Рекомендации для создания графика работы персонала, образец официального бланка

Несмотря на то, что фирменный бланк организации не является юридическим документом, он представляет собой официальный образец деловой корреспонденции, которую посылает компания. Поэтому к оформлению такого документа предъявляются определенные требования, закрепленные в соответствующем ГОСТ Р 6.30-2003.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Назначение бланка

Бланк служит основной формой для деловой переписки и используется в следующих случаях:

• при составлении исходящей корреспонденции;
• для оформления любых информационных писем контрагентов: уведомления, поздравления, коммерческие предложения и другие;
• составление приказов и распоряжений внутреннего характера;
• составление благодарностей, поздравлений сотрудников;
• составление договоров с контрагентами, частными гражданами.

Как правило, дизайн фирменного бланка любой организации прорабатывается по заранее созданному образцу.

Исходят из того, чтобы его тона, стиль, художественные элементы соответствовали торговой марке, бренду, логотипу компании или принятым корпоративным цветам.

Бланк создается в специальной программе или с привлечением специальных фирм, занимающихся оказанием дизайнерских и полиграфических услуг.

Используется он в двух вариантах:

В большей степени бланк играет представительскую роль. Организации удобно связываться со своими партнерами, клиентами или потенциальными покупателями, используя в переписке именно фирменный бланк определенного образца. К тому же это удобно с практической точки зрения: среди множества документов корреспонденцию компании можно найти очень быстро по знакам отличия.

Что содержит фирменный бланк: образец

Бланк в обязательном порядке содержит:

• полное фирменное наименование организации;
• контактные данные (адрес, телефоны, е-мейл);
• платежные реквизиты, сайт компании, ИНН, КПП указываются по желанию.

Нормативные документы не обязывают фирму создавать какой-либо логотип, товарный знак и прочие художественные рисунки. Однако чаще всего бланк – это не только сама форма с реквизитами, но и изображение логотипа ООО, ИП или другой компании, которое позволяет ей стать более заметной и соответственно, привлечь больше клиентов.

• Таким образом, в самом простом варианте образец фирменного бланка организации может выглядеть так.
• Или так.
• А в большинстве случаев используются художественные элементы, чтобы создать эффект уникальности формы: некоторые образцы приведены ниже.

Требования к оформлению фирменного бланка

Законодательство не содержит понятия «фирменный бланк», поэтому во многом при создании этой формы компания может придерживаться собственной точки зрения и воплотить любую дизайнерскую идею. Тем не менее, в ГОСТ Р 6.30-2003 приводится подробное описание требований, которые имеют рекомендательный, а не обязательный характер. Ключевые из них следующие:

1. Текст наносится разборчиво, при этом обязательно наличие таких сведений:

• полное название фирмы;
• адрес – фактический и юридический с указанием индекса и региона;
• организационно-правовая форма (ИП, ООО, ПАО, общественное объединение);
• подведомственность структуры (в случае с бюджетным организациями и органами государственной власти).

1. Формат листа А4 или А5, бумага стандартного качества, белого цвета или с неярким, светлым фоном, цвет которого оставляется на усмотрение дизайнера.
2. Отступы по полям:

• слева, снизу и сверху по 2 см;
• справа 1 см.

1. Если бланк состоит из 2 и более страниц, все они нумеруются – по центру свободного верхнего поля.
2. Бланки могут быть угловыми (в правом или левом верхнем углу) и продольными (по центру или вдоль всей правой стороны), причем к применению рекомендованы угловые бланки, поскольку в этом случае площадь листа используется наиболее экономно.
3. Если бланк предназначен для использования с зарубежными партнерами, а также в субъекте Российской Федерации, в котором наряду с русским используется местный национальный язык, запись в бланке лучше продублировать – для этого создаются специальные формы.

Отступ слева лучше предусмотреть чуть больше нормативного – 25-30 мм, поскольку во многих организациях бумажные носители подшивают в дела.

Существуют и другие классификации бланков – нередко такие формы используются не только для организации, но и отдела или конкретного должностного лица, а также для филиала (местного подразделения) компании.

Также разделение видов документов связано с их назначением – например, иногда в одной и той же организации создаются образцы фирменных бланков для конкретных документов.

Схематично все виды классификации представлены на рисунке.

Оформление бланка: практические рекомендации

С практической точки зрения следует учесть несколько советов, чтобы использование бланка было максимально удобным:

1. Фоновые изображения на поверхности бумаги применять можно, но если возникнет необходимость отправить документ по факсу, нужно иметь в виду, что они не пропечатаются и могут помешать отражению основного текста.
2. Опять же с точки зрения отправки по факсу следует учесть, чтобы шрифт был достаточно крупным и читаемым.
3. Глянцевую и мелованную бумагу лучше не использовать, потому что чернила и синяя печать могут «расползтись» по ее поверхности.
4. В электронном варианте документа лучше всего вынести всю неизменяемую информацию в колонтитулы (название, контактные данные, платежные реквизиты и т.п.) – чтобы по неосторожности ее невозможно было удалить или отредактировать.

10 простых советов, как сделать бланк привлекательным

С точки зрения дизайна и художественных элементов единых требований не существует и не может существовать. Тем не менее, есть несколько общих советов, которые позволяют оформить бланк более красиво и сделать его привлекательным.

1.      Стремитесь к простоте

С одной стороны, это очевидное требование, хотя на фоне бурного развития современных дизайнерских технологий оно приобретает особую актуальность.

Под простотой имеется в виду использование гармоничных художественных мотивов и сочетание небольшого количества (от 1 до 3) цветов. Ошибочно думать, что успех оформления бланка зависит от большого количества элементов или ярких цветов.

На самом деле, если обратить внимание на бренды мировых логотипов, их графика в своей основе имеет простые мотивы.

Следует учитывать, что и бланк, и товарный знак – это не само содержание, а средство его презентации в наиболее привлекательном виде. Поэтому если применить избыток ярких цветов, рисунков, то сам бланк просто отвлечет на себя все внимание от контента сообщения.

1. К тому же аляповатые расцветки вносят некоторую несерьезность и даже недоверие к фирме – в этой связи не стоит забывать, что этот документ относится к деловой корреспонденции для официального использования.
2. Вот пример образца фирменного бланка организации с простым дизайном.

