Кто утверждает формы первичных документов — нюансы использования унифицированных и свободных форм

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Бухучет и налоговые правоотношения: используем самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов

• Действующее законодательство в области бухучета и налоговое законодательство не содержат ограничений прав субъектов экономической деятельности для оформления любых фактов хозяйственной жизни использовать самостоятельно разработанные форматы первичных учетных документов.
• Первичные учетные документы в электронной форме могут подтверждать доходы и расходы, факты принятия ценностей на учет для целей налогообложения в случаях, когда информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам Закона об электронной подписи признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе с собственноручной подписью.
• Если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, то в случае истребования в рамках налоговых проверок он представляется в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью.

С 2013 г.

руководители экономических субъектов компетентны определять название и состав показателей первичных учетных документов, а также формы их представления на бумажном носителе.

В такой ситуации утверждение ФНС России форматов первичных учетных документов из альбомов унифицированных форм, утративших обязательность применения, не является целесообразным.

Вместе с тем сообщается, что ФНС России подготовлены форматы документа о передаче результатов работ (об оказании услуг) и документа о передаче товаров при торговых операциях.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

С 01.01.2015 обязанность применять в бухгалтерском учете унифицированные формы первичных документов упразднена. должна ли организация утвердить формы всех кадровых документов, применяемых организацией в кадровом учете?

при утверждении организацией своих кадровых форм будут ли являться обязательными такие нюансы, как поля, границы, размеры форм?

1. Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
2. Габбасов Руслан
3. Ответ прошел контроль качества
4. 14 февраля 2013 г.
5. Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года.

Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88 (бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Применение форм первичных учетных документов

Закон о бухучете требует, чтобы все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформлялись оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

• Внося соответствующие изменения в унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России, организация должна соблюдать следующее:
•  все реквизиты утвержденных комитетом унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа;
•  удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;
•  вносимые изменения в унифицированные формы первичных документов должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
• Организации же, занимающиеся производством бланков унифицированных форм первичной учетной документации, при их изготовлении для удобства размещения и обработки необходимой информации могут вносить изменения в части:

 включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов  Однако при многообразии производственно-хозяйственных видов деятельности встречаются и более сложные случаи, когда по тем или иным операциям унифицированные формы отсутствуют.

В таком случае организация вправе разработать форму первичного документа самостоятельно. Но при этом в документе необходимо привести обязательные реквизиты, которые установлены пунктом 2 статьи 9 закона о бухгалтерском учете.

Разрабатываемый документ должен содержать:

1.  дату составления документа;
2.  наименование организации, от имени которой составлен документ;
3.  содержание хозяйственной операции;
4.  измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
5.  наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
6.  личные подписи указанных лиц.

Разработанные самостоятельно организацией формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые унифицированные формы первичных учетных документов утверждаются при формировании её учетной политики (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»; утв. приказом Минфина России от 09.12.98 № 60н).

Такими самостоятельно разработанными документами могут быть: докладные и служебные записки (обосновывающие необходимость тех или иных затрат для предпринимательской деятельности организации), дефектные ведомости и акты, обосновывающие необходимость осуществления ремонтных работ, акты по представительским расходам и т. п. Среди самостоятельно разрабатываемых первичных документов необходимо упомянуть и бухгалтерскую справку.

В действующем законе о бухучете требования об обязательном применении унифицированных форм первичных документов нет.

Но это не означает, во-первых, что такие формы больше нельзя использовать, а во-вторых, далеко не все унифицированные формы стали необязательными.

Первичные документы – унифицированные и свои

Согласно действующим правилам, с 1 января 2013 г. унифицированные формы необязательны к применению. Но при этом их по-прежнему можноиспользовать (как многие компании и делают). Унифицированные формы и привычнее, и не требуют перенастройки программного обеспечения.

При этом некоторые формы первичных документов по-прежнему являются обязательными. К ним относятся следующие.

· Кассовые документы, предусмотренные положением Центробанка РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П (кассовая книга, расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость).

Напомню, что сейчас, согласно требованиям ЦБ РФ, на расходный кассовый ордер и приходный кассовый ордер надо ставить штампы. Какие именно должны быть штампы, нигде не указано (видимо, что-то типа «выдано» и «принято»).

