Номенклатура и порядок хранения документов в организации — что следует знать каждому руководителю

Любой документ организации нужно хранить в течение того или иного срока. Рано или поздно организация «дорастет» до архива, а пока этого не произошло, следует организовать в ней систему хранения документов.

Можно, конечно, складывать все отработанные бумаги в отдельном кабинете, но без должного порядка это будет не архив, а гора бумаги, разобраться в которой и что-то найти будет ох как сложно.

Отправной точкой системы хранения документов организации является номенклатура дел.

Ничего сложного в номенклатуре дел нет. Было бы желание. Ниже мы подробно и поэтапно расскажем, как ее создать.

Дорогие читатели! Большая просьба: не нужно просить меня определить сроки хранения для тех или иных документов. Такие комментарии я даже не показываю на этой странице. Как установить сроки хранения документов, вы прочитаете, перейдя по ссылке. Спасибо за понимание ????

Школа Отличного секретаря:

видеоурок Составляем номенклатуру дел

Что такое номенклатура дел?

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-20013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Если говорить простыми словами, номенклатура дел – это перечень всех дел, которые создаются в организации, выстроенный по отделам. Номенклатура в архиве выполняет три функции, а именно:

• закрепляет наименования дел;
• присваивает уникальный код каждому делу;
• определяет для каждого дела индивидуальный срок хранения.

Чем отличается дело от документа?

Почему далее мы будем говорить о делах, а не о документах? Дело – это единица учета. Одно дело может содержать несколько документов. Так, исходящее и входящее  письма – это разные документы, а дело «Переписка с ООО «Северный ветер» включает в себя и входящие, и исходящие, но только относящиеся к переписке с ООО «Северный ветер».

Приказ по основной деятельности – это документ, и дело «Приказы по основной деятельности» состоит только из приказов.

Может быть дело «Документы к проекту строительства Объекта №5», в которое будет входить несколько видов разных документов: и письма, и проект, и черновики проекта, и служебные записки, и программы, и договоры, и многое другое.

Для чего нужна номенклатура выяснили, теперь можно приступать к ее созданию.

Этап первый. Сбор информации.

Перед тем, как составлять номенклатуру дел, необходимо четко знать, какие документы создаются в организации и в течение какого времени требуется их хранить.

Как это определить? Провести опрос. Для этого составляем опросный лист, с которым заходим в каждый отдел компании, и с помощью начальника отдела или его заместителя заполняем его. Пример опросного листа приведен ниже.

Вы можете воспользоваться им или на его основе разработать собственный. Для тренировки можно начать со своего отдела. К примеру, секретарь, занимающийся созданием номенклатуры дел, может составить перечень документов секретариата.

Может быть, это поможет скорректировать форму опросного листа.

Скачать опросный лист для оценки документационного фонда компании (.xlsx, 11 КБ)

Образец заполнения опросного листа (.pdf, 216 КБ)

Отсеиваются черновики, копии, получаемые из других отделов и подобные легко заменяемые и ненужные уже бумаги. Остаются только оригиналы документов.

На этом же этапе вы узнаете, какие дела образуются в этом отделе. Так вы получите полный список дел, которые войдут в номенклатуру.

Этап второй. Нумеруем структурные подразделения.

Здесь нет ничего сложного. Для начала надо раздобыть список всех департаментов, отделов, управлений, служб, которые имеются в вашей компании. Он есть в отделе кадров. Далее, начиная с самого главного (конечно же, Руководства), начинаем присваивать отделам порядковые номера.

Руководство – 1, Бухгалтерия – 2, Управление по работе с персоналом – 3, Управление по связям с общественностью – 4 и так далее. Здесь не важна последовательность, главное учесть всех. Даже если служба, отдел или управление не указали в опросном листе ни одного документа, в списке они быть должны.

Кстати, отсутствие документов в отделе – это очень большая редкость и скорее исключение из правил, так что наверняка они там есть, хотя бы электронные.

Этап третий. Создание номенклатуры дел.