2.      Используйте правильный графический редактор

Самые простые и при этом вполне привлекательные бланки можно разработать в обычном приложении Ms Office Word. Тем не менее, существует и множество других программ, которые позволяют эффективно обрабатывать графическую информацию и дают большие возможности выбора дизайна:

• Photoshop;
• Illustrator;
• InDesign.

Словесная формула привлекательности бланка такая: он должен обращать на себя внимание и вызывать желание взять его в руки и прочесть содержание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если профессиональные программы недоступны, вполне можно использовать Photoshop – важно только настроить разрешение не ниже 300 dpi.

3.      Расставьте приоритеты

• Следует изначально определиться, какая информация должна бросаться в глаза прежде всего и выделять ее всеми возможными методами – более крупным и/или художественным шрифтом, расположением на более видном месте.
• В приведенном ниже примере компания хочет выделить свой контактный номер – он напечатан слева крупно, а также товарный знак.

4.      Используйте дополнительные средства индивидуализации

Оригинальность – это всегда эффективное средство для того, чтобы выделиться из общего потока информации. Поэтому использование оригинальной формы, необычного сочетания цветовой гаммы всегда бросится в глаза и создаст более приятное впечатление, чем дизайн традиционной, ничем не примечательного вида.

5.      Оживите рисунок

В потоке ежедневной информации, которая в большинстве случаев имеет регламентированный характер, придание эффекта оживления за счет «очеловечивания» рисунка может оказаться очень плодотворной идеей.

6.      Не забудьте о своем бренде

Разумеется, бланк должен либо напрямую содержать товарный логотип, либо быть похожим на него своими мотивами: цветом и комбинациями графических элементов.

7.      Не экономьте на бумаге

Если чересчур экономить на бумаге, то имиджевые потери могут составить куда большие издержки. Самый правильный вариант – плотная бумага с равномерной, текстурированной поверхностью. Именно такой лист будет приятно взять в руки.

8.      Добавьте спецэффекты

Любые дополнительные средства оригинальности помогут документу выделиться на фоне прочих. В ход идет сочетание контрастных цветов на поверхности с красивыми узорами.

9.      Уделите внимание выравниванию

Несмотря на то, что в большинстве случаев применяют угловые бланки, правила форматирования текста не столь очевидны. Следует уделить им особое внимание. Можно провести опрос среди сотрудников, насколько удачен тот или иной вариант.

10. Не «размазывайте» картинку

Бланк – это официальный документ, а не рисунок, поэтому доля художественных элементов не должна превышать четверти.

Создание бланка своими руками: видео

Если времени совсем немного, и хочется сделать красивый, но в то же время простой бланк, выполнить работу можно в приложении Ms Word. Видеоинструкция поможет в этом.

А вот видеоинструкция по изготовлению формы в Photoshop.

Ответственность за использование чужого фирменного наименования

Несмотря на то, что в гражданском законодательстве нет понятия фирменный бланк, существуют такие термины:

• товарный знак;
• фирменное наименование.

Право компании на исключительное использование этих средств индивидуализации закрепляется в статьях 1474 и 1484 Гражданского кодекса. Указывать свое название и знак можно не только на бланках, но и на любых других объектах:

• вывеске;
• в рекламных объявлениях;
• любых документах внутреннего характер;
• документов для переписки с клиентами и контрагентами;
• на товарах и упаковках;
• в сети интернет (в том числе и для создания доменного имени).

Исключительное право предполагает недопустимость использования наименования и товарного знака не только такого же содержания, но и сходного. На практике доказательство сходности нередко приводится только после совершения экспертизы.

Ответственность за подобное действие предусматривается в виде возмещения всех причиненных убытков, а также прекращения применения фирменного названия и товарного знака либо их существенное изменение, которое позволит четко отделить одну фирму от другой.

По закону защищается исключительно право пользование этими средствами не только в полном, но и сокращенном виде, причем нередко сокращенная версия становится самостоятельным названием той же компании. Классический пример – Сберегательный банк, который сегодня называется только словом «Сбербанк».

Фирменный бланк – это документ, который позволит создать правильное первое впечатление о фирме, поэтому стоит хорошо поработать один раз, чтобы создать оригинальную форму на несколько лет вперед.

Скачать образцы бланков:

1. Образец фирменного бланка с реквизитами (Word)
2. Пример бланка ООО с реквизитами слева (Word)
3. Образец бланка ООО (Word)

Поделиться ссылкой:

(9

Источник: /2ann.ru/obrazec-firmennogo-blanka-organizacii/

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка — это обязательный документ кадрового учета. Вести его обязаны все работодатели, как организации (вне зависимости от организационно-правовой формы) так и ИП.

Указанный документ является внутренним локальным нормативным актом, содержащим положения о порядке приема, увольнения, поощрения работника, права и обязанности сторон трудового договора, меры дисциплинарного взыскания, режим работы и отдыха, а также иные положения, регламентирующие трудовую деятельность сотрудника.

Унифицированной формы правил трудового распорядка нет. Каждый работодатель составляет указанный документ самостоятельно, но с учетом норм трудового законодательства.

Правила подписываются руководителем с учетом мнения представительного органа работника. В случае если на предприятии или у ИП нет такого органа об этом делается пометка.

Разделы, которые необходимо включить в Правила:

• Общие положения (указание на то, на кого они распространяются, в каком порядке пересматриваются и изменяются).
• Порядок приема, перевода и увольнения работника (в том числе перечень документов, необходимых для предъявления сотрудником при устройстве на работу). Обратите внимание, что указанный перечень не должен противоречить нормам статьи 65 ТК РФ, в частности требование иных, не указанных в данной статье документов, необоснованно.
• Права, обязанности и ответственность работника и работодателя.
• Режим работы и отдыха.
• Порядок выплаты заработной платы (размер, сроки выплаты).
• Меры поощрения и взыскания, применяемые к работнику. Обратите внимание, что Трудовым законодательством установлено лишь 3 вида дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, увольнение. Установление и указание в Правилах иных наказаний неправомерно.
• Заключительные положения.