Наличие штампов может проверить налоговая инспекция, поскольку теперь именно на нее возложены обязанности по контролю кассовой дисциплины.

Во-первых, налоговики проверяют наличие и регистрацию кассового аппарата, а во-вторых, полноту учета выручки (чтобы деньги не приходовались, минуя кассовый аппарат). В рамках этих проверок может быть проверено и наличие штампов на РКО и ПКО.

Читайте так же:  Типовая производственная инструкция оператора котельной

Но если у вас кассового аппарата нет (то есть в случае, когда вы не являетесь предприятием розничной торговли), то вряд ли вам придет налоговая проверять кассовую дисциплину.

Если речь идет о хождении наличных денег не предприятии (например, вам внесли заем, дали залог, вы сняли зарплату с расчетного счета и т.д.), то никакой кассовый чек, разумеется, не нужен. Кассовый чек требуется, только если у вас что-то купили.

Чек – это подтверждение факта получения выручки.

· Документы для безналичных расчетов (платежное поручение, аккредитив, инкассовое поручение).

· Документы кадрового учета (многочисленные формы Т: приказы о приеме на работу, об увольнении и т.д.). Они утверждены Госкомстатом в целях реализации требований Трудового кодекса РФ, а не исключительно для целей бухучета. Проверяет все эти документы ГИТ.

· Транспортная накладная (т.к. она утверждена не Госкомстатом, а постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272).

Именно этот документ подтверждает расходы по доставке грузов на предприятие.

Аналогично, если поставщик дает вам отдельно ТОРГ-12 на товары и акт о выполненных работах на доставку (3 000 руб.), тоже безопаснее эти расходы не принимать. Самый идеальный вариант – указать, что услуги по доставке включены в стоимость товара. Потому что как только появляются «транспортные расходы», сразу нужна именно транспортная накладная.

Заполнить транспортную накладную должен тот, кто перевозку заказывает.

· Счета-фактуры, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 (они считаются не первичными документами, а документами налогового контроля).

Если организация решит разработать собственные формы первичных документов, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

· наименование и дата составления документа;

· наименование экономического субъекта, составившего документ (т.е. вашей организации);

· содержание факта хозяйственной деятельности (т.е. описание операции);

· величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

· подписи лиц (с указанием их должностей, фамилий и инициалов), совершивших сделку или операцию и ответственных за правильность ее оформления

КонсультантПлюс: правовые новости. Специальный выпуск. Формы первичных учетных документов: унифицированные или самостоятельно разработанные?

Исключительные права на представленный обзор принадлежат АО «КонсультантПлюс».

Материал подготовлен с использованием правовых актов по состоянию на 13.08.2016.

• 1. Составление первичных учетных документов >>>
• 2. Собственные формы первичных учетных документов >>>
• 3. Унифицированные формы первичных учетных документов >>>
• 4. Особенности применения унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты >>>

Источник: /cesexpo.ru/samostoyatelno-razrabotannye-formy-pervichnyh-dokumentov/

Унифицированные первичные документы

До 1 января 2013 года для оформления бухгалтерских операций использовались исключительно унифицированные формы первичной документации.

Определение 1

Унифицированный документ – это специально разработанная типовая форма первичного документа, применяемая для оформления однородных операций любыми организациями вне зависимости от сферы деятельности или организационно-правовой формы.

Применение унифицированных документов способствовало: во-первых, стандартизации первичного учета; во-вторых, выработке оптимальных форм первичной документации; в-третьих, сокращению времени на обработку документов различными организациями.

Фактически отказ от унифицированной первичной документации представляет собой шаг назад в совершенствовании учетного процесса, поскольку такая документация устанавливала и закрепляла единые требования к документальному оформлению финансово-хозяйственной деятельности организаций, систематизировала учетные процессы, а также способствовала регулярному обновлению состава документации.

Ничего непонятно?

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

В период обязательного применения унифицированной первичной документации свободные формы первичных документов можно было использовать только в том случае, если для оформления определенных операций не было предусмотрено унифицированных форм.