«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., уже предусмотрели все, что необходимо для номенклатуры. Используется именно эта форма:

• Давайте посмотрим, для чего предназначена каждая графа.
• Индекс дела – буквенный, цифровой или буквенно-цифровой уникальный индекс, который имеет каждое дело.
• Наименование дела – это заголовок дела, вносимого в номенклатуру.
• Количество единиц хранения – измеряется в томах, указывает, сколько томов дела накопилось за год; соответственно, эта графа заполняется после окончания календарного года, обычно в конце января.
• Срок хранения и № статей по перечню – указывает, в течение какого периода времени (чаще всего лет) будет храниться дело, а также содержит ссылку на нормативный документ, которым этот самый срок установлен.
• Название раздела – название структурного подразделения и присвоенный ему номер.

Далее просто заполняем форму. По порядку, по подразделениям вписываем в нее абсолютно все дела, которые будут храниться.

Те подразделения, деятельность которых не предусматривает учет и хранение документации, все равно вписывается в эту форму. Ведь вероятность того, что документы могут появиться, существует.

Для таких подразделений оставляют несколько пустых строчек, на всякий случай.

Впрочем, несколько пустых строк рекомендуется оставлять для каждого структурного подразделения, потому что в течение года могут появиться новые дела.

Как установить срок хранения дела?

На сегодняшний день в России действуют два перечня документов с указанием сроков их хранения:

1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558).

Можно назвать его основным. В первую очередь сроки хранения ищем в нем.

Источник: /thebestsecretary.ru/?p=3314

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

• группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
• используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
• используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
• применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
• в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

• разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
• поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю.

И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ.

Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге.

Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно.

Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений.

Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

• в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
• в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
• в архиве организации,
• рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

Евгения Полоса

К записи 683

Источник: /delo-ved.ru/deloproizvodstvo/nomenklatura-del/nomenklatura-del-organizasii.html

22. Организация хранения документов

В
понятие делопроизводство входит
кроме документирования информации и
организации документооборота, также
хранение и использование документов в
текущей деятельности предприятия.

Данный
вид хранения называют оперативным, при
этом оперативное хранение можно
подразделить на два подвида:

• хранение документов в процессе их исполнения;
• хранение исполненных документов.

Документы
во время их исполнения должны храниться
у исполнителя в специальных папках с
надписями «Срочно», «На исполнение»,
«На подпись» и т.д. На папках
указываются также фамилия, инициалы,
телефон исполнителя.

Исполненные
документы должны подшиваться и храниться
в делах в соответствии с номенклатурой
дел. По ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство
и архивное дело.

Термины и определения» дело –
это совокупность документов или документ,
относящихся к одному вопросу или участку
деятельности, помещенных в отдельную
обложку, а номенклатура
дел представляет
собой систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в организации,
с указанием сроков их хранения, оформленный
в установленном порядке.

Требования,
предъявляемые к номенклатуре дел,
изложены в части 3.4 Основных правил
работы архивов организаций, одобренных
решением Коллегии Росархива от 6 февраля
2002 г.

• Группирование
  исполненных документов в дело в
  соответствии с номенклатурой дел и
  систематизация документов внутри дела
  называется формированием
  дела.
• Дела
  формируются в организациях при
  централизованном ведении делопроизводства
  – службой документационного обеспечения
  управления (ДОУ), при децентрализованном
  – как структурными подразделениями
  (лицами, ответственными за ДОУ), так и
  службой ДОУ.
• При
  формировании дел необходимо соблюдать
  следующие основные требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год и др.);
• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Более
подробно порядок формирования дел
описан в части 3.5 Основных правил работы
архивов организаций.

Кроме
формирования дела предусмотрен также
процесс его оформления, который должен
осуществляться по правилами, изложенным
в части 3.6 Основных правил работы архивов
организаций.

Дела
постоянного и долговременного хранения
(свыше 10 лет), включая документы по
личному составу, должны передаваться
для хранения в архив организации не
позднее чем через три года после их
завершения в делопроизводстве.