В правила внутреннего трудового распорядка также должны быть включены сведения по:

• Учету рабочего времени.
• Направлению сотрудников в командировку и учет командировочных расходов.
• Продолжительности дополнительного отпуска.
• Ознакомлению сотрудников с графиками работы (сменности).
• Иные сведения, обязательные для включения с учетом специфики деятельности работодателя.

Сведения, которые могут быть включены в Правила:

• Порядок предоставления дополнительного медстрахования и оплаты сотовой связи. Указанный раздел можно включить в Правила во избежание споров с налоговыми органами при учете затрат по налогу на прибыль.
• Порядок прохождения испытательного срока.
• Пропускной режим.
• Данные о видеонаблюдении, ведущемся на территории организации.
• Иные сведения, обусловленные спецификой деятельности работодателя.

Бланк правил внутреннего трудового распорядка

Бланк правил внутреннего трудового распорядка вы можете бесплатно скачать по этой ссылке.

Образец заполнения правил внутреннего трудового распорядка

Ниже представлен наглядный образец заполнения действующий в 2020 году:

Скачать образец (word)

Титульный лист

Источник: /malyi-biznes.ru/oformlenie-kadrov/trudovoy-dogovor/vnutrenniy-rasporyadok/

Приказ об изменении графика работы сотрудника: образец, реквизиты и правила составления

Иногда у администрации на предприятиях возникает необходимость во внесении изменений в рабочий график. Это может касаться всех работников, либо только определённой их группы. Потому и требуется составление отдельного приказа.

Почему и когда меняется режим работы сотрудника?

Многие организации делают это, например, при переходе на зимнее и летнее время. Либо при появлении рядом серьёзного конкурента. Из возможных причин – расширение, перепрофилирование производства. Иногда это происходит потому, что начали применять другие технологии.

Проработка идеи открытия собственного бизнеса предполагает создание бизнес-плана. Бизнес-план доставки пиццы вы можете найти по ссылке.

Основные понятия и образец приказа

Рабочее время сотрудников должно регулироваться только специальными приказами.

Ему должны сообщить, в какое время он может отдыхать, а в какое обязан являться на своё место. Это обязательный пункт трудового договора, требующий подписи второй стороны.

Режим труда описывается в одном из этих документов:

1. Правила по внутреннему распорядку.
2. Договор, коллективного характера, или обычный трудовой.

Под каждым из этих документов будущие сотрудники ставят свою подпись. Это значит, что они согласны с условиями труда, и всё устраивает. Нельзя в одностороннем порядке что-то изменить, а потом только по факту сообщить о совершённых изменениях.

Образец приказа об изменении режима работы вы можете скачать здесь.

В приказы об изменении рабочего режима обязательно перечисляются все сотрудники, для которых вводится новое правило.

В бумаге строго пишут о том, когда работа начинается, а когда заканчивается.

Образец приказа об изменении режима работы сотрудников.

Приказ об изменении распорядка работника: требования к содержанию

Приказ издаётся на бланке предприятия. В него обязательно надо включать следующие реквизиты:

1. Визы.
2. Подпись руководителей.
3. Основная часть текста.
4. Заголовок к тексту.
5. Номер, присвоенный документу.
6. Место издания, информация по дате.
7. Название документа.
8. Наименование самого предприятия.

Иногда необходимо подписать различные бумаги за другого человека. Пример доверенности на право подписи документов вы найдёте по ссылке.

Важно осветить не только вопросы по самим новым условиям труда. Но и, например, информацию по заработной плате в связи с изменившимся графиком.

Особенности документального оформления

Главное требование – чтобы все работники были заранее уведомлены о том, что у них сменился режим работы. Обычно об этом сообщают не позднее, чем за два месяца до того, как изменения будут внесены. Это касается даже ситуаций, когда сами изменения носят временный характер.

Если вы решили уволиться с работы, то необходимо написать заявление. Пример заявления на увольнение по собственному желанию вы можете посмотреть тут.

Уведомление также должно содержать информацию о том, почему предприятию сейчас надо перейти на данный график работы.

Нужно дать сведения о том, какими правами и обязанностями обладает каждый из сотрудников в такой ситуации. И о сроке, за который сотрудник должен дать ответ, согласиться на такой режим, либо отказаться от него.

Приказ об изменении рабочего графика в связи с производственной необходимостью.

Как оплачивается труд в случае изменения рабочего графика?

Это особенно актуально для тех, у кого временно устанавливают полный режим рабочего времени. То есть, если увеличивают продолжительность каждого рабочего дня по отдельности.

Если часы лишние, но к сверхурочным не относятся

Этот вопрос решается в части первой, 99 статье Трудового Кодекса. Она говорит о том, что статус сверхурочной работа получает, если сотрудник выполняет её по инициативе руководителя, и если сам процесс выходит за рамки продолжительности рабочего времени, установленного ранее.

Например, если в компании установлена стандартная 40-часовая рабочая неделя. Тогда работа не считается сверхурочной, если дополнительные часы укладываются в данный норматив.

Изменения режима работы в табеле: как правильно отразить?

НС или 25 – соответственно, буквенное и цифровое обозначение режима неполного рабочего времени. Это необходимо для заполнения форм №Т-12, либо документов, разработанных самостоятельно руководством компании.

Если документ неправильно заполнен, то он подлежит обязательному уничтожению. Правила проведения этой процедуры и пример акта об уничтожении документов вы найдёте в данной публикации. 

Если режим работы не полный – то оплата производится пропорционально времени, которое было отработано.

Как можно установить сменный график работы?

Соответствующие изменения сначала вносятся в правила внутреннего распорядка. Внесение изменений не требуется лишь в ситуациях, если порядок организации сменной работа был установлен ранее.

В данном случае необходимо выполнить следующие действия:

1. Начать с издания приказа о том, что такой график установлен.
2. Уведомить каждого работника минимум за 60 дней о том, что режим работы будет изменён. Уведомления оформляются только письменно.
3. Далее утверждают график сменности. Это делается не позднее, чем за месяц до того, как истекает двухмесячный срок уведомления.
4. Дополнительное соглашение с каждым из сотрудников заключается, если возражения по данному поводу отсутствуют. Время, которое фактически было отработано, проставляется в табеле учёта рабочего времени.
5. Если же кто-то не согласен, ему предлагают другое место.

