Электронные системы документооборота — технологии, упрощающие нашу жизнь

1

Решение, включающее полный набор инструментов для управления документооборотом и делопроизводством. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Быстрый перевод документов в электронный вид.

Надежное хранение и быстрый поиск. Контроль исполнения поручений. Совместная работа и подготовка проектов документов. Построение сложных маршрутов движения под различные бизнес-процессы.

Единая рабочая среда для удаленных подразделений и филиалов

2

Cистема управления документами, задачами и бизнес-процессами организации. Автоматизация делопроизводства. Управление бизнес-процессами и заданиями. Поиск и анализ информации. Информационная безопасность. Средства организации ЮЗЭДО. Средства настройки и разработки решений. Мобильная работа. Интеграция и масштабирование

3

СЭД, которая позволяет перевести делопроизводство в электронную форму, ускорить движение документов внутри предприятия и между компаниями в составе холдинга, повысить исполнительскую дисциплину, сделать прозрачным исполнение важных бизнес-процессов.

4

Программный продукт «1С:Документооборот 8» для автоматизации документооборота, разработанный на новой технологической платформе 1С:Предприятие и является преемником программного продукта 1С:Архив.

5

Электронный документооборот ЭТЛАС — это современная, удобная и очень простая в использовании система электронного документооборота и управления бизнес-процессами. Она подходит как опытным пользователям, так и пользователям, еще не имевшим дело с электронным делопроизводством.

6

Система автоматизации бизнес-процессов и оптимизации документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

7

Программная платформа для создания систем управления документами (электронного документооборота) в государственных и коммерческих организациях любого масштаба. Обеспечивает комплексную автоматизацию процессов обработки документов и позволяет перейти к безбумажной технологии работы с электронными документами.

8

LanDocs представляет собой собственную разработку компании ЛАНИТ, это система, позволяющая организовать работу с электронными документами, а также наладить взаимодействие между сотрудниками по передаче документов, согласованию и любым другим операциям с документами.

9

Система электронного документооборота на SharePoint. Веб-ориентированное пространство для ежедневной работы сотрудников, управления документами и задачами через корпоративный портал организации.

10

Syntellect Tessa — универсальная и гибкая платформа с современным интерфейсом для создания высокопроизводительных решений по автоматизации документооборота и бизнес-процессов компаний в различных сферах бизнеса.

11

Система оперативного управления компанией. Контроль исполнения поручений. Электронный документооборот + архив. Совместная работа + делегирование полномочий .

12

Система облачного электронного документооборота для государственных организаций и бизнеса. С приложением “Мобильный офис” для iPad руководитель всегда в курсе всех проектов и работ.

13

CompanyMedia представляет собой комплекс систем, автоматизирующих делопроизводство, документооборот и бизнес-процессы.

14

15

Система, которая обеспечивает автоматизацию всех процессов и подразделений компаний. Это полностью готовый к использованию продукт, который помимо стандартных модулей включает в себя конструктор конфигураций. С использованием конструктора конфигураций можно по мере необходимости быстро и без программирования настроить дополнительные возможности и процессы.

16

Готовое централизованное расширяемое решение для автоматизации документооборота и архива территориально-распределенной организации

17

СЭД для управления корреспонденцией, контрактами, заседаниями, закупками и другими документами или заданиями, а также для автоматизации соответствующих процессов.

18

Электронная система комплексной автоматизации документооборота для обработки большого количества документов.

Система обеспечивает движение документов по общепринятым стандартам и внутренним требованиям Заказчика независимо от структуры, сферы и специфики его деятельности.

ЭСКАДО делает весь документооборот прозрачным, контролируемым и стандартизированным, предлагая единые шаблоны документов всех типов и автоматизируя наиболее трудоемкие и ответственные участки.

19

Система электронного документооборота, которая упрощает и ускоряет работу с документами в рамках организации (включая отдаленные офисы) или нескольких организаций. Обеспечивает повышение эффективности работы организации за счет автоматизации целого комплекса процедур и процессов, каковое выражается в том, что:

20

Управление заданиями и сквозной контроль исполнения. Взаимодействие структурных подразделений.

Электронное согласование проектов документов (докладных и служебных записок, приказов, распоряжений, постановлений, заявок и др.).