В настоящее время применение унифицированных форм не обязательно, поэтому организации могут, исходя из собственных потребностей, организовать документооборот следующим образом:

• во-первых, продолжать применять унифицированные документы, что существенно экономит время и средства по сравнению с отказом от них. В этом случае соответствующую запись нужно сделать в учетной политике организации либо в отдельном распорядительном документе;
• во-вторых, модифицировать унифицированные документы с учетом потребностей организации и утвердить их в качестве приложения к учетной политике;
• в-третьих, разработать собственные формы первичных документов и утвердить их в качестве приложения к учетной политике.

Замечание 1

При разработке собственных или модификации унифицированных форм документов необходимо сохранять содержание документа, а также все обязательные реквизиты, установленные законодательством.

Обязательные формы унифицированных документов

Не смотря на то, что большая часть унифицированных форм первичных документов носит рекомендательный характер, некоторые из них все еще являются обязательными к применению.

К числу обязательных к применению форм первичной учетной унифицированной документации относятся: во-первых, первичные кассовые документы, представленные в альбоме унифицированных форм, утвержденном в 1998 году; во-вторых, бланк транспортной накладной, утвержденный как приложение к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. Однако в данном случае имеется разъяснения, утверждающие, что данный бланк может быть заменен другим.

Таким образом, фактически на сегодняшний день только кассовые унифицированные формы документов действительно обязательны к применению.

Альбомы унифицированной первичной документации

Бланки унифицированных форм первичной документации сгруппированы в соответствующие тематические альбомы, в состав которых входят:

• альбом по учету кассовых операций, в котором утверждены формы приходного и расходного кассового ордера, журнала их регистрации, кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
• альбом по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в котором утверждены формы
• альбом по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения, в котором утверждены формы актов (о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение, возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, зачистке бурта, уценке товарно-материальных ценностей и прочее), весовой ведомости, партионной карты и прочих документов по движению продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
• альбом по учету торговых операций, в котором утверждены формы актов (о приемке товаров, в том числе поступивших без документов поставщика, об установлении расхождений, об оприходовании тары, о завесе тары), товарного ярлыка, спецификации, товарной накладной и прочего;
• альбом по учету операций в общественном питании, в котором утверждены формы плана-меню, калькуляционной карточки, требования в кладовую, накладной на отпуск товаров, закупочного акта, дневного заборного листа, акта о реализации и отпуске изделий кухни и прочее;
• альбом по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ, в котором утверждены формы актов (о приемке выполненных работ, сдаче в эксплуатацию временного сооружения, разборке временных нетитульных сооружений и так далее), общего журнала работ, справки о стоимости выполненных работ и затрат и прочее.

Помимо форм унифицированных документов альбомы содержат основную информацию, разъясняющую порядок заполнения данных форм.

В дополнение к альбомам унифицированных документов часть таких документов утверждена отдельными Постановлениями Госкомстата РФ, например, документация по учету труда и его оплаты, по учету кадров и так далее.

Ответственность за ненадлежащее ведение первичной документации

Замечание 2

В случае отсутствия первичной документации вне зависимости от ее влияния на налоговую базу организацию могут привлечь к ответственности в соответствии с требованиями Налогового кодекса РФ.

Величина штрафа за отсутствие первичной документации составляет:

• 5000 рублей, при условии отсутствия влияния на налоговую базу и нехватки первичной документации за один налоговый период;
• 15000 рублей, при условии отсутствия влияния на налоговую базу и нехватки первичной документации за несколько налоговых периодов;
• 10% суммы неуплаченного налога (не менее 15000 рублей), при условии занижения налоговой базы.

Источник: /spravochnick.ru/buhgalterskiy_uchet_i_audit/suschnost_i_soderzhanie_buhgalterskogo_ucheta/unificirovannye_pervichnye_dokumenty/

Первичные бухгалтерские документы: перечень

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2013 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании.

Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.

2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Попробовать

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении.

Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей.

Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
2. дата составления;
3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной.

А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись.

Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе.

Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2013 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

• ТОРГ-12;
• Товарный ярлык;
• Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

• ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
• ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
• ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2016 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

• КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
• КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
• КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
• КО-4 «Кассовая книга»;
• КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов.

Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей.

Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной.

Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

• Скачать образец доверенности
• Скачать акт выполненных работ
• Скачать образец приходного ордера
• Скачать образец акта о приемке-передаче объекта основных средств
• Скачать инвентарную карточку учета объекта основных средств

Источник: /kontur.ru/diadoc/spravka/243-pervichnye_buhgalterskie_dokumenty

Использование неунифицированных форм первичных документов

Использование неунифицированных форм первичных документов при наличии утвержденных либо неграмотная модернизация первички и регистров бухучета противоречит законодательству. Но если знать, какие формы можно изменить, это поможет бухгалтеру сэкономить время.

Когда нужна неунифицированная первичка

Чтобы документально оформить факты хозяйственной жизни, учреждения должны применять унифицированные формы первичных документов (п. 7 Инструкции № 157н). Также указания, какие унифицированные формы первичных документов следует использовать, чтобы оформить те или иные операции, есть в Инструкции № 162н. Но при таком широком охвате с первичными документами возникают две проблемы.

Во-первых, не для всех фактов хозяйственной жизни предусмотрена унифицированная форма (см. таблицу). Эту проблему отчасти можно решить бухгалтерской справкой (ф. 0504833). Ведь ее составляют «для отражения учреждением операций, совершаемых в ходе ведения хозяйственной деятельности». Но это не всегда удобно.

Меньше всего бухгалтерская справка (ф. 0504833) подходит для ситуаций, когда необходим первичный документ с табличной частью. Есть еще два варианта. Можно приспособить для таких случаев какую-нибудь другую унифицированную форму.

Также хороший выход из ситуации — самостоятельно разработать первичный документ и утвердить его в учетной политике.

Таблица. Случаи, для которых не утверждена унифицированная форма

Объект учета Какая унифицированная форма отсутствует

Основные средства	1. Первичный документ, в котором отражают ввод в эксплуатацию основного средства стоимостью свыше 10 000 руб., когда ввод в эксплуатацию производится не одновременно с принятием к учету. 2. Первичный документ, в котором отражают частичную ликвидацию основного средства.3. Первичный документ, в котором отражают принятие к учету основного средства, изготовленного учреждением своими силами
Расчеты с подотчетными лицами	1. Заявление на аванс. 2. Заявление на возмещение перерасхода
Дебиторская задолженность по доходам	1. Первичный документ для предъявления дебитору к оплате в случаях, когда: — учреждение выполняет работы, оказывает услуги за плату; — учреждение сдает имущество в аренду и договор предполагает регулярное предъявление арендодателем документов к оплате; — учреждению необходимо получить компенсацию коммунальных платежей по имуществу, переданному им в аренду или безвозмездное пользование. 2. Первичный документ для отражения в учете начисленной дебиторской задолженности по доходам или возмещения ущерба, когда: — учреждение администрирует начисление доходов от штрафов;- начислена задолженность виновного лица по возмещению недостачи, иного ущерба имуществу
Кредиторская задолженность	1. Первичный документ для отражения в учете начисленной задолженности учреждения по социальным выплатам. 2. Первичный документ для отражения в учете начисленной задолженности учреждения по предоставлению субсидий коммерческим организациям и индивидуальным предпринимателям

Во-вторых, во многих унифицированных формах первички нет реквизитов, которые нужны для аналитического учета. Например, в требовании-накладной (ф.

0504204) — документе, предназначенном для учета движения материальных ценностей внутри учреждения между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. В нем нет реквизита, в котором указывают места хранения у отправителя и получателя.

Но, чтобы исполнить требования Инструкции № 157н об учете материальных запасов по местам хранения и материально ответственным лицам, эти параметры нужно указать во всех первичных документах, которые применяют для документирования движения материальных запасов. Значит, недостающие реквизиты следует добавить в унифицированные формы.

Как применять неунифицированную первичку

Если учреждение решило применять какой-либо первичный документ, для которого нет унифицированной формы, оно обязано:

• разработать форму первичного документа;
• включить в нее все обязательные реквизиты;
• утвердить форму в учетной политике.

Что часто упускают из вида

Рассмотрим ошибки, которые допускают учреждения, когда сами разрабатывают форму первичного документа.

Нередко бухгалтеры применяют самостоятельно разработанный первичный документ, но не утверждают его в учетной политике. Или, допустим, учреждение использует программу для автоматизации учета, в которой применяются неунифицированные формы первичных документов для документального оформления операций, не предусмотренных Методическими указаниями № 52н.