Иногда такие нововведения необходимы для более эффективного использования оборудования. Или увеличения объёма выпускаемой продукции, оказываемых услуг.

Приказ о посменном режиме работы.

Графики по сменам должны быть доведены до сведения сотрудников не позднее, чем за месяц до непосредственного вступления в силу.

В правилах трудового распорядка это тоже надо отразить. Правила внутреннего распорядка для каждой из организаций выступают локальным нормативным актом, который регулируется только законодательством РФ, либо законами на уровне местной власти.

Чтобы разобраться с составлением сменных графиков работы в 1С посмотрите это видео:

Источник: /FBM.ru/bukhgalteriya/dokumenty/prikazy/8-obyazatelnykh-rekvizitov-prikaza-ob-i.html

Заявление об изменении режима рабочего времени по инициативе работника 2020: образец, как оформить?

• Время, в течение которого работник обязуется выполнять присутствовать в месте работы и выполнять свою трудовую функцию, является существенным условием труда.
• Его изменение может происходить исключительно путем оформления обязательной сопутствующей документации.
• Представленные перемены не могут устанавливаться в одностороннем порядке, однако вполне допустимы по инициативе трудящегося или работодателя при наличии обоюдного согласия.
• При наличии объективных причин работник имеет право составить заявление об индивидуальном изменении рабочего режима.

Возможно ли изменить по инициативе работника?

Законодатель устанавливает обязательство работодателя закреплять график работы в локальных нормативных актах (коллективном или индивидуальном трудовом соглашении, правилах внутреннего трудового распорядка) и ознакамливать с ним каждого работника прежде, чем подписать трудовой договор.

Такое же положение действует при внесении каких-либо изменений в трудовой режим.

Поменять рабочий график можно как по инициативе работодателя, так и по желанию самого работника, если обе стороны не возражают против представленных изменений.

Однако вносить соответствующие коррективы допустимо лишь при наличии объективных причин у стороны, которая их инициирует.  Для работника это могут быть:

• Семейные обстоятельства (наличие тяжело больных близких родственников, детей-инвалидов и т.д.);
• Наличие особенного статуса в обществе (мать-одиночка, многодетные и т.п.);
• Состояние здоровья (инвалидность, иные заболевания, не позволяющие исполнять трудовые обязанности в течении целого рабочего дня и пр.).

Важно! Любые основания, указанные работником в заявлении об изменении рабочего времени, должны иметь официальное документальное подтверждение (медицинские справки, свидетельства о рождении детей, о наличии инвалидности, выписки из Единого Реестра ЗАГСа и др.).

Обязательно ли писать просьбу?

Изменение существенных условий труда, к которым в соответствии с трудовым законодательством отнесен режим рабочего времени невозможно без наличия согласия работника.

При этом важно, что устное согласие не может считаться достаточным. Принимая нововведения в рабочем режиме сотруднику следует написать заявление – дополнение к трудовому соглашению.

Также заявление необходимо для смены режима работы в индивидуальном порядке при наличии у работника особенных жизненных обстоятельств. Документ подается руководству предприятия (организации), которое рассматривает ходатайство и принимает решение об одобрении или отказе.

В приказе об изменении режима рабочего времени для одного работника по его инициативе таким основанием является ходатайство самого сотрудника, поданного в виде заявления.

Важно! При наличии доверительных отношений между работодателем и работником встречаются случаи изменения режима работы по устной договоренности, однако. в случае возникновения трудовых споров относительно соблюдения сотрудником правил внутреннего трудового распорядка, доказать наличие согласия дирекции на отличающийся график выходов на работу будет крайне сложно.

Как оформить?

1. При наличии у трудящегося оснований ходатайствовать об установлении индивидуального графика работы, ему следует составить соответствующее заявление на имя работодателя или начальника кадрового отдела, уполномоченного рассматривать такую документацию.
2. Законодателем не представлена унифицированная форма указанного документа, однако это не лишает руководства предприятия права на установление образца заявления, необходимого к использованию на конкретном предприятии (в организации).
3. В иных случаях такую официальную бумагу составляют в произвольной форме, на бумаге формата А-4 или на фирменном бланке компании (при наличии такого):

• В шапке заявления указывается должность и личные данные лица, на имя которого оно оформляется, а также информация о самом заявителе.
• В основной части излагается суть обращения (просьба об изменении режима работы с указанием желаемых сроков вступления новшеств в силу), а также обстоятельства, лежащие в его основании.
• Далее необходимо указать норму Трудового кодекса, позволяющую просить соответствующих поправок и перечень документов, официально подтверждающих наличие причин на изменение режима работы в индивидуальном порядке.
• Внизу необходимо проставить дату составления бумаги и развернутую подпись составителя.

При составлении заявления следует придерживаться официального стиля письма, не допускать ошибок и помарок. Допускается как печатный, так и рукописный вариант представленного документа.

Скачать образец

Скачать образец заявления об изменении рабочего режима по инициативе работника – word.

Руководителю кадрового отдела

Сатыриной П.Н.

Ведущего специалиста

Паниной Р.В.

Заявление

Прошу изменить режим рабочего времени с 8.00 до 17.00 на 8.30 до 17.30 с 01.09.2021 года в связи с наличием ребенка до 14 лет (необходимость ежедневного сопровождения ребенка до школы – занятия начинаются с 08.00).

К заявлению прикладываю копию свидетельства о рождении ребенка и справку из школы о зачислении.

Источник: /azbukaprav.com/trudovoe-pravo/rabochee-vremya/doks/zayavlenie-ob-izmenenii-rezhima.html

Как правильно составить график работы сотрудников: образец

Когда меня перевели на должность руководителя, я столкнулась с необходимостью составлять график работы для своих сотрудников. Первое время я его часто путала с табелем, но теперь я хорошо понимаю отличия между этими документами.

График составляется заранее, чтобы каждый человек знал, сколько дней и когда именно он должен выйти на работу. А табель составляется уже по факту присутствия человека на рабочем месте или при его отсутствии.

И в рамках этой статьи мы с вами подробно разберем, как правильно составлять рабочие графики.