Подробнее порядок комплектования архива
организации и передачи в него дел описаны
в частях 3.1, 3.2, 3.3 и 3.7 Основных правил
работы архивов организаций.

Дела
временного хранения (до 10 лет включительно),
как правило, на хранение в архив
организации не передаются: они хранятся
в подразделениях и по истечении сроков
хранения подлежат уничтожению.

В
последние время наряду с хранением
документов (на бумаге), сформированных
в дела, многие организации стали применять
и электронные хранилища.

Создание данных
хранилищ позволяет упросить использование
документов в текущей деятельности, так
как работу с документом могут производить
несколько сотрудников одновременно, а
доступ к документу осуществляется в
течение нескольких секунд в соответствии
с правами сотрудника.

Из этого можно
сделать вывод, что использование
электронных хранилищ документов
позволяет повысить оперативность
выполнения заданий и должностных
обязанностей.

Создавать
такие электронные хранилища документов
лучше только в тех организациях, в
которых не эксплуатируются системы
автоматизации документационного
обеспечения управления, а их внедрение
не планируется. В своем большинстве
системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют
при регистрации документа сохранять
файл с его образом в специальном
хранилище.

Источник: /studfile.net/preview/4112627/page:6/

Организация хранения документации в организации

Введение

Актуальность темы.

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними.

Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив.

Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

• Целью работы является проследить процесс хранения документов в организации.
• Цель работы определяет следующие задачи:
• 1. Раскрыть значение номенклатуры дел
• 2. Рассмотреть порядок формирования дел
• 3. Изучить условия хранения документации
• 4. Проанализировать порядок обработки дел для последующего хранения
• 5. Выявить правила проведения экспертизы ценностей документов
• 6. Рассмотреть порядок оформления дел
• 7. Изучить процесс сдачи дел в ведомственный архив
• Объектом исследования являются документация организации.
• Предмет исследования – система обеспечения сохранности документации в организации.
• Источниковая база

Основные аспекты хранения документации в организации изложены в законодательно-нормативных документах: ГОСТ 17914–72 «Обложка дел длительных сроков хранения.

Типы размеры и технические требования», ГОСТ 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», «Единая государственная система делопроизводства.

Основные положения», «Основные правила работы государственных архивов», «Основные правила работы ведомственных архивов», «Основные правила работы архивов организации».

Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы: унификация и стандартизация документов; рациональная организация документооборота; организация труда делопроизводственного персонала; механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.

Государственный стандарт 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает для каждого понятия один стандартизированный термин. Это приводит к одинаковому пониманию того или иного термина в области делопроизводства и архивного дела.

1. «Основные правила работы ведомственных архивов»: определяют задачи и функции ведомственных архивов по обеспечению ведомственного хранения документов; правовой статус, задачи и функции экспертных комиссий организаций; общие требования к созданию оптимальных условий хранения документов; требования к составлению и порядок оформления годовых разделов сводных описей дел организаций; рассматривают вопросы разработки, порядка согласования и утверждения номенклатур дел; вопросы подготовки и передаче документов в ведомственный архив; вопросы классификации документов, находящихся на ведомственном хранении.
2. Степень изученности темы
3. Всю имеющуюся по теме литературу можно условно разделить на три группы: труды, носящие общий, обзорный характер; публикации, рассматривающие данную тему как глубоко теоретический вопрос; работы, имеющие полезное практическое значение.

К первой группе можно отнести исследования: Соколова В.С., Петелина В.Г., Непогоды А.В., Сергазина Ж.Ф. Данная группа дает представление о сохранности документов в организации, главные понятия и основные положения.

Теоретические основы организации хранения документации в организации были затронуты в работах таких научных деятелей, как: Андреева В.И., Кузнецова Т.В., Уфинов С.С., Вигер А.М. Здесь подробно рассматриваются теоретические вопросы, касающиеся темы, затронуты детали и частные возможные случаи.