Иногда в самостоятельно разработанную форму первичного документа включают не все обязательные реквизиты (см. шпаргалку). Чаще всего забывают указать наименование учреждения и лицо, ответственное за выполнение операции или за ее оформление.

• Шпаргалка
• Обязательные реквизиты первичного документа
• Обязательные реквизиты первичных документов такие:

•  наименование документа;
•  дата документа;
•  наименование учреждения, от имени которого составлен документ;
•  содержание факта хозяйственной жизни;
•  величина натурального или денежного измерения факта хозжизни с единицами измерения;

 наименование должностных лиц, которые совершили и оформили сделку, операцию, или ответственных за ее оформление;

•  информация, которую субъекты учета (администраторы доходов бюджета) предоставляют в государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП);
•  подписи ответственных лиц и их расшифровка или иные реквизиты, которые необходимы для их идентификации.

Источник: /glavbukh.ru/art/94681-pervichnye-dokumenty-unifitsirovannye

Что такое первичная документация. Формы и учет

Первичная документация служит основанием для внесения бухгалтерских записей в учетные регистры.

Эти бланки призваны зафиксировать на бумаге достоверность факта совершения хозяйственной операции, повлекшей изменение экономического положения предприятия.

Оформление первички регламентировано законодательством. Каждый шаблон должен соответствовать требованиям Закона от 06.12.2013 г. №402-ФЗ.

Формы и виды первичной документации

Бланки первичных документов, которыми пользуются субъекты предпринимательства, могут быть унифицированными и разработанными участниками сделки самостоятельно.

Список типовых форм, которые обязательны к использованию в конкретных ситуациях, утвержден законодательно. В таких образцах организации не вправе самостоятельно изменять структуру или содержание.

Неунифицированные документы могут создаваться компанией с учетом специфики ее деятельности. Они подлежат утверждению локальными актами фирмы.

Классификация первичной документации предполагает разделение на бланки внутреннего и внешнего пользования. Внутренние документы описывают операции, затрагивающие деятельность одного учреждения – компанию, которая составила эту справку. Внешние предназначены для фиксации сделок и их результатов между двумя и более участниками.

Для внутренних бланков характерно деление на такие группы:

1. Распорядительный тип – применяются для выдачи указаний и предписаний структурным единицам и персоналу.
2. Исполнительная разновидность шаблонов используется для отображения операций, которые были совершены в текущем периоде.
3. Документы для бухгалтерского оформления – их назначение заключается в систематизации всего комплекса событий и обобщении полученных документальных сведений (яркий пример – учетные регистры).

К бухгалтерским регистрам относят книги и журналы, карточки учета. Этот тип документации может быть разделен на подвиды, различающиеся способом заполнения и ведения:

• хронологические – все операции в них показываются в строгом соответствии фактической хронологии событий;
• систематические (пример – кассовая книга);
• комбинированные;
• аналитические;
• синтетические, предполагающие разбивку сумм по обобщенным счетам учета.

Первичная документация может иметь форму договора между контрагентами, счета на оплату, товарной накладной, актов по приемке и сдаче выполненных заданий. К первичным документам относится комплекс бланков по расчетам с персоналом. В эту категорию входят табель, расчетные ведомости.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Оприходование и выбытие активов предприятия оформляется при помощи первички. Для этой категории документов характерно наличие типовых форм. Ранее они были обязательными к применению для всех хозяйствующих субъектов. Теперь каждая организация сама решает, использовать рекомендованные бланки или разработать свои шаблоны.

Особое внимание в бухгалтерской практике уделяется кассовой первичке. Она является унифицированной.

В эту группу входят все виды документов, которыми показывается поступление денег в кассу, их выбытие. К ним причисляют и кассовую книгу, которая обобщает весь комплекс действий с наличностью.

Классификация первички по стадиям предпринимательства

В зависимости от того, на каком этапе в данный момент находится бизнес, используются те или иные формы первичной бухгалтерской документации. Обычно сделки, с точки зрения обеспечения документами, можно разделить на три стадии.