Отличия от 2017 года

Законодательство ежегодно вносит различные изменения и дополнения в порядок ведения внутренней документации не только по бухгалтерии, но и по кадровым вопросам. В текущем году также были произведены некоторые изменения. График представляет собой многокомпонентный документ, в котором содержится информация о следующем:

• норме времени, которое должен отработать человек;
• количестве дней, предназначенных для работы и свободного времени у человека в течение установленного периода;
• временных границах длительности рабочего периода сотрудника ;
• промежутках времени, предназначенных для перерыва.

Количество обязательных дней при стандартной неделе 5/2 по сравнению с прошлым годом не изменилось. Поэтому трудиться предстоит 247 дней из 365. Если сравнить график 2017 года и текущий, то можно сделать несколько выводов:

1. Общая численность календарных дней не изменилась, также осталось без изменений и количество рабочих дней.
2. Количество дней, когда законно объявлен сокращенный день на час будет 6. В прошлом году таких дней было только 3. Напоминаю, что сокращенные дни устанавливаются законодательством перед праздничными. Поэтому сотрудники могут работать на 1 час меньше, при этом им должны оплатить полный день, без необходимости дорабатывать этот час в последствии.
3. Количество выходных дней, а также праздничных, получилось одинаковое и составило 118 дней.

Данные праздники и выходные имеют значение только для таких режимов труда, где действуют стандартные рабочие недели  с фиксированными или гибкими выходными. Когда работа осуществляется посменно, выходные дни не оказывают значительного влияния на график.

Нюансы составления

Чтобы правильно оформить данный документ, надо знать, какой подход использовать. Последовательность действий должна быть следующей:

1. Надо определить конкретный период, на который будет составляться данный документ. Обычно этот календарный период округляется до определенного количества дней, например, месяц, год, квартал. Хотя иногда можно увидеть график на неделю.
2. Если в организации действует несколько рабочих режимов, необходимо разбить всех сотрудников по группам в соответствии с их режимами. В этом случае вам будет намного удобнее формировать график, и вы не спутаетесь, кто в какой день должен выходить на работу.
3. Далее надо произвести расчет рабочего времени для каждого режима. То есть вы должны определить, сколько дней должны отработать сотрудники, находящиеся на 5-тидневной системе, на гибком графике.
4. Теперь надо сгруппировать рабочие с выходными днями таким образом, чтобы соблюдалась норма отдыха в 42 часа для каждого сотрудника.

Обязательно надо учитывать определенные категории работников, которым положен сокращенный или неполный день. Для таких категорий надо рассчитать отдельно размер их трудовой недели в часах, определить количество дней, которые они должны проводить на работе. И после этого остается легко произвести расчет путем деления максимально допустимого количества часов на количество дней.

Помните, что любая норма времени, отведенного для работы, уменьшается на общее количество перерывов, когда работник фактически не трудится.

Сюда относятся такие нерабочие перерывы, как:

• больничный;
• отпуск;
• иные дни, положенные работнику по закону.

Если рассчитывать количество часов, который должен отработать обычный сотрудник при рабочей неделе 5/2, расчет будет представлять собой следующую формулу:

8 часов*247 дней- 6 часов=1970 часов, где

• 8 часов – это стандартная норма продолжительности трудового дня;
• 247 дней – это количество будней за вычетом праздников и выходных, которые официально установлены законодательством на текущий год;
• 6 часов – количество времени, которые были сокращены законодательством в качестве предпраздничных в этом году.

Таким образом, в 2019 году все сотрудники по норме должны проработать 1970 часов. Но из всего этого количества еще надо вычесть минимум 28 дней, которые положены на отпуск сотруднику. А соответственно, это 20 рабочих будней по 8 ч.  = 160 часов. Итого получается,1810 часов в среднем отработает каждый сотрудник при неделе 5/2.

Вид графиков могут значительно различаться, так как они напрямую зависят от установленного режима работы. Поэтому законодательством не установлена определенная строгая форма данного документа. Узнать об этом более подробно вы можете из представленного видео.

График

Для удобства составления этого документа я рекомендую использовать Excel, если у вас не установлена одна из специальных бухгалтерских программ, куда  сразу вносятся все данные бухгалтерского и иного учета.

При самостоятельном составлении графика я рекомендую сделать его в форме таблицы, где у вас будут следующие столбцы:

1. Номер подпункта. Тогда вам будет проще ориентироваться по самой таблице.
2. ФИО сотрудника. Сюда вы должны будете вписать весь свой штат. Я рекомендую предварительно поделить их в соответствии с их режимами. И затем вы должны оформлять их группами.
3. Должность. Она поможет вам визуально ориентироваться и контролировать правильность составленного графика и указанного режима труда.
4. Разряд. Этот столбец вам потребуется, если у вас работают сотрудники с разными разрядами и квалификациями. Если в вашей компании данная информация не учитывается, то данный столбец можно не вставлять.
5. Числа. Вы должны создать столько столбцов, сколько дней хотите включить в свой график.
6. Нормы. Вы должны посчитать нормы в днях и часах по итогу, чтобы проверить соответствие составленного графика действующим нормам законодательства.
7. Количество выходных. Здесь же учитываются и праздничные дни. Вы должны вписать их количество, чтобы видеть, сколько дней фактически ваши сотрудники будут отдыхать.

Затем в каждой ячейке вы должны заполнить, кто, когда работает и отдыхает. Я рекомендую делать это на компьютере, так как при необходимости информацию легко стереть и исправить. Если вам требуется составить этот документ в распечатанном виде, делайте это обязательно карандашом, так как нередко приходится исправлять внесенные данные.

Многие руководители не утруждают себя составлением смен для своих сотрудников. Они лишь прописывают им установленные нормы и отдают график на рассмотрение самому коллективу.

  А работники самостоятельно определяют дни, когда они будут выходить на работу. Но этот способ используется в основном при сменном режиме.

Потому что для стандартных недель 5/2 или 6/1 составление такого графика является однотипным из недели в неделю.

Хотя в некоторых случаях при гибкой неделе такая схема также может использоваться. Преимуществом ее является возможность работников самостоятельно определиться с рабочими днями, исходя из своих желаний и возможностей, а работодатель освобождает себя от лишней работы.

Но при большом штате такой метод тяжело использовать, так как каждый сотрудник будет стараться выбрать будние дни, а это может вызвать дополнительные конфликтные ситуации.