Работы, имеющие полезное практическое значение, таких авторов, как: Крайская З.В., Булюлина Е.В., Смирнова Е.П., Стяжкина Т.А. Данные работы имеют высокое значение для наилучшего изучения темы.

Горфейн Г.М. в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.

Труды Охотникова А.В. «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов.

Исследование «Делопроизводство» Стенюкова М.В. подробно раскрывает этапы работы с документами. Одним, из которых является этап – текущее хранение документов. Так же в данном исследовании рассматривается классификация документов по различным основаниям.

Работа Кирсановой М.В. «Современное делопроизводство» послужила информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных работе очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.

1. Организация хранения документации

1.1 Номенклатуры дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов.

После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функция документа как накопление и хранение информации.

Документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.

Государственный стандарт дает определение дела как «совокупность документов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку».

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел – «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Во-вторых, каждое дело, включенное номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

В-третьих, номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре входит составной частью в регистрационный индекс входящего и исходящего документов.

В-четвертых, классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. В-пятых, номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками храпения до 10 лет включительно.

В-шестых, номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения со сроками хранения свыше 10 лет. В-седьмых, номенклатура дел имеет и справочное значение при изучении структуры учреждения.

Общие требования к составлению и оформлений номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах: «Государственной системе документационного обеспечения управления», «Основных правилах работы ведомственных архивов», «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации». Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают несколько видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел отдельной организации, фирмы, учреждения, предприятия), примерные и типовые.

Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом или отдельно для каждого структурного подразделения.

Сводная номенклатура, как классификационный справочник, имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений.

Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций.

Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения.

Основные правила работы ведомственный архивов указывают, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых вделопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Источник: /mirznanii.com/a/18668/organizatsiya-khraneniya-dokumentatsii-v-organizatsii

Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов

При определении порядка хранения документов бухгалтер должен руководствоваться нормативными актами из разных отраслей права. Среди основных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и сроки хранения бухгалтерских документов, можно выделить следующие:

• Действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105.
• Основные правила работы архивов организации (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.02);
• Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558).

Как определить сроки хранения

Для установления сроков хранения бухгалтерских документов в первую очередь следует ознакомиться с Перечнем типовых управленческих архивных документов. Он представляет собой обновленную версию более раннего перечня и включает в себя типовые архивные документы организаций (независимо от формы собственности) с указанием сроков хранения.

Все документы перечня сгруппированы по разделам, соответствующим общим для большинства организаций управленческим функциям. В частности, раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность», поможет бухгалтеру определить сроки хранения документов своего отдела.

Помимо этого, для быстрого определения сроков хранения бухгалтерских документов можно использовать бесплатный интернет-сервис «Архивист-Онлайн», который выполняет поиск заданного документа (с указанием срока хранения) по трем основным перечням, включая последний типовой перечень от 25 августа 2010 года.

Требования закона о бухучете

Не стоит забывать и о том, что с 1 января 2013 года в силу вступил Федеральный закон от 06.12.

11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, причем, эти сроки не могут быть менее пяти лет после отчетного года (ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). Отметим, что в пункте 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н), содержится аналогичное требование. 

Требования Налогового кодекса

В соответствии с Налоговым кодексом РФ, налогоплательщики обязаны хранить данные бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет. Это относится к документам, которые служат подтверждением важнейших финансовых операций: получение дохода, уплата (удержание) налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Требования к ООО и акционерным обществам

Открытые и закрытые акционерные общества должны обеспечивать сохранность документов, которые образуются в их деятельности, руководствуясь Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.

03 № 03-33/пс). Общества с ограниченной ответственностью могут найти нормы о хранении своих документов в статье 50 Федерального закона от 08.02. 98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

В ней перечислены учредительные и иные организационные документы, подлежащие обязательному хранению.

Сроки хранения электронных документов

Важно отметить, что под архивным хранением бухгалтерских документов понимается не только хранение данных на бумажных носителях.

