документирования различают документы:

1. рукописные;

2. электронные;

3. графические;

4. кино- и фотодокументы.

По сфере использования различают:

1. организационно-распорядительные;

2. финансово-бухгалтерские;

3. научно-технические;

4. документы по труду;

5. отчетно-статистические.

По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы.

По характеру содержания:

1. первичные (содержащие исходную информацию);

2. вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).

По месту составления:

1. внутренние (разработанные и используемые внутри организации);

2. входящие (поступившие в организацию);

3. исходящие (отправляемые из организации).

• По грифу ограничения доступа (степени гласности):
• Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):
• — «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);
• — «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);
• — «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
• — «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).
• По происхождению различают:

1. официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);

2. личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

По юридической силе:

1. оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

2. копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

3. отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

4. заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

5. выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);

6. дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) — выдаются при утере или уничтожении подлинника.

По  форме изложения (степени унификации):

1. индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме);

2. трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

3. типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления — например, типовой технологический процесс);

4. примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);

5. унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

По срокам исполнения различают:

1. срочные (с указанным сроком исполнения документа);

2. несрочные.

По срокам хранения различают документы:

1. временного хранения (до 10 лет);

2. долговременного хранения (свыше 10 лет);

3. постоянного хранения.

По степени обязательности:

1. информационные (содержащие сведения и факты);

2. директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).

Документы в организации чаще всего разделяются на три группы:

1. организационные документы — устав предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников;

2. распорядительные документы — указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения;

3. информационные-справочные документы — акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки.

Источник: /docdelo.ru/2014/03/blog-post.html

Тема 2. Классификация документов — NT1301: Документационное обеспечение управления — Бизнес-информатика

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом “конфиденциально”.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Источник: /it.rfei.ru/course/~SSmz/~AzrB9wPu/~qo8dBnae

Классификация документов

• МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
• РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
• Федеральное государственное автономное образовательное
• учреждение высшего образования
• «Самарский национальный исследовательский университет

имени академика С.П. Королева»

Курсовая работа                                                                                                   студента 1 курса                                                                                       гр. 21101 исторического факультета Лазаревой Екатерины Андреевны Научный руководитель: к.и.н. Устина Людмила Николаевна

Самара, 2017

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение……………………………………………………………..……….….С. 3

ГЛАВА I. ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТ» И ЕГО ОБЩЕСТВЕННАЯ РОЛЬ.….С. 6

1.1. Происхождение документа……………………………………………С. 6

1.2. Место документоведения в системе наук………………………….…С. 11

ГЛАВА II. ВИДЫ И КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ………..………..С. 15

2.1. Классификация документов по М.В. Стенюкову……………………С. 15

2.2. Классификация документов по М.В. Кирсановой……………..……С. 19

2.3. Классификация документов по Н.М. Березиной………….…………С. 20

2.4. Классификация документов по Г.Б. Блау……………………….……С. 20

ГЛАВА III. ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ………………………..…………..…С. 24

3.1. Определение функции документов……………………………………С. 24

3.2. Классификация функций документов…………………………………С. 25

Заключение…………………………………………………………………….….С. 29

Список использованных источников и литературы……………………………С. 30

Введение

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов.

Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации.

Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению ряда учёных, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны.

Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент её произнесения. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими.

Не случайно в тот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли старики, т.е. самые опытные члены общества

Отделение информации от субъекта и первые попытки её закрепления были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнём костров, звуками труб, барабанным боем, определённым образом положенными ветвью или стрелой и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение.

Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки по предварительной договорённости людей о том, что будет означать определённый предмет.

В результате появились системы мнемонических знаков для ведения счёта при помощи предметов, а также более сложное «узелковое письмо»: у древних инков (кипу), в Древнем Китае, у монголов. Вероятно, подобного рода «письмо» имелось и у славян.

Не случайно в русском языке сохранилось выражение «завязать узелок на память», т.е. сохранить в памяти какую-либо информацию. В качестве условных знаков использовались также бирки (дощечки) с зарубками – в торговых, финансовых, кредиторских операциях.

У славян такие бирки назывались «носами», так как их обычно носили с собой, закрепляя какую-либо информацию с помощью различных насечек, зарубок. Отсюда произошло выражение «зарубить на носу», т.е. запомнить крепко-накрепко.

Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знаки клейма для скота и т.п.).

Предметные способы общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами и т.п.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

Актуальность данной темы объясняется тем, что в деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах.

• В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.
• При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.
• В любой классификации важно основание – признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.
• Цель данной работы – изучить систему документации и определить понятие документа. Исходя из поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:

1. Определить понятие документа и его роли для общества;
2. Рассмотреть виды и классификацию документов;
3. Изучить функции документов.

Теоретическая значимость:

Вопрос о классификации документов относится к теоретической части документоведения и рассматривался многими авторами.

В интересах настоящей курсовой работы и в целях максимального раскрытия предмета исследования мною были использованы монографии, исследования и публикации в периодической печати, в области документоведения и архивного дела, что в последующем может помочь определиться начинающему предпринимателю с той классификацией документов в его будущей организации, с которой ему и его персоналу будет работать удобно и лаконично. А также, вероятно, стать автором собственной классификации документов.

ГЛАВА I. ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТ» И ЕГО ОБЩЕСТВЕННАЯ РОЛЬ.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание.