21

Система электронного документооборота. Контроль поручений, контроль документов, согласование договоров, автоматизация работы с заявками, корреспонденцией, приказами и распоряжениями, электронный архив документов.

22

Бизнес-решение, позволяющее автоматизировать документооборот и делопроизводство организации любой специфики и масштаба. СЭД значительно облегчает и ускоряет работу с документами.

23

Электронный документооборот IRM Doc — это, прежде всего, сокращение временных и материальных затрат для Вашей организации. Технология искусственного интеллекта, заложенная в наши системы, позволяет эффективно контролировать финансовые потоки, наладить исполнительскую дисциплину, повысить надежность хранения данных.

24

СЭД Корпоративный документооборот

Программа СЭД «Корпоративный документооборот» на базе платформы «1С» является эффективным, проверенным средством и позволяет решать различные задачи, в том числе автоматизировать бизнес-процессы и документооборот предприятия.

25

Система электронного документооборота «Кинт: Управление делами» предназначена учета документов организации, их согласования и исполнения, регламентации деловых процессов, обеспечения доступа к информации, учета контрагентов и договоров.

26

Система электронного документооборота, разработанная на технологиях IBM Lotus Notes/Domino. Обеспечивает автоматизацию документоориентированных процессов организации.

27

28

«Канцлер» — семейство программных продуктов компании IBA на платформах IBM Domino/Notes и Content Foundation (ранее — FileNet).

29

Аналитика: Документооборот

Аналитика: Документооборот — решение для автоматизации документооборота на базе платформы 1С:Предприятие 8

30

Система FossDoc относится к новому поколению систем электронного документооборота. Мы предлагаем простой инструмент для решения сложных задач управления документопотоками на Вашем предприятии.

31

IT Audit: Управление документами

Программа IT Audit предназначена для организации документооборота, управления задачами и контроля исполнения договорных обязательств.

32

Мастер-Док – это автоматизированная система электронного документооборота, которая позволит Руководителю эффективно управлять и принимать решения, а работникам выполнять свою работу четко, надежно, качественно и точно в срок.

33

Программа документооборота МикроДок — это удобный и простой продукт для использования в любом офисе. В программе, имеется набор всех необходимых функций для регистрации и контроля документов. Мы предлагаем вам два наиболее простых способа ведения электронного документооборота, вы можете выбрать версию как для работы одного пользователя, так и групповой работы в сети.

34

Система автоматизации документооборота «ЦУП — Документооборот» (Центр Управления Предприятием) обеспечивает повышение производительности труда служащих при работе с документами; структурированное и надежное хранение документов; существенное уменьшение канцелярских расходов; быстрое движение документов.

Источник: /doc-online.ru/tools/sed

Что мешает электронному документообороту в России?

17.04.2011, Пт, 11:04, Мск

Рынок систем электронного документооборота демонстрировал готовность к переменам еще задолго до начала кризиса. Новые тренды появлялись в этом сегменте благодаря инновационности вендоров и готовности заказчиков к более широкому применению функциональных возможностей СЭД. Но некоторые мировые тенденции так и не смогли повлиять на наш рынок в силу законодательных барьеров. О том, как отразился кризис на динамике рынка СЭД, и каким образом эти системы могут способствовать снижению издержек и повышению эффективности бизнеса, шла речь в ходе круглого стола «Стимулы развития СЭД в России», организованного CNews Analytics и CNews Conferences.

Еще один заметный тренд, по мнению аналитиков, – это рост популярности и востребованности Microsoft SharePoint. Данный продукт привлекает множество заказчиков, которые раньше вообще не рассматривали вопрос внедрения традиционной ЕСМ. В то же время, это решение, скорее, конкурирует со «свободными» продуктами, нежели с масштабными СЭД.

Российскому рынку СЭД обещают полный штиль?

В России рынок СЭД рос в последние три года примерно на 20-25% ежегодно. На долю зарубежных разработчиков сегодня приходится более 50% рынка. Потребители СЭД сосредоточены в основном в госсекторе, промышленности, ТЭК и финансовом секторе.