Согласно статье 5 Федерального закона об архивном деле, включение документов в состав архивного фонда не зависит от способа создания документа и вида носителя.

Документы учетной политики и стандарты организации, а также другие документы и средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности цифровой электронной подписи, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они последний раз были использованы для составления бухгалтерских отчетов (п. 2 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Способы хранения бухгалтерских документов

Чтобы обеспечить надлежащую сохранность архивных документов, некоторые организации прибегают к созданию собственного архива.

Это право закрепляется за коммерческими и некоммерческими организациями положениями Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

При этом у них остается свобода выбора способа хранения бухгалтерских документов — в своем архиве или на территории специализированно архивной компании. Рассмотрим подробнее оба варианта.

Организация собственного архива

Если руководство приняло решение хранить документы своими силами, то оно должно выделить под архив отдельное помещение, оснащенное средствами хранения документов (например, полками или стеллажами), системой безопасности, а также системой климат-контроля для соблюдения температурно-влажностного режима.

Кроме того, исходя из общей практики хранения архивных документов, можно дать несколько советов по созданию собственного архива:

• Если в помещении будущего архива слишком много света, то на окнах нужно повесить светонепроницаемые шторы или жалюзи. В противном случае важнейшие документы организации могут выцвести и испортиться раньше истечения сроков их хранения.  
• Если помещение архива находится на первом или цокольном этажах на оконные проемы рекомендуется поставить металлические решетки. Кроме того, в целях предотвращения несанкционированного доступа в архиве можно установить металлическую дверь.
• Необходимо разработать номенклатуру (систематизированный перечень) хранящихся в архиве дел. Номенклатура дел позволит сотрудникам организации сэкономить время при поиске необходимых документов. Копия разработанной номенклатуры дел должна храниться непосредственно в архиве организации.
• Следует разработать регламент выдачи документов из архива. Не стоит выдавать бухгалтерские документы из бухгалтерии или архива организации сотрудникам других структурных подразделений. В некоторых случаях документ может быть выдан по мотивированному запросу с разрешения главного бухгалтера.

Внеофисное хранение бухгалтерских документов

Сегодня на рынке архивных услуг большой популярностью пользуется сервис внеофисного хранения документов. При пользовании сервисом функции хранения бухгалтерских и иных документов передаются в руки профессиональной архивной компании.

Профессиональные архивохранилища оснащены современным оборудованием и выполняют все требования законодательства, предъявляемые к архивам.

В этом их главное отличие от собственных архивов организаций, которые, как правило (особенно в небольших организациях) находятся в весьма запущенном состоянии, поскольку на них не хватает ни средств, ни времени сотрудников.

К внеофисному хранению документов обычно обращаются в тех случаях, когда необходимо освободить часть дорогого офисного пространства и снизить издержки, которые связаны с созданием собственного архива и его последующим обслуживанием (аренда площадей, зарплата архивного сотрудника и др.). А для бухгалтера главным преимуществом внеофисного хранения является снижение непрофильной нагрузки за счет передачи обязанностей по работе с документами (создание архива, систематизация документов, поиск, копирование и т п.) специалистам архивной компании.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов — собственный архив или внеофисное хранение — определяется финансовыми возможностями организации и особенностями ведения документооборота.

Как показывает российская практика, при правильном выборе архивной компании внеофисное хранение документов может стать более выгодным с точки зрения финансовых затрат на этапе создания и дальнейшего содержания архива.

Штрафы за нарушение порядка хранения бухгалтерских документов

Если документ был утерян или его содержание стало недоступным для использования, в случае архивной проверки (подробнее о ней см. «Архивная проверка: опровергаем опасные стереотипы») или визита налоговой инспекции, проверяющие могут оштрафовать организацию или ее должностных лиц — руководителя и главного бухгалтера. Административный штраф в размере от 300 до 500 руб.