Источник: /grazhdaninu.com/trud/raznoe-v-trudovom-prave/obrazets-grafika-rabotyi.html

Пример рекомендательного письма от работодателя

Хотя по закону представлять потенциальному работодателю рекомендательные письма необязательно, на практике они повышают шанс на трудоустройство.

Документ помогает получить представление о профессиональном уровне соискателя и его надежности. Единая форма для рекомендации не разработана. Но есть общий план составления, актуальный для всех случаев.

В конце статьи можно скачать примерный образец.

Как составить рекомендацию: план

Рекомендательное письмо сотруднику представляет собой его характеристику. Оно выдается прежним работодателем. При устройстве на новое место рекомендацию стоит приложить к резюме.

Важно! Желательно на собеседовании предъявлять письмо, выданное не более года назад.

Этот документ не имеет утвержденной формы. При составлении можно ориентироваться на следующий план.

1. Данные адресата (если известен). В случае, когда сотрудник еще не подыскал новую работу, можно указать «Для предъявления по месту требования». Этот блок располагается в верхнем правом углу страницы.
2. Заголовок. Название документа следует написать на следующей строке по центру.
3. Основной текст. Сама рекомендация находится именно в этом блоке. Как пример, бывший работодатель может написать ее от первого лица и кратко описать свой опыт сотрудничества с этим человеком. Можно также перечислить его должностные обязанности, личностные особенности, карьерный рост и другие достижения.
4. Причина ухода с места работы.
5. Оценка профессиональных качеств сотрудника. Здесь бывший работодатель, основываясь на фактах, кратко подытоживает характеристику.
6. Дата и подпись.

Заверять документ должен непосредственный начальник. В некоторых компаниях такие обязанности выполняет менеджер по персоналу.

Как написать рекомендательное письмо из учебного заведения? Если характеристика составляется в вузе, документ подписывает декан и заведующий кафедрой. В случае с краткосрочными курсами или повышением квалификации рекомендацию готовит и заверяет руководитель.

Полезные советы при оформлении характеристики

Рекомендательные письма от работодателя отвечают всем требованиям для деловых документов. Это касается как оформления, так и стиля изложения текста.

При составлении стоит обратить внимание на пример рекомендательного письма и на следующие советы.

1. Предпочтительно использовать фирменный бланк организации.
2. Текст выдерживается в деловом стиле. Лучше оставить только факты и смысловые предложения без красочных речевых оборотов.
3. Нужно использовать четкие формулировки, чтобы у адресата сложилось ясное представление о профессионализме работника.
4. Объем письма в пределах одной страницы. Длинный текст тяжелее воспринимается при чтении.
5. Следует включить контактные данные работодателя, чтобы при необходимости можно было уточнить детали.
6. Рекомендуется приводить конкретные примеры достижений сотрудника.
7. Сначала по тексту стоит вписать фамилию, имя и отчество работника целиком. Далее последовательно использовать только фамилию или имя.

Нередко работники, узнав, как написать рекомендательное письмо, справляются с этим самостоятельно. Затем бланк передается работодателю. Содержание характеристики проверяется, корректируется, после чего подписывается руководством.

Правильная рекомендация: чего не стоит делать

Если правильно составленное письмо поможет соискателю произвести хорошее впечатление на потенциального работодателя, то неграмотное может, напротив, снизить его шансы.

Ранее были приведены полезные советы, как правильно написать рекомендательное письмо. Теперь рассмотрим, чего стоит избегать.

1. Крайности в описании профессионализма и личностных особенностей работника. Основная цель рекомендации предоставить объективную, преимущественно положительную информацию о человеке. Не нужно включать в письмо слишком много критики. В то же время чересчур восторженный отзыв скорее насторожит работодателя, чем прибавит шансов кандидату.
2. Приложения в виде изображений, диаграмм, использование цветных шрифтов. Деловой стиль требует сдержанной подачи информации. Поэтому подобные графические элементы, какими бы наглядными они ни были, в данной ситуации неуместны.
3. Грамматические ошибки. Они не придадут весомости ни одному документу. Чтобы избежать их, стоит сверить написание слов. Для правильной компоновки советуется взять готовый рекомендательного письма образец.

И еще один важный момент: чтобы написать рекомендательное письмо работнику, нужно ознакомиться с требованиями будущего работодателя. На основании этих данных можно разработать характеристику, сориентированную на конкретную вакансию.

Как составить основной текст

Смысловая нагрузка приходится на основной текст рекомендательного письма сотруднику. Именно в этой части описываются его должностные обязанности и отражается, как он с ними справлялся.

При написании основного текста стоит придерживаться следующих правил:

• упоминание конкретных фактов (участие в проекте, увеличение продаж на … процентов, заключение договоров с … и так далее);
• перечисление должностных обязанностей, выполняемых сотрудником;
• точное определение периода работы на предприятии;
• положительный настрой (выражается во фразах «Я рекомендую данного работника…» или «Желаю успехов сотруднику в…»);
• только правдивая информация (большинство работодателей уточняют указанные сведения).

После изложения фактов, касающихся работы на предприятии, и выражения субъективного мнения образец рекомендательного письма содержит причину ухода сотрудника. Это не обязательный пункт. Но он поможет потенциальному работодателю составить более полное представление о кандидате.

Важно! После указания причины ухода уместно выразить сожаление в связи с уходом способного работника и пожелать ему дальнейших успехов.

Как видно из примеров рекомендательных писем для сотрудников, они содержат краткое описание должностных обязанностей работника и его карьерного роста.

Работодатель может включить в характеристику личностные особенности человека, его достижения, взаимоотношения с коллегами.

Источник: /blanki.mwmoskva.ru/kadrovye-dokumenty/rekomendatelnoe-pismo-obrazec-dlya-sotrudnika-skachat-besplatno.html

Бесплатные шаблоны Excel для отдела кадров

Попробуйте бесплатную версию Smartsheet

Если вы работаете в отделе кадров, скорее всего, вам часто приходится выполнять множество задач одновременно. Ваши обязанности могут быть очень разнообразными и включать в себя не только поиск и привлечение лучших талантов, но и развитие мотивации сотрудников и управление тренингами и обучением.