1. Определение условий сделки. Партнеры договариваются, вырабатывая консенсус, который устроит обе стороны. Деньги и товары еще не переходят из рук в руки, услуги пока не оказываются, работы не выполняются, но все уже готово к началу взаимодействия. Результатом этого этапа будут следующие виды первички:
   • договор (возможны различные формы);
   • счет на оплату.
2. Вознаграждение по сделке. Оплата может быть произведена в различной форме. Этот важный момент фиксируется подтверждающей передачу денег первичкой:
   • если оплата производилась не наличными, то ее подтвердит выписка с расчетного счета, чек платежного терминала и т.п.;
   • если деньги передавались «кэшем», подтверждением послужит кассовый чек, бланк строгой отчетности или квитанция к приходному кассовому ордеру.
3. Передача товара, оказание услуги, выполнение работы. Она сторона произвела оплату, теперь время и второй стороне выполнить свои обязательства. О том, что она это сделала добросовестно, и у первой стороны нет претензий, будут свидетельствовать следующие первичные документы:
   • накладная (если передавались товары);
   • товарный чек (может выдаваться вместе с кассовым или идти одним документом);
   • акт оказанных услуг (или выполненных работ).

Эти документы обязательны для предоставления налоговой, поскольку они подтверждают понесенные первой стороной расходы, что непосредственно влияет на налоговую базу.

Контроль, хранение и организация учета первичных документов

Учет первичной документации должен быть организован так, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери справок и других форм.

Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие.

Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).

Поступающая документация должна проходить несколько этапов учета и регистрации:

1. Приемка.
2. Первоначальная обработка.
3. Распределение по типам бланков и их назначению.
4. Регистрация в учетных журналах с проставлением на документе штампа и присвоением входящего номера датой приемки.
5. Визирование руководством компании (когда директор просматривает входящую корреспонденцию, он проставляет на ней резолюции).
6. Исполнение документа.

Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности бланков необходимо разработать и утвердить график документооборота с номенклатурой дел. В графике надо раскрыть этапы оформления, регистрации документов, процедуру их передачи на хранение с указанием временных рамок, перечислить ответственных за каждый шаг сотрудников.

Хранить исполненную и отраженную в учете первичную документацию надо не менее 5 лет. В Приказе Минкультуры от 25.08.2010 г. №558 приведена классификация бланков с привязкой к срокам ее сдачи в архив:

• распорядительная документация должна оставаться доступной на протяжении 75 лет (если приказы и распоряжения затрагивают ведение основной деятельности фирмы) или 5 лет при условии, что бланк отражает решение административных вопросов;
• формы, сопровождающие осуществление хозяйственных операций, подлежат хранению в течение 3-5 лет.

СПРАВОЧНО! Законом №402-ФЗ в ст. 29 срок хранения ограничивается 5 годами. Налоговое законодательство предписывает обеспечивать сохранность и доступность к бухгалтерской документации не менее чем в течение 4 лет.

Особые условия и периоды хранения предусмотрены для таких бланков:

1. Документы, при помощи которых было отражено оприходование активов, подлежащих амортизации, нельзя сдавать в архив на протяжении 4 лет от даты списания этого имущества.
2. Если первичная документация была оформлена в периоде появления убытка, который используется для уменьшения величины налога на прибыль, то хранить ее надо до прекращения влияния на налогооблагаемую базу результатов такой убыточности.
3. Первичка, характеризующая операции по возникновению дебиторской задолженности, должна храниться в течение 4 лет с момента признания непогашенного долга безнадежным (если такой факт имеет место).

Для электронных форм сроки хранения идентичны бумажным документам. Процедура списания первички должна осуществляться с участием специально созданной комиссии.

Утверждение форм первичной документации

Неунифицированная первичная документация может разрабатываться субъектами хозяйствования самостоятельно. Для таких бланков главным критерием соответствия нормам законодательства является соблюдение стандартов Закона №402-ФЗ в части обязательных реквизитов:

• наименование документа;
• дата оформления;
• сведения о компании, составляющей форму, по которым можно идентифицировать предприятие;
• содержание отображаемой хозяйственной операции с указанием стоимостной оценки предмета сделки;
• приведение натуральных измерителей и количественных величин;
• наличие подписей ответственных должностных лиц (с обязательным указанием их должности и ФИО).