• С точки зрения масштабов предприятия потребителями СЭД являются в основном средние и достаточно крупные организации.
• Мировой рынок СЭД
• Источник: Gartner, Forrester, CNews Analytics, 2009

При этом наибольшее число внедрений происходит в Москве и Московской области, а также в Приволжье и на Северо-Западе. Примечательно, что в течение последнего времени существенно выросла доля услуг при внедрении СЭД.

Спрос в отраслевом разрезе

Источник: CNews Analytics, 2009

До кризиса на развитие российского рынка СЭД оказывали положительное влияние изменения, происходящие в экономической и политической сферах (развитие нормативно-правовой и законодательной базы, рост российской экономики, усиление конкуренции).

Локомотивом развития рынка являлась, прежде всего, необходимость объединения филиалов территориально распределенных компаний в единую информационную среду.

К числу сдерживающих факторов аналитики традиционно относили трудности со структуризацией бизнес-процессов, а также нечеткое их понимание заказчиками.

Структура российского рынка СЭД (внедрения по регионам)

Источник: CNews Analytics, 2009

Кризис внес определенные коррективы в прогнозы аналитиков касательно развития рынка СЭД. Есть основания полагать, что в этом сегменте не будет ни существенного роста, ни резкого спада.

Заказчики подобных решений будут ориентироваться на сокращение издержек, оптимизацию, повышение прозрачности, эффективность управления. Это дает основания полагать, что интерес к СЭД будет расти главным образом за счет крупных компаний и госсектора.

При этом на рост спроса на СЭД со стороны малого бизнеса, а также наиболее пострадавших от кризиса отраслей – ритейла и промышленности – рассчитывать не придется.

Вопрос государственного значения

Пожалуй, главные проблемы, с которыми сталкивается развитие рынка СЭД в России, лежат сегодня в политической плоскости. И это утверждение не вызывает сомнений у экспертов.

Руководство страны второй год говорит о необходимости внедрения СЭД. Однако на федеральном уровне дальше написания концепций и создания комитетов пока не продвинулись.

При этом технологический уровень развития решений для автоматизации документооборота достаточно высок.

«Мы тратим много денег на решение технических проблем и забываем о необходимости обеспечения законодательной базы для работы этих технологических нововведений, — отметила член Гильдии управляющих документацией Наталья Храмцовская. — А эта база сегодня является весьма несовершенной».

– Стоит подумать о синхронизации с законодательством Евросоюза об электронных подписях, а также разобраться с законодательством о персональных данных – чтобы оно не оказалось тормозом для рынка электронного документооборота».

По словам г-жа Храмцовской, много сил и средств положено на массовое внедрение ЭЦП, в то время как эта подпись является лишь одним из средств защиты информации, причем — не самым популярным в мире. Не в полной мере обеспечивая защиту информации, ЭЦП существенно усложняет процесс работы с архивированными документами.

Проблемы, как правило, возникают в связи с миграцией включающих ЭЦП документов на другие среды, и связаны они с обеспечением юридической значимости документа.

Помимо совершенствования законодательно-нормативной и методической базы, «головной болью» рынка СЭД сегодня является организация межведомственного взаимодействия.

Для решения этой задачи необходимо синхронизировать законодательно-нормативную базу таким образом, чтобы электронные документы, созданные в любом из госорганов, признавались везде, где они должны быть использованы другими органами власти.

Г-жа Храмцовская подчеркнула, что проблема — не столько в замене бумаги на электронные документы, сколько в изменении стиля и методов взаимодействия. По ее словам, в организации межведомственного документооборота сегодня просматриваются два основных пути.

Первый предусматривает создание централизованных систем, второй – объединение разнородных систем на основе единых требований и стандартов (которые пока еще не разработаны). По мнению г-жи Храмцовской, второй путь хуже, но, похоже, на федеральном уровне выбора уже нет. Возможен и смешанный подход: структуры, не оснащенные СЭД, могут внедрять централизованные системы, а с остальными есть смысл организовывать взаимодействие на основе общих стандартов.

Одной из важнейших проблем электронного документооборота в России остается долговременное хранение электронных документов. «Россия – одна из немногих европейских стран, не занимающихся на федеральном уровне этим вопросом, — отметила г-жа Храмцовская.

— Создание государственного электронного архива требует не только выделения ресурсов (финансовых, материальных, кадровых, временных), но и построения соответствующей законодательно-нормативной базы».