Для тех, кто выполняет так много задач одновременно, очень важно построить систему, которая бы позволяла оставаться организованными и не упускать из виду ни одной детали. Для этого можно использовать шаблоны Excel.

Но как найти и выбрать самые лучшие шаблоны Excel, которые соответствовали бы вашим целям? Мы просмотрели и изучили ключевые шаблоны Excel для отдела кадров и предлагаем вам небольшое описание каждого из шаблонов, а также ссылку для скачивания. 

Мы также расскажем, как использовать шаблоны для отдела кадров в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц, с помощью которого можно, сотрудничая с коллегами, ещё больше, чем в Excel, упростить процессы управления персоналом.

Специалисты по управлению персоналом должны отслеживать и держать под контролем многочисленные получаемые резюме, сопроводительные письма, заявления и сведения о лицах, претендующих на открытые вакансии.

В зависимости от размера компании и текущего плана привлечения новых сотрудников, это может означать огромный объём работы.

Использование средства отбора кандидатов на вакантную должность поможет вам держать ключевые сведения о кандидатах и документацию в порядке, а также обеспечить положительный опыт для кандидатов и других сотрудников, участвующих в процессе найма.

 Загрузить шаблон средства отбора кандидатов на вакантную должность в Excel

 Создать средство отбора кандидатов на вакантную должность в Smartsheet

Большинство компаний имеют свою собственную политику относительно графиков работы сотрудников. Например, компания может предоставлять оплачиваемые отпуска или больничные дни.

В любом случае важно отслеживать график посещаемости сотрудников, так как информация о посещаемости может быть полезной при оценке эффективности работы во время проведения ежегодных оценок эффективности сотрудников.

Используйте этот простой шаблон учёта посещаемости сотрудников, чтобы документировать, работал ли сотрудник или брал отпуск, отсутствовал по личным причинам или болел. Можно также добавлять вкладки для каждого месяца года и таким образом вести постоянный учёт посещаемости сотрудников.

 Загрузить шаблон учёта посещаемости сотрудников в Excel

 Создать шаблон учёта посещаемости сотрудников в Smartsheet

Иметь хорошо продуманный процесс рассмотрения и оценки работы ваших сотрудников важно, чтобы гарантировать отличный уровень работы вашей компании. Сотрудники должны знать, что они правильно и эффективно выполняют свои обязанности, а также, что именно они могут улучшить в своей работы.

Такую оценку полезно проводить каждый год, а лучше – два раза в год. Использование шаблона анализа целей и эффективности работы персонала поможет управлять процессом такой оценки.

Используйте этот шаблон для документирования результатов работы сотрудника, анализа достижения поставленных целей, оценки сотрудников менеджерами, а также для создания планов профессионального развития на будущий год.

 Загрузить шаблон анализа целей и эффективности работы сотрудников в Excel

 Создать шаблон анализа целей и эффективности работы сотрудников в Smartsheet

Существует множество программных средств для планирования рабочего графика сотрудников, но иногда приятно иметь расписание работы сотрудника в виде простого графика.

Вы можете использовать этот шаблон для составления списка расписаний сотрудника в едином месте с удобным доступом, чтобы обеспечивать быстрый визуальный охват и вносить коррективы по мере необходимости.

 Загрузить шаблон рабочего расписания сотрудников в Excel

 Создать ваше ​​рабочее расписание сотрудника в Smartsheet

Прошли те дни, когда сотрудники вручную вносили время начала и окончания своей работы. Вот почему наличие у вас системы учёта рабочего времени сотрудника полезно для отслеживания количества отработанных ими часов в течение недели, двух недель или целого месяца.

Вы можете ссылаться на имеющиеся у вас данные учёта рабочего времени при начислении заработной платы. Кроме того, вы можете попросить сотрудников вести ежедневный журнал отработанного времени, что может быть полезным для отслеживания их повседневной деятельности.

Этот шаблон учёта рабочего времени сотрудника позволит вам создать и использовать один файл для каждого из ваших сотрудников и отслеживать время, отработанное этим сотрудником в течение недели, двух недель или целого месяца.

Более того, встроенные формулы позволяют быстро рассчитать общее количество часов, что упрощает процесс начисления заработной платы сотрудников.

 Загрузить шаблон учёта рабочего времени сотрудника в Excel

 Создать шаблон учёта рабочего времени сотрудника в Smartsheet

Количество часов, затрачиваемых на обучение новых сотрудников, тесно связано с тем, насколько успешным будет работа нового сотрудника в вашей компании.

Хотя время и усилия, необходимые для обучения, могут варьироваться в зависимости от типа и размера компании, иметь план обучения нового персонала в целях обеспечения быстрого и эффективного периода адаптации, — всегда хорошая идея.

 Загрузить шаблон плана адаптации нового сотрудника в Excel

 Создать план адаптации нового сотрудника в Smartsheet

Отслеживание важных дат, таких как праздники, запланированные закрытия офиса, сроки выплаты заработной платы и других выплат, позволит вам оставаться максимально организованными.

Кроме того, создав рабочее расписание по месяцам в начале года, вы будете иметь полноценное представление о том, что ожидать в течение года и сможете распланировать свои действия.

В этом простом шаблоне рабочего расписания вы можете настроить отдельные вкладки для каждого месяца, указывать важные события в календаре, а также добавлять заметки, предоставляющие подробные сведения о каждом событии.  

 Загрузить шаблон рабочего расписания по месяцам на 2016 год в Excel

 Создать шаблон рабочего расписания по месяцам на 2016 год в Smartsheet

После того, как кандидат принимает предложение на работу, начинается процесс его адаптации. Количество необходимой документации, необходимой для окончательного приёма нового сотрудника в компанию может быть просто огромным.

Именно поэтому использование списка документов для приёма на работу поможет убедиться, что все действия были предприняты вовремя. Применяйте этот шаблон для создания списка документов, необходимых для отслеживания процесса сбора и систематизации всех данных.

Шаблон также поможет держать менеджеров по найму в курсе происходящего.

 Загрузить список документов для приёма на работу в Excel

 Создать список документов для приёма на работу в Smartsheet

Предоставление сотрудникам расчётной ведомости, в электронном виде или бумажной, даёт неоспоримые преимущества как для работника, так и для работодателя.