ЗАПОМНИТЕ! Чтобы пользоваться самостоятельно разработанными шаблонами в качестве первичной документации, необходимо утвердить их локальным актом предприятия.

Кассовые и платежные документы относятся к группе строго регламентированных форм.

Предприятия своим приказом или любым другим распоряжением не уполномочены убирать из них строки, ячейки, изменять структуру.

В неунифицированные шаблоны предприятия могут вносить свои корректировки, добавлять и убирать информационные блоки. При самостоятельной разработке новых форм за основу можно брать типовые образцы.

Для утверждения первички можно вынести ее примеры в отдельное приложение к учетной политике. Второй вариант – для каждого бланка руководитель издает приказ по предприятию. В тексте приказа указывается информация о внедрении в учет новых форм документации, которые должны оформляться по единому шаблону. Сами бланки включаются в приказ в виде самостоятельных приложений.

Если организация собирается пользоваться для отражения отдельных операций типовыми формами, которые рекомендованы соответствующими ведомствами, то эти бланки утверждать внутренними актами не надо. Для фиксации такого решения достаточно сделать запись в учетной политике о применении стандартизированных шаблонов.

При введении в систему документооборота новых форм документов целесообразно утверждать их приказом.

О чем нужно всегда помнить бухгалтеру

Идеальное состояние первичной документации – необходимое условие отсутствия проблем при налоговых проверках и ревизиях, доказательства своей правоты в споре с контрагентом и пр. Приведем ряд важных нюансов, о которых следует всегда помнить бухгалтеру при работе с первичкой.

1. Первичка – единственное доказательство. Без первичной документации невозможно доказать факты поставки, затрат, выполнения или невыполнения условий сделки. Не станет помощником и суд – существуют прецеденты, когда истцам было отказано либо ответчики ушли от претензий по причине недоказанности определенных этапов сделки ввиду отсутствия ряда первичной документации.

   ВАЖНО! Без «первички» в редких случаях можно доказать факт оказания услуг: суд может принять во внимание дополнительные экспертные заключения и побочную документацию. Если факт выполнения работ оказан, отсутствие подписанного заказчиком акта не освободит его от уплаты.

2. Лучше без ошибок, но мелкие недочеты не чреваты. Страшный сон любого бухгалтера – отказ в возмещении НДС по причине неправильных данных в первичных документах. Но если ошибки незначительны, отказ в вычете не должен последовать. Существенность ошибок регламентирует ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Налоговики подтвердили это в Письме от 12 февраля 2015 года № ГД-4-3/2104@). Главное, чтобы представленные данные точно свидетельствовали о факте оплаты и поставки товара (оказании услуги). Так, например, если в товарно-транспортной накладной нет ссылки на договор или не указана масса груза, это недостаток, но не повод отказать в НДС. А вот если отсутствует название и дата составления документа, общая стоимость товара и ряд других обязательных реквизитов, суд может счесть такую сделку нереальной.
3. Осторожно, фальшивая подпись! Если подписи ответственных лиц на документах сфальсифицированы, либо документ подписан лицом, не имеющим на это полномочий, такая первичка не будет признана инстанциями. Кроме того, очень важно, чтобы подпись была поставлена собственноручно – факсимиле будут недействительными.
4. Первичка с ошибкой не заменяется. Если, например, счета-фактуры, в которых обнаружена ошибка, можно переписать, издав новый, исправленный документ с такими же реквизитами, то с первичной документацией этот номер не пройдет. Несмотря на то, что иногда суды признают корректировочные документы, лучше все же исправить ошибку по правилам ст. 7 «Закона о бухучете» – внести в документ дату исправления и заверить ее подписями уполномоченных лиц.
5. Не всегда нужен перевод. Естественно, первичка составляется на государственном языке. Но иногда перевод отдельных слов с иностранного языка оказывается неуместным, например, если это наименование торговой марки или товара.
6. Электронная первичка – только с ЭЦП. Сегодня не обязательно ограничиваться бумажной формой оформления первичной документации, закон разрешает и электронный носитель. Но он будет приравниваться к бумажному лишь в случае заверения его квалифицированной цифровой подписью. Неквалифицированная ЭЦП дозволяется лишь в отдельных, особо оговоренных особом случаях, и первичка в них не входит.