Она считает, что помимо пересмотра сроков ведомственного хранения для электронных документов, необходимо законодательно разрешить переводить бумажные документы в электронный вид или на микропленку, с последующим уничтожением оригиналов. Подобный подход позволит разгрузить российские архивы.

«Кризисная» роль СЭД

Ни для кого не секрет, что информация имеет цену, а, будучи структурированной и автоматизированной, становится инструментом получения прибыли и повышения эффективности бизнеса.

Говоря о сегодняшних драйверах роста рынка СЭД, он отметил рост эффективности, возможность сокращения издержек, увеличение производительности, ускорение реакции на рыночные изменения, улучшение обслуживания клиентов и др.

Однако, по его наблюдениям, российские компании сегодня в первую очередь автоматизируют внутренний документооборот, мало внимания уделяя работе с внешними документами.

В результате возможности электронного документооборота при взаимодействии с внешними документами используются гораздо в меньшей степени.

Г-н Плешков отметил существенное различие при сравнении результатов проектов по построению СЭД в России и на Западе: «Для нас главным критерием проекта является количество рабочих мест, в то время как в зарубежных странах — количество обращений к созданной системе, количество транзакций».

Директор департамента систем управления документами компании «Ланит» Сергей Чеглаков считает, что СЭД в кризис позволяет увеличить скорость документооборота в критичных бизнес-процессах.

Внедрение СЭД способствует достижению необходимого уровня исполнительской дисциплины — благодаря автоматизированному контролю действий исполнителей и подготовке специализированной отчетности. Системы повышают качество управленческих решений, дают возможность доступа к знаниям, накопленным в виде массы корпоративных документов.

Г-н Чеглаков отметил, что СЭД давно стали стандартом при организации согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов. По его мнению, очень важно, что применение СЭД постепенно меняет в компании персональную и корпоративную культуру в части работы с деловой информацией.

• Короткая ссылка
• Распечатать

Источник: /cnews.ru/articles/chto_meshaet_elektronnomu_dokumentooborotu/2

Технологии электронного документооборота

Мир не стоит на месте, и огромное количество бумаг в архивах и офисах постепенно заменяется электронными документами. Технологии электронного документооборота не являются панацеей, однако с их помощью можно существенно упростить жизнь себе, своим подчиненным и клиентам.

Электронные документы

Если вам срочно требуется найти письмо, полученное несколько лет назад, можно озадачить этим вашего секретаря. Но навряд ли он хранит столь большое количество документов в полном порядке, и сможет справиться с этой задачей быстро. Архив бумажных материалов занимает огромное количество места, и на его хранение придется ежегодно тратить деньги.

Кроме того, электронные документы необходимы, если вы постоянно ведете подготовку проектов с контрагентами из других городов. Подписывать необходимые материалы намного проще, ведь вы можете просто переслать документы по электронной почте и подождать пару часов. Функциональность системы достаточно высока. Это позволяет сэкономить огромное количество средств и времени.

Совершенствование системы электронного оборота документов

Документ в данной системе является главной информационной единицей, и система направлена на то, чтобы сохранить его и обеспечить корректную жизнедеятельность.

Разработчики офисных приложений продолжают совершенствовать систему, ранее были введены возможности указывать заголовки и автора.

Но это новшество не прижилось, как и возможность сохранить разные версии документов, – технология электронного документооборота сейчас не поддерживает эти опции.

Системные организационные меры и единый подход в сочетании с корректными механизмами работы – идеальный вариант. Внутри конкретных продуктов они позволяют создать сильную систему, все документы в которой будут сохранены. Описание каждого файла поддерживается программным оборудованием, использующимся внутри организации.

Автоматизация электронного документооборота позволит упростить процесс работы с важными бумагами. Современные механизмы дают возможность создавать целую систему материалов внутри одного конкретно взятого документа. Это не всегда удобно, поэтому многие создают большое количество файлов внутри папок.

Жизненный путь документов

Датой создания файла считается момент, когда он был сформирован внутри отдельно взятой системы. Документ не может возникнуть сам по себе – это всегда инициируется пользователями.