может быть назначен должностному лицу за несоблюдение правил хранения документов (ст. 13.20 КоАП РФ). Если же по причине отсутствия документов более чем на 10% было искажено содержание бухгалтерской отчетности, бухгалтер или руководитель могут быть оштрафованы на сумму от 2 000 до 3 000 руб. за грубое нарушение порядка хранения документов и правил ведения учета (ст. 15.

11 КоАП РФ).

Самой «дорогой» потерей для организации может стать утрата документов, на основании которых ведется налоговый учет.

К таким последствиям приведет отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета.

В случае утраты первичных документов руководитель организации должен назначить комиссию по расследованию причин утраты (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105).

В ситуациях, когда бухгалтерские документы были утеряны в результате форс-мажорных обстоятельств (например, стихийное бедствие) или противоправных действий третьих лиц (кража, умышленный поджог), данный факт должен быть подтвержден сотрудниками соответствующих органов. Так, при пожаре таким подтверждением является справка службы пожарного надзора, в случае хищения документов — справка из полиции.

Уничтожение бухгалтерских документов

Первым этапом процедуры уничтожения документов является оценка документов организации с целью установления сроков их ранения. Для экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архив должна быть сформирована постоянно действующая экспертная комиссия.

Обычно в состав экспертной комиссии, утверждаемой руководителем, входят специалисты разных структурных подразделений организации, которые могут определить ценность  документов и принять решение об уничтожении тех документов, сроки хранения которых истекли.

При ликвидации организации необходимо также создать экспертную комиссию для экспертизы и последующего упорядочивания архивных документов ликвидируемой организации с целью передачи на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом) или уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, то уничтожение бухгалтерских документов производится без согласования с архивными органами. В таких организациях документы, подлежащие уничтожению, определяются после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу — после подписания руководителем.

После того как экспертная комиссия провела экспертизу ценности бухгалтерских документов, ей необходимо подготовить акт о выделении дел к уничтожению, который содержит список документов с истекшими сроками хранения. Единой формы акта о выделении дел к уничтожению нет, и организация должна разработать, а затем утвердить его в индивидуальном порядке.

Общая процедура уничтожения документов установлена в пункте 9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007» (утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.07 № 28-ст).

Обратите внимание: документы могут быть уничтожены только при условии проведения инвентаризации за указанный период. Если инвентаризация не проводилась, проводить уничтожение нельзя.

Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). К примеру, для дел, составленных в 2010 году, срок хранения начинается с 1 января 2011 года.

Кроме того, бухгалтер будет избавлен от необходимости выполнять работу, выходящую за рамки его прямых обязанностей, а документы (включая акт о выделении дел к уничтожению) будут отвечать всем требованиям законодательства. Напоследок отметим, что уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения влечет административную ответственность.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов бухгалтер может быть оштрафован на основании статьи 13.20 КоАП РФ.

Источник: /Buhonline.ru/pub/beginner/2013/8/7672

Хранение документов организации

Описание: Номенклатура дел — представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Номенклатуры дел — систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке.

• Дата добавления: 2015-01-17
• Размер файла: 16.81 KB
• Работу скачали: 13 чел.

Поделитесь работой в социальных сетях

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск

ЛЕКЦИЯ 5. Хранение документов организации.

1.  Составление номенклатуры дел.
2.  Формирование дел.
3.  Хранение документов.

1.   Составление номенклатуры дел.

1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
2. Номенклатура дел — представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.
3. Номенклатуры дел  — систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке.
4. Назначение:

•  Группировка исполненных документов в дела, их учет и обеспечение сохранности.
•  Включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки.
•  Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.
•  Необходима для правильного формирования документов в дела, учета дел и оперативного их использования.

• ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
• Составляется: секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами или архивистом предприятия.
• Структура:
• Разделы номенклатуры — наименования структурных подразделений предприятия.