Источник: /assistentus.ru/buhuchet/pervichnaya-dokumentaciya/

Первичные документы — что это такое, обязательные реквизиты, 52н об утверждении форм, положение 88

Первичные документы представляю основу бухучета. Основополагающая роль принадлежит им при создании налоговой и финансовой отчетности. Но какая документация считаются первичной?

В процессе бухгалтерского учета именно первичные документы выступают причиной принятия к учету хозяйственных операций. В первичной документации фиксируется сам факт хозоперации.

• Базовые сведения
• Особенности формирования
• Возникающие нюансы

Но практически любая предпринимательская деятельность сопровождается немалым количеством различной документации. Резонным становится вопрос, первичные документы это какие документы?

Базовые сведения ↑

Под первичным учетом подразумевается начальный этап обобщения отдельных операций хозяйствования, каковые характеризуют основные процессы деятельности организации.

Объектами учета признаются:

• заготовка исходного сырья для производственного процесса;
• закупка материальных ресурсов и их последующее расходование;
• траты на осуществление производственной деятельности;
• движение производимой продукции и незавершившегося производства;
• объем готовой продукции;
• отгрузка и продажа продукции;
• расчетные операции с поставщиками, заказчиками и покупателями;
• отчетность перед банками, учредителями и финансовыми структурами;
• прочее.

Все эти операции сопровождаются документальным оформлением. Информация о хозяйственных процессах и сопутствующих нюансах отображается в первичной документации.

Основные понятия

Под определением первичного документа подразумевается документ, охватывающий исходные сведения результатов какой-либо деятельности.

Первичным документом называется письменное доказательство реализации операции хозяйствования. Составляется данный документ на момент свершения операции либо сразу же по ее завершении.

То есть первичными считаются бухгалтерские документы, подтверждающие факт хозяйственной операции. Всякая информация, присутствующая в первичных документах, требуется для отображения в бухгалтерском учете.

Для ее накапливания и систематизации применяются учетные регистры. В них содержатся данные обо всех осуществленных в организации хозяйственных операциях.

Основными видами первичных документов считаются:

Данные документы содержат сведения о проведенной хозяйственной операции. В отдельных случаях бланки первичных документов причисляются к бланкам строгой отчетности.

Исходя от вида операций, первичная документация делится на бумаги учета основных средств, оплаты труда, кассовых операций, денежных средств и прочее.

Отдельного внимания заслуживает счет-фактура. По сути, данный документ вряд ли первичен, поскольку не обрисовывает конкретную хозяйственную операцию, являясь приложением к первичному документу.

Потребность в счет-фактуре возникает в процессе получения вычета по НДС. Однако одновременно потребуется предъявить накладную или акт.

В то же время Налоговый Кодекс упоминает счет-фактуру в непосредственной связи с документами первичными.

Здесь речь идет о ст. 120 НК — грубейшим нарушением правил по учету доходов/расходов считается отсутствие сопутствующих первичных документов, счетов-фактур.

Потому вполне обоснованно считать счета-фактуры частью первичной документации.

Каковы их функции

Основополагающим предназначением первичного документа признается подтверждение юридической силы осуществленной хозяйственной операции.

При этом за проведение операций устанавливается ответственность для некоторых исполнителей за реализованные операции.

В первичном документе хранятся все необходимые сведения о конкретной хозяйственной операции, и фактом существования документа подтверждается исполнение действия.

Именно на основе первичных документов осуществляется бухгалтерский учет. Исходя из имеющихся в документах данных, создается финансовая и налоговая отчетность.

Действующая нормативная база

Основные правила о первичных учетных документах определены в ФЗ №402 от 6.12.11 «О бухгалтерском учете».

Так в гл.2 ст.9 п.1 ФЗ №402 сказано, что составлять первичные документы надобно в строгом соответствии законодательным требованиям с наличием всех учрежденных реквизитов.

В противном случае документы не будут иметь юридической силы. Здесь же говорится о том, что любой факт хозяйственной деятельности должно оформлять первичной документацией.

Что касается форм первичной документации, то они могут быть как унифицированными, так и ратифицированными внутри организации.

Источник: /buhonline24.ru/otchetnost/pervichnye-dokumenty/