Работнику расчётная ведомость помогает отслеживать размер компенсаций и вычетов, в то время как для работодателя расчётная ведомость важна, так как выступает доказательством правильного начисления заработной платы.

 Загрузить шаблон расчётной ведомости в Excel

 Создать шаблон расчётной ведомости в Smartsheet

В зависимости от того, сколько сотрудников работает в вашей компании, оформление справок о заработной плате может быть очень трудной задачей.

С помощью этого простого в использовании шаблона вы сможете быстро и без труда добавлять данные сотрудника, включая данные о его зарплате, сверхурочных часах, положенных ему льготах и т.д., для каждого периода начисления заработной платы.

Кроме того, создавая вкладки для каждого периода начисления заработной платы, вы сможете сохранить обновляющуюся историю выплаты заработной платы на месяц, квартал и год. 

 Скачать шаблон справки о заработной плате в Excel

 Создать шаблон справки о заработной плате в Smartsheet

Привлечение новых сотрудников является одной из главных обязанностей любого отдела кадров. Поиск, проверка и найм профессионала, подходящего для вашей команды, – крайне важные действия для обеспечения успешной работы всей вашей организации.

Именно поэтому наличие проработанного плана привлечения новых сотрудников даст вашему отделу кадров необходимые знания о доступных источниках, целях и типах найма.

Этот шаблон плана привлечения новых сотрудников организовать весь процесс с помощью имеющихся столбцов для бюджета, целей найма, статуса и комментариев.

 Загрузить шаблон плана привлечения новых сотрудников в Excel

 Создать план привлечения новых сотрудников в Smartsheet

Иногда в компании возникает необходимость перевода сотрудника с одной должности на другую или с одного проекта на другой, в зависимости от имеющихся ресурсов. Тем не менее, даже найдя нового сотрудника для первоначальной должности, скорее всего, вы не хотите потерять знания и информацию, которые накопил предыдущий сотрудник.

План переходного периода при переходе сотрудника с одной должности на другую внутри компании помогает уменьшить объём утерянной информации. Используйте этот шаблон плана переходного периода, чтобы помочь сотруднику, ранее занимавшему должность, обучить и передать знания новому сотруднику.

 Загрузить шаблон плана переходного периода в Excel

 Создать шаблон плана переходного периода в Smartsheet

На протяжении всего года вашим сотрудникам понадобятся отпускные дни, чтобы восстановить силы и оставаться продуктивными.

Однако, как же вам убедиться, что все ваши задачи продолжают выполняться, даже когда кто-то из сотрудников находится вне офиса? Используйте простой шаблон расписания отпусков, чтобы отслеживать, когда сотрудники будут находится в отпуске, сколько отпускных дней они будут брать, а также иметь под рукой подробные сведения о том, будут ли эти сотрудники доступны во время отпуска. 

 Загрузить шаблон расписания отпусков сотрудников в Excel

 Создать шаблон графика расписания отпусков сотрудников в Smartsheet

Независимо от размера или направления вашего бизнеса, имея еженедельный график работы, вы сможете способствовать тому, чтобы ваши сотрудники всегда были в курсе задач на ближайшую неделю и представляли, какое количество времени необходимо для завершения каждой задачи.

Составление рабочего расписания поможет вашей команде не упускать из виду важные текущие задачи и гарантирует, что работа будет завершена вовремя.

Используйте шаблон рабочего расписания на неделю, чтобы указывать еженедельные задачи и систематизировать их по дням недели и времени суток. 

 Загрузить шаблон рабочего расписания на неделю в Excel

 Создать шаблон рабочего расписания на неделю в Smartsheet

Создание рабочего расписания для вашей команды способствует прозрачности рабочего процесса, так как сотрудники всего в курсе происходящего. Расписание позволит вам убедиться, что у вас есть запасной вариант, когда это необходимо, и задачи продолжают выполняться.

Кроме того, члены вашей команды будет знать, когда они должны работать. Кроме того, если сотрудник не может работать в определённый день из-за конфликта расписаний, он или она может быстро получить доступ к рабочему расписанию всей команды и назначить себе замену.

Указывайте имена сотрудников для часов и дней, когда они будут работать, и создавайте непрерывную историю предыдущих недель путем добавления новой вкладки для каждой недели. 

 Загрузить шаблон рабочего расписания в Excel

 Создать шаблон рабочего расписания в Smartsheet

Smartsheet представляет собой надёжный инструмент на основе электронных таблиц для совместной работы и сотрудничества.

Заранее отформатированные шаблоны Smartsheet для управления персоналом позволяют быстрее создавать расписания, отслеживать прогресс, управлять документацией и систематизировать детали.

Кроме того, шаблоны Smartsheet очень надёжны, поэтому с их помощью легко и просто выполнять работу и предоставлять доступ к данным всей вашей команде.

Диаграммы Ганта автоматически создаются и изменяются, когда вы вносите изменения в данные, поэтому вам не требуется выполнять особую настройку каждый раз, когда вы хотите визуально отобразить процесс выполнения задач.

Вы можете легко переключаться между представлением сети, диаграммы Ганта и календаря, предоставляя доступ членам команды или внешним сотрудникам без необходимости отправлять письма по электронной почте со сложными статическими таблицами.

Мощные функции Smartsheet для совместной работы позволяют вам начинать обсуждения, прикреплять вложения, настраивать напоминания и предоставлять доступ к документам заинтересованным лицам, чтобы они могли без труда просматривать их и вносить изменения. 

Найдите лучший шаблон для отдела кадров в Smartsheet

Выбор правильного шаблона для управления персоналом имеет крайне важное значение, так как именно эти шаблоны помогут вам оптимизировать процессы и гарантировать, что вы не упустите из виду ни одной детали.

С помощью заранее отформатированного шаблона вы можете повторно использовать одни и те же процессы для следующего проекта, что существенно упростит планирование управления персоналом и создаст журнал предыдущих проектов.

Узнайте, как без труда использовать шаблон для отдела кадров. Попробуйте бесплатную 30-дневную версию Smartsheet.

Попробуйте SmartSheet бесплатно

Попробуйте бесплатную версию Smartsheet

Источник: /ru.smartsheet.com/top-excel-templates-human-resources