Некоторые файлы специально защищаются от изменения, удаления и переписывания. Все операции с данными документами тщательно протоколируются, а следы существования того или иного файла можно найти в любом компьютере.

Кроме того, система может сама сохранить удаленные варианты и предыдущие версии важной бумаги.

Благодаря этому механизму пропадает вероятность того, что один и тот же документ может редактироваться сразу двумя пользователями. Когда с файлом работает один человек, другому придется подождать, ведь он просто не сможет открыть бумагу. Измененный текст автоматически получает новые обозначения, старый текст также сохраняется – его можно открыть и просмотреть в любой момент.

Затем происходит публикация документа, после которой материал становится неизменным. При необходимости произвести в нем изменения нужно будет создать совершенно новый файл, и уже на его основе менять имеющиеся данные. Впрочем, здесь все зависит от версии системы, использующейся для работы с файлами. В некоторых из них есть возможность создания новой версии.

Далее вся информация отправляется в архив, где должна храниться на протяжении установленного организацией времени. Архив должен быть организован специальным образом: нужные файлы должны быть помещены на быстрые носители, а ненужные можно расположить в оборудовании, от которого не требуется быстрая работа.

Большая часть существующих систем, работающих с электронным документооборотом, способна поддерживать все жизненные этапы отдельно взятого файла. Но есть свои нюансы:

• некоторые системы не могут блокировать редактуру материалов только лишь одним пользователем;
• в некоторых системах невозможно эффективно сохранять документы, они направлены лишь на файлы, регламентированные нормами;
• существуют системы, в которых организована качественная поддержка перемещения всех внешних электронных материалов, но они не имеют своего архива.

После опубликования файлы возвращаются в систему, к которой можно присоединить электронный архив, где сохранены все документы с сопутствующей информацией. Некоторые системы предлагают стыковать собственные архивы с архивом предприятия, работающего с данными СЭД.

Внутри каждой системы электронного документооборота имеются стандартные компоненты:

• хранилища файлов и их атрибутов;
• структурные механизмы, контролирующие логическое функционирование системы.

Сэд и предприятие

Технология применения электронного документооборота позволяет обеспечить прозрачность в работе организации, а также позволяет накапливать знания и управлять ими. В условиях современности, когда скорость работы играет очень важную роль, электронные документы становятся просто незаменимым инструментом.

С технологической точки зрения системы по документообороту ничем не отличаются от прочих информационных структур. Архитектурная составляющая таких механизмов максимально упрощена, согласно требованиям существующего рынка. Концепт открытой среды позволяет адаптировать любую структуру под нужды организации, при этом установка и сопровождение системы существенно упрощаются.

Некоторые системы предлагают собственный web-клиент. Его можно использовать для удаленного доступа, хоть он и обладает ограниченным функционалом. Пользователь может искать и просматривать архивные документы, используя обычный браузер, но этот механизм работает далеко не во всех системах.

Источник: /documentooborot.com/dokumentooborot/texnologii-proizvodstva-elektronnogo-dokumentooborota.html

Развитие электронного документооборота в России. В поисках лучших решений

По мнению экспертов, Россия может быстрее западных стран внедрять новые технологии и переходить на новые системы электронного документооборота — потому что здесь они стали использоваться позже

Мелиса Савина | Computerworld Россия

Ежегодная конференция Docflow Pro по традиции была посвящена технологиям управления бизнес-информацией и автоматизации управления для руководителей бизнеса, служб ИТ, финансовых департаментов, бухгалтерий и других заказчиков информационных систем.

Руководитель исследований облачных сервисов в IDC Россия/СНГ Дмитрий Гаврилов рассказал о цифровой трансформации документооборота. Он выделил несколько уровней зрелости соответствующих процессов. Первый этап — это ручные процессы. В ручных процессах используются бумажные носители и ручной ввод данных, они характеризуется высоким уровнем незащищенности.

Далее идут более структурированные базовые процессы, использующие ручное извлечение информации. Следующий уровень — интеллектуальные процессы, подразумевающие интеллектуальное сканирование, более высокий уровень структурированности и улучшение контроля и безопасности.

Затем — связанные процессы, в опирающиеся на так называемую третью технологическую платформу, а барьеры, препятствующие документообороту, устранены. Высший уровень — комплексные процессы с автоматизацией подразделений, максимальным использованием передовых технологий и минимальным — ручного труда.