1.  Первый раздел номенклатуры — «секретариат» (индекс 1).
2.  Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости:

•  важные производственные отделы;
•  функциональные или вспомогательные службы (индексов 2, 3)

1. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия.
2. Например:
3. 1 – генеральный директор
4. 2 – заместитель директора
5. 3 – коммерческий директор

1.  Внутри разделов — заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов:

Например в индексе 01-02 (01 – соответствует секретариату, а 02 – порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

1.  В начале каждого раздела указываются документы по степени важности для деятельности предприятия документы:

•  Приказы;
•  Протоколы;
•  Переписка;
•  Другие информационно-справочные документы.

• В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки.
• Заголовки дел должны быть краткими.
• Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:
• — название вида документа
• — краткое содержание
• — дата (приказы по л/с за 2007 г.
• — слова «копия»
• В наименовании дела, содержащего переписку, указывается с кем и по какому вопросы она ведется.
• Для каждого дела указывается срок хранения.
• Порядок утверждения:

1.  Подписывается секретарем, архивистом и утверждается руководителем предприятия.
2.  Составляется в 3-х экземплярах:

1. 1 – в дело
2. 2 – рабочий
3. 3 – передается в архив.

1.  Необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

Чтобы составить номенклатуру дел, нужно хорошо знать содержание деятельности данной структурной части (учреждения).

Этапы составления номенклатуры дел:

1.  Определяется круг вопросов и категорий документов, которые должны возникнуть в деятельности структурной части в предстоящем году.
2.  Составляют номенклатуру дел – формулируют название (заголовков) дел. Одновременно по каждому делу определяется срок хранения.
3.  Определение последовательности расположения названий дел в номенклатуре.

• СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
• Формирование дел – это группировка документов в соответствии с номенклатурой дел.
• Требования к формированию дел:
• — оперативности обработки и поиска документов;
• — надежности документационного обслуживания;
• — сохранности документов.
• Особенности формирования дел:

1.  Осуществляться централизованно по месту регистрации документов.
2.  Не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.
3.  Канцелярия учреждения руководит формированием дел и контролирует его правильность.
4.  В дело помещают только исполненные документы.
5.  В дело не помещают документы не соответствующие заголовку дел, черновики, подлежащие возврату.
6.  В дела группируют документы одного документационного года.
7.  Документы внутри дела располагаются в определенном порядке.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

№	Вид документа	Порядок систематизации
1	Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления)	формируют в дела по видам документов.
2	Приказы по вопросам основной деятельности учреждений и по личному составу	группируются отдельно
3	Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело	систематизируют по номерам протоколов заседаний
4	Поручения вышестоящих органов	группируются в дела по направлениям деятельности учреждения
5	Предложения, заявления и жалобы граждан	формируются раздельно, документы в делах располагаются в алфавитном порядке
6	Переписка	группируют в дела за период календарного года
7	Переписку с правительственными и вышестоящими учреждениями	группируют по конкретным вопросам.

1. Последовательность размещения документов в личных делах:
2. 1 – внутренняя опись документов, имеющихся в деле;
3. 2 – заявление о приеме на работу, направление, представление;
4. 3 – анкета, листок по учету кадров;
5. 4 – автобиография, документы об образовании, выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
6. 5 – дополнение к личному листку по учету поощрений;
7. 6 – справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья);
8. Два способа хранения дел

Горизонтальный способ хранения	Вертикальный способе хранения
дела кладут друг на друга	дела расставляют подобно книгам на полке

• На корешках дел проставляют номера и индексы, что позволяет их находить легко и быстро.
• Выемка из дел какого-либо документа не допускается.
• В исключительных случаях с устного или письменного разрешения руководителя такая выемка может быть произведена.
• В таком случае составляют акт о выдаче документа на временное пользование по определенной форме.
• Этот акт вкладывают на место изъятого документа и хранят до возвращения последнего.
• При возвращении акт уничтожают.
• Когда выдается на временное пользование дело, заполняется карточка-заменитель.
• Дела возвращаются в тот же день.
• ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ ДЕЛ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

1.  Формирование дел заканчивается после того, как в него подшиты последние документы за прошедший год.
2.  По окончании календарного года исполненные документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив либо уничтожены.

До передачи в архив организации осуществляется оперативное хранение дел в структурных подразделениях.