К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

Документ (от лат. documentum – доказательство, свидетельство) – понятие информационное, которое в отдельных случаях (при наличии подписи и печати) дополняется юридическим понятием.[3]

Посмотрим несколько определений. Термин «документ» ввел в русский язык Петр I, он объяснил его понятие как «письменное свидетельство и доказательство». В толковом словаре В. Даля видно, что: «Документ – всякая важная деловая бумага».

В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ – деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение».

[4]

Анализ последовательных определений термина «документ» позволяет выделить три основных формулировки:

• «документ» – материальный объект;
• «документ» – носитель информации;
• «документ» – документированная информация.

С позиций ДОУ наиболее общим считается обозначение документа, как материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.[5] В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая.

Так в первой половине XX столетия было существенно пересмотрено содержание понятия «информация», которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине XX в.

с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия.

Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия «информация» не могли не отразиться также и на определении понятия «документ».

Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в течение нескольких десятков лет идёт спор вокруг двух различных подходов к понятию «информация».[6] Одни из них рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Эта концепция информации получила название атрибутивной.

Другие полагают, что информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе.

В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию.

Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия информация. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:

• «Информация – это смысл полученного сообщения, его интерпретация»;
• Информация – это «содержание сообщений», а также «само сообщение, данные»;
• «Информация – это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)»;
• «Информация – это то, что уменьшает неопределённость события».

Однако в конечном счёте все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса.

При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную.

Именно социальная информация связывается с понятием документа.

Неоднозначное толкование понятия «информация» вызывает в ряде случаев необходимость более чёткого его определения и фиксации в отдельных нормативных актах.[7]

Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте.

В информатике, например, документ нередко определяется как «материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде». В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию.

В документалистике – одной из наук об информации – под документом понимается «любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе».

[8] Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п.

Для общественных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, в определении понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений.

В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего, как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.

В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача – дать наиболее точное, обобщающее определение понятия «документ». Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему.

Международным советом по делам архивов, документ (Dokument) рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нём или в нём информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность».

В другом случае документ определяется как «записанная информация (dokument), вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».[9]

Почему уделяется так много внимания термину «документ» и определению его понятия как в нашей стране, так и за рубежом? Дело в том, что стандартизация терминов и определений обусловлена прежде всего практическими потребностями в сфере документационного обеспечения управления.

Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическими, экономическими последствиями, поскольку «язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё».

Не случайно стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

Вместе с тем ориентация на управленческую, делопроизводственную практику потребовала известного сужения, уточнения границ документа. Поэтому в стандартизованном определении документа в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё и третий компонент – возможность идентификации информации через реквизиты.

В итоге новое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же Госстандарте «реквизит» определяется как «обязательный элемент оформления официального документа». Иначе говоря, тем самым была проведена чёткая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией.

Таким образом, стандартизованное определение понятия «документ», с одной стороны, отражает достигнутый уровень документоведческих исследований.

Но, с другой стороны, документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальных документов и оставаться в жёстких рамках государственного стандарта. Это противоречит самому статусу документоведения как научной дисциплины.

К настоящему времени у понятия “документ” есть информационное предназначение, ряд функций, а также он выступает как материальный носитель.[11]

Источник: /privetstudent.com/kursovyye/prochie-kursovye/4442-klassifikaciya-dokumentov.html

Нормативно-методическая база делопроизводства

Как известно, делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

• Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:
• — правила оформления документов; — правила работы с документами; — обеспечение сохранности документов; — порядок передачи документов на архивное хранение; — работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты); — внедрение новых информационных технологий в работе с документами; — работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
• — юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления.

Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.

1. Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:
2. — законодательные и правовые акты Российской Федерации; — государственные и отраслевые стандарты; — нормативные документы; — государственные и отраслевые классификаторы; — Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
3. — инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.
4. К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:
5. — законы Российской Федерации; — указы и распоряжения Президента; — постановления и распоряжения Правительства; — правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) – как общественного, так и ведомственного характера; — правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
6. — правовые акты нормативного и инструктивного характера.

Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов.

— Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». — Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государствен-ном языке Российской Федерации». — Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

— Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне». — Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». — Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве».

— Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». — Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911-А «Об Информационно-справочной системе архивной отрасли».

— Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

— Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к «О присвоении тематическому комплекту Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) статуса официальной базы данных Федеральной архивной службы России».

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления.

В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства:

— ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. — ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой. — ГОСТ Р 51141-98.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

— ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.

Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов.

— Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Нормативная часть этого документа содержит:

a) нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления (обработку, регистрацию, учет количества и контроль исполнения документов, ведение карточек и т. д.); b) нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогизацию, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.).

— Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработаны ВНИИДАД в 1992 году и содержат нормативы времени для составления планов и договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.

— Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 году.

Предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в обычных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов.

Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:

a) нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработку должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов документов и т. д.); b) нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т. д.).

Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).

В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов.

• По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы:
• — Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); — Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
• — Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была принята в 1988 году как совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

1. — Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:
2. a) состав управленческих документов; b) порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов; c) оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;
3. d) общие требования к составлению текстов управленческих документов.
4. — Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:
5. a) документооборота организации; b) построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам; c) контроля исполнения документов;
6. d) подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.
7. — Механизация и автоматизация работы с документами.
8. — Организация службы документационного обеспечения управления.

Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.

• На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит:
• — общие положения; — порядок составления и оформления служебных документов; — порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов; — контроль исполнения документов; — порядок работы с исходящими документами; — порядок работы с внутренними документами; — составление номенклатуры дел; — правила формирования дел; — порядок обеспечения сохранности документов;
• — порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.
• Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.

Источник: /ekonomika-st.ru/drugie/delopr/delopr-1.html