Большинство компаний пока находятся в начале пути: 34,0% используют ручные процессы и 31,1% — базовые; интеллектуальные процессы идут в 15,4% компаний, связанные — в 12% и комплексные — только в 7,4%.

Российский рынок ПО управления контентом (ECM) Гаврилов подразделил на следующие сегменты: промышленность (25%), государство (23%), финансовые услуги (16%) и др. (36%).

В промышленности используется внутренний документооборот, для которого характерны расширение функционала СЭД и интеграция СЭД с транзакционными системами.

Государство во внешнем и внутреннем документооборотах развивает межведомственный документооборот, расширяет сети МФЦ, добавляет дополнительные госуслуги и информационную систему судов. В сегменте финансовых услуг во внешнем документообороте используются клиентские электронные досье, автоматизация выдачи кредитов и мобильные приложения.

Гаврилов обозначил основные тенденции развития цифрового документооборота.

По его словам, к ним относятся интеллектуальный сбор данных (очистка и обогащение данных, обработка и хранение неструктурированных данных), использование третьей технологической платформы (мобильные технологии, большие данные, облачные сервисы) и сбор и обработка информации на месте (мобильные транзакции, цифровая подпись). В качестве рекомендаций для цифровой трансформации он предложил следующие поэтапные действия. Во-первых, необходимо провести подготовительные мероприятия (анализ инфраструктуры, выявление проблем и оценка зрелости документооборота). Во-вторых, следует заняться цифровыми инициативами (запланировать основополагающие проекты). В-третьих, найти области применения этих технологий в организации (оценить внедрения в масштабах предприятия и сконцентрироваться на процессах, которые обеспечат максимальный возврат инвестиций).

Олег Бейлезон, руководитель направления Alfresco компании «Логика бизнеса», рассказал о пятерке наиболее актуальных задач в области ECM, стоящие перед организациями в 2017 году, которые были выявлены компанией путем опроса.

Ими оказались создание единого архива документов организации, договорной документооборот, перевод бумажных документов в электронный вид (сканирование и ретроконверсия), обеспечение конфиденциальности, внешний и внутренний юридически значимый электронный документооборот.

Он сравнил результаты с показателями 2013 года. Тогда на первом месте был договорной документооборот, на втором — проектный, на третьем — кадровый, на четвертом и пятом — внутренний и внешний юридически значимый электронный документооборот.

Таким образом, сделал вывод Бейлезон, за четыре года в компаниях вырос приоритет создания единого архива и произошла рефлексия по поводу обеспечения безопасности.

К таким тенденциям он отнес создание единой системы документооборота в компании, появление новых задач, которые раньше к документообороту не относились, централизация и масштабирование системы, кластеризация, использование пользовательских интерфейсов и их максимальное упрощение, импортозамещение и стремление перевести юридически значимый документооборот в электронный вид, а также запрос у бизнеса на исследования экспериментально-научного характера в области искусственного интеллекта. Андреев также отметил, что Россия может быстрее западных стран внедрять новые технологии и переходить на новые системы, потому что здесь они стали использоваться позже, чем в Европе, соответственно, европейским странам сложнее обновлять и менять то, что у них уже давно установлено.

Директор по развитию M-Files в России Светлин Савов посвятил свое выступление интеллектуальной обработке информации.

По его словам, ее основными изъянами являются множество мест хранения данных, что приводит к долгому поиску нужных сведений (до 30% рабочего времени), и сложность информационных систем, из-за чего работа с ними становится неудобной.

Разрешить эти трудности Савов предлагает с помощью организации информации по содержанию, а не по месту хранения, использования простого интерфейса и легкого поиска, единого доступа к базе данных и использования технологий искусственного интеллекта.

Во время круглого стола, посвященного проблемам организации эффективного юридически значимого документооборота, среди прочих обсуждаемых вопросов наиболее острым оказался вопрос использования облачной электронной подписи.

Дело в том, что в компании помимо ее владельца к ней могут иметь доступ секретарь или бухгалтер, что может вести к ошибочному подписанию тех или иных документов. Если же у них нет к ней доступа, то он всегда все равно есть у администратора. Участники круглого стола пришли к выводу, что ключ к подписи должен быть у одного человека, его нельзя распространять.