Два вида оперативного хранения документов:

хранение в процессе их исполнения

хранение исполненных документов

1.  Документы во время исполнения находятся у исполнителей в специальных папках с надписями:

1. «Срочно»,
2. «На исполнение»,
3. «На подпись»,
4. «На отправку»

На папках указываются Ф.И.О. и телефон исполнителя.

1.  Дела с исполненными документами хранятся в запирающихся шкафах, сейфах. К внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Порядок размещения дел на полках шкафа должен соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.
2.  Для дел содержащих особо ценные документы, а также документы ограниченного доступа, составляется внутренняя опись. Она постоянно дополняется, в нее вписывается каждый подшиваемый в дело документ.
3.  При возникновении потребности в каких-либо документах, уже подшитых в дело, они могут быть извлечены из него лицом, ответственным за формирование и хранение дела. В таких случаях на место отсутствующего документа в дело помещается лист-заменитель.
4.  По завершении делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. В этом случае заполняется карта-заменитель и помещается на место выданного дела.
5.  Выдачу дел в другие организации может разрешить лишь руководитель

• АРХИВ ПРЕДПРИЯТИЯ
• Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.
• Для ведения архива выделяется штатная должность «архивист» или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства и архивного дела.
• Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.
• Задачи архива:
• — прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
• — информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
• — организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
• Лучше всего расположить архив в специально выделенном отдельном помещении.
• В исключительных случаях архив может занимать часть помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, в которых можно было бы обеспечить сохранность документов.
• Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного хранения должны быть сохранены в организации:
• — до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;
• — до сдачи дел на государственное хранение;
• — до ликвидации организации.
• ПОНЯТИЕ ОБ ОПТИМАЛЬНОМ СРОКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ.
• ЭКСПЕРТНАЯ КОМИССИЯ
• Оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года.
• После истечения срока использования решается дальнейшая «судьба» документы:

Передают в архив предприятия

Уничтожают

Оставляют для дальнейшего использования в делопроизводстве

Экспертной комиссии:

•  Назначается приказом руководителя предприятия и состоит из 3-х человек.
•  Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.
•  Совещательный орган.

Примерный состав ЭК:

•  зам.директора;
•  ведущий специалист;
•  секретарь-референт.

Функции экспертной комиссии

•  определения сроков хранения документов;
•  подготовка документов к архивному хранению;
•  отбор документов для уничтожения.

Определение конкретных сроков хранения документов проводится по «Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений».

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены на 2 группы.
К первой отнесены организации (министерства, комитеты, государственные органы, крупные предприятия)  в деятельности которых  создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в государственные архивы.	Во вторую группу входят предприятия, организации вспомогательного обслуживающего характера, в деятельности которых не создаются документы постоянного хранения. Наряду с перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия в которой указаны сроки хранения дел.

Сроки хранения (в зависимости от значимости документов):

•  6 мес.,
•  1 год,
•  3 года,
•  5 лет,
•  10 лет,
•  15 лет,
•  50 лет,
•  75 лет

Документы долговременного хранения:

•  документы по личному составу;
•  устав;
•  договор;
•  протоколы совета директоров.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 2 группы:

Документы, предназначенные для архивного хранения

Документы,  подлежащие уничтожению

Процедуры дополнительного оформления:  документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дел;  произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;  подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;  на наиболее важные документы (по л/с или содержащие КТ) составить внутренние описи дел;  переплести дело или прошить его;  дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела.

На документы,  выделенные к уничтожению,  составляется акт.  В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу.  Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.  Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом и архивистом.  На каждое дело составляются описи в 4-х экземплярах: — 2 в архивные органы — 2 в учреждение в качестве учетного и справочного материала.  На всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии.  Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации.  Заведующий архивом сверяет наличие дела с описью, расписывается в приеме.  Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.  Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин типа «Crocodile» не менее, чем двумя работниками предприятия.

Источник: /refleader.ru/otryfsotraty.html