Другие лица могут пользоваться им по доверенности. Также для нее и простой подписи можно создать специальные правила, определяющие, кто и в каких ситуациях может их использовать.

Управляющий партнер компании CryptoDNA Кирилл Шмидт рассказал о том, как, по его мнению, может пригодиться блокчейн в электронном документообороте. Спикер охарактеризовал блокчейн как сочетание технологий, которые обеспечивают неизменность данных, и экономических стимулов внедрения основанных на этих технологиях решений. Благодаря этому у него есть следующие преимущества:

• автономность;
• децентрализованность (систему невозможно взломать, и у нее нет издержек, например, не надо платить контрагенту);
• неизменность информации (документ «не помнется», никто не сможет дописать лишнего);
• прослеживаемость операций (в системе всегда можно увидеть, кто что и когда изменил;
• одна «точка правды» (в «обычной» жизни у бухгалтерии один вариант результатов продаж, у топ-менеджеров — другой и т.д.).

При этом, конечно же, технология имеет и свои недостатки. Та же неизменность информации в иных случаях оборачивается минусом — нельзя записать даже действительно необходимые и всеми признанные правки.

Есть проблемы и с конфиденциальностью данных, и отсутствием нормативной базы, которое не позволяет уверенно использовать технологию. Понимая влияние изъянов технологии, следует использовать тот или иной ее вариант.

Это может быть публичный блокчейн (такой, например, как тот, что положен в основу биткойна), где каждый записывает блоки информации и каждый может прочитать. Приватный блокчейн, где каждый записывает, но далеко не всякий имеет доступ к чтению (можно применять в госуслугах).

Наконец, корпоративной блокчейн, когда есть ограничения как на запись, так и на чтение информации. Чем более открыт блокчейн, тем он безопаснее (информацию невозможно изменить). Однако чем более он закрыт, тем он подконтрольней, меньше потребляет ресурсов, легче устанавливается.

При этом теряется неизменность и с нею — безопасность. Но можно попробовать найти компромисс, считает Шмидт; один из предложенных им подходов — «фотографировать» состояние системы на корпоративном блокчейне и отправлять «снимок» в базу данных на публичном блокчейне в целях безопасности.

Источник: /zen.yandex.ru/media/id/59e5a4e9482677df42555f32/5a549b4ffd96b10400a8f09d

Обзор систем электронного документооборота

Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры.

С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач.

Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.).

СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др.

Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии.

В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%.

В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития.

Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.

В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках сэд

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка.

Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки.

По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики.

Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым.

Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях.

Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
• Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2009);

Источник: /ixbt.com/soft/sed.shtml

Электронный документооборот: как оформить?

Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. Кто-то перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.

Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота

Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.

• Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.
• ТаблицаПлюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы электронного документооборота	Минусы электронного документооборота
Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита	Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам

Вместе с тем, электронный документооборот развивается все больше. И для этого есть предпосылки.

Во-первых, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.

Во-вторых, электронный документооборот принят в бухгалтерском учете. Согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В-третьих, в 2017 году электронный документооборот получит еще большее развитие в судопроизводстве. Так, многие привыкли к тому, что решения судов публикуются в электронном виде в сети Интернет.

В-четвертых, электронные технологии плотно вошли в нашу жизнь в части применения электронного документооборота в тендерной документации, проведении электронных аукционов. Согласно статье Федерального закона от 05.04.2015 № 44-ФЗ (ред. от 03.07.

2016) «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» под аукционом в электронной форме (электронным аукционом) понимается аукцион, при котором информация о закупке сообщается заказчиком неограниченному кругу лиц путем размещения в единой информационной системе извещения о проведении такого аукциона и документации о нем, к участникам закупки предъявляются единые требования и дополнительные требования, проведение такого аукциона обеспечивается на электронной площадке ее оператором.

Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.

Как ввести электронный документооборот?

На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется приказом по предприятию.

Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование документов внутри компании, к таким особенностям можно отнести согласование документов между отделами, постановка на контроль, подписание руководством и хранение архивных документов.

1. На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.
2. Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
3. Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

1. получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
2. позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
3. позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
4. создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

1. ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
2. для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям (статья 5 Федеральный закон от 06.04.2013 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи». Однако очень во многих случаях документы требуется для целей безопасности именно усиленная квалифицированная подпись.

Третьим этапом будет выбор специального удостоверяющего центра. для выбора компании, специализирующейся на электронном документообороте, важно оценить удобство работы именно с определенной компанией. Важно установить стоимость предоставляемых услуг, возможность дополнительных функций, а также услуг по электронному документообороту, также важно установить, какую ответственность несет компания — удостоверяющий центр, в случае технических сбоев и проблем в ведении документооборота.

На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.

Пятым этапом является заключение договора с удостоверяющим центром. Согласно статье 2 Федерального закона от 06.04.2013 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.

2015) «Об электронной подписи» удостоверяющий центр — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции.

Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом.

Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?

При заключении договора с удостоверяющим центром необходимо обратить внимание на правовой статус удостоверяющего центра.

Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется при условии, в частности, выполнения им требований о наличии финансового обеспечения ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр, в сумме не менее чем 1,5 млн руб.

Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.

Предмет договора следует из закона «Об электронной подписи».

Удостоверяющий центр:

1. создает сертификаты ключей проверки электронных подписей и выдает такие сертификаты;
2. устанавливает сроки действия сертификатов ключей проверки электронных подписей;
3. аннулирует выданные этим удостоверяющим центром сертификаты ключей проверки электронных подписей;
4. выдает по обращению заявителя средства электронной подписи;
5. ведет реестр выданных и аннулированных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей;
6. устанавливает порядок ведения реестра сертификатов;
7. создает по обращениям заявителей ключи электронных подписей и ключи проверки электронных подписей;
8. проверяет уникальность ключей проверки электронных подписей в реестре сертификатов;
9. осуществляет по обращениям участников электронного взаимодействия проверку электронных подписей;
10. осуществляет иную связанную с использованием электронной подписи деятельность.

Ответственность удостоверяющего центра наступает в случаях:

1. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, вытекающих из договора оказания услуг удостоверяющим центром;
2. неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей (п.3 статьи 13 Федерального закона от 06.04.2013 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи»).

В качестве дополнительных условий договора с удостоверяющим центром может быть предусмотрено страхование.

Как организовать электронный документооборот внутри компании?

Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью.

А это значит, что нужен специалист, который отвечает за электронные скан-копии, а на рабочих местах руководителей должно быть установлено специальное программное обеспечение, позволяющее подписывать документы.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.

Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.

Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

Проще всего организовать электронный документооборот с органами власти, например, с налоговой службой. для этого также необходимо получить электронную подпись и заключить договор с удостоверяющим центром. Чаще всего налогоплательщики предоставляют в налоговый орган декларации, пояснения, счета-фактуры.

В качестве «обратной связи» документы формируются налоговой в соответствии с Приказом ФНС России от 15.04.

2015 № ММВ-7-2/149@ «Об утверждении Порядка направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи и о признании утратившими силу отдельных положений приказа Федеральной налоговой службы от 17.02.2013 № ММВ-7-2/169@».

К таким документам относятся:

1. требования о представлении пояснений;
2. уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
3. уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
4. налогового уведомления;
5. решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
6. решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
7. решения о проведении выездной налоговой проверки;
8. иные документы.

Таким образом, если говорить о внутрифирменных электронных документах, то их обращение будет регулироваться внутренними локальными актами, если говорить о взаимоотношениях с контрагентами, то такие взаимоотношения регулируются сторонами, а если документооборот организуется с органами власти, то органы власти будут действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной компании.

Как организовать хранение электронных документов?

Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, далее — Правила). В данном документе впервые устанавливаются правила хранения электронных документов.

Каким образом необходимо хранить документы?

Во-первых, необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Во-вторых, необходимо сформировать дела. для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые — в течение 4 лет.

В-третьих, необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, «Графики учета рабочего времени. Электронные документы».

• В-четвертых, нужно заархивировать документы.
• Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно: — выгрузить из электронной системы (если документ создается в каком-либо специальном программном продукте); — защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;
• — записать на носитель информации.

Источник: /klerk.ru/buh/articles/455021/