Создание и внедрение структуры бизнес-процессов в рамках хозяйствующего субъекта

В предыдущих статьях мы последовательно рассмотрели этапы проектирования бизнес-процессов, следуя нашей дорожной карте. Теперь настало время обсудить подходы к внедрению процессов в практическую деятельность компании. Ведь то, что написано на бумаге, должно стать работающей системой.

Когда начинать внедрение?

Прежде всего, нужно ответить на вопрос: “Когда должно начинаться внедрение бизнес-процессов?». Правильный ответ такой: «С первых шагов проектирования процессов”.

Дело в том, что процессный подход внедряется сначала в головах людей, а затем воплощается в делах. Поэтому, как только вы приступили к проектированию процессов, сразу вовлекайте в эту работу исполнителей процессов.

Важно, чтобы в их сознании начали происходить изменения в ходе коллективной работы в проекте.

Когда вы обсуждаете с сотрудниками проблемы, существующие в организации работы компании, вы готовите их к изменениям. Приходит понимание, что изменения необходимы и неизбежны. Становится понятно почему нужно внедрять процессный подход и вносить изменения в существующий порядок ведения дел.

Обсуждение с сотрудниками потребностей клиентов и методов их обслуживания приводит к осознанию того, какими должны быть процессы компании, чтобы они удовлетворяли клиентов и способствовали их лояльности.

Вовлекая сотрудников в поиск решений по наилучшей организации работы, вы делаете их единомышленниками в осуществлении организационных изменений.

Коллективное творчество по структурированию и идентификации процессов формирует у людей процессный взгляд на то, что они делают. Они видят, кто является их клиентами, и какие требования они предъявляют к их услугам. Они определяют поставщиков своих процессов и формулируют требования к результатам их работы.

• Обсуждение с сотрудниками показателей их деятельности помогает им найти количественную оценку результатов их труда и определить цели их деятельности.
• Участие сотрудников в разработке регламентов процессов и должностных обязанностей формирует у них ясность относительно выполняемых функций и порядка взаимодействия с другими исполнителями.
• Если вы прошли вместе с сотрудниками все этапы проектирования процессов, то проведение изменений, связанных с внедрением процессного подхода, не вызовет сопротивления и пройдет без значимых осложнения.

В какой форме вовлекать сотрудников в разработку процессов?

Для выявления проблем и выработки вариантов решений эффективны мозговые штурмы. Участие в этой работе сотрудников повышает их заинтересованность в проведении изменений и, вместе с тем, дает более широкий спектр мнений по обсуждаемым вопросам.

Большую пользу приносит обсуждение в коллективе результатов, получаемых в ходе проекта. По завершении каждого этапа необходимо проводить презентации результатов и инициировать ответную реакцию сотрудников. Важно, чтобы каждый член коллектива осознал, что означают лично для него предполагаемые изменения и высказал свое мнение.

Отношение сотрудников к проблемам компании и проводимым изменениям полезно определять с помощью опросов. Изучение мнения коллектива поможет своевременно обнаружить риски и внести изменения в ход проекта.

Из чего состоит внедрение?

Теперь поговорим о том, что именно нужно внедрить, какие организационные изменения произвести. Изменения обычно затрагивают следующие стороны деятельности компании.

• Изменение организационной структуры. Проектирование процессов зачастую приводит к пониманию того, какие элементы структуры компании нужно упразднить, а каких недостает для обслуживания бизнес-процессов. В этом случае соответствующие изменения вносятся в организационную структуру, проводится подбор и обучение специалистов.
• Перераспределение функций, ответственности и полномочий. В существующей организационной структуре вносятся изменения в состав функций сотрудников, уточняются их области ответственности и полномочий. Необходимые изменения вносятся в должностные обязанности и документы, описывающие организационную структуру. Для разъяснения изменений с сотрудниками проводятся обучающие мероприятия.
• Изменение процессов. В ходе структурирования и идентификации процессов нередко выявляется необходимость внесения изменений в порядок их выполнения. В этом случае корректируются регламенты процессов (если они есть) или разрабатываются новые регламенты. Регламент процесса в простейшем случае может представлять собой список функций, выполняемых исполнителями. Структуру полноценного регламента мы рассмотрим в одной из следующих статей. В любом случае порядок выполнения процесса должен быть описан в соответствии с принятым в компании стандартом; исполнители должны быть обучены и мотивированы к сознательному выполнению регламента процесса. Под мотивацией здесь понимается не столько материальное стимулирование, сколько воспитание осознанного отношения к выполняемой работе, которое достигается прежде всего вовлечением сотрудников в совершенствование процессов.
• Изменение показателей деятельности. Внедрение процессного подхода всегда приводит к переосмыслению показателей деятельности сотрудников и созданию новой системы KPI. Если сотрудники участвовали в разработке показателей, этап разъяснения и обучения не вызовет значимых проблем.
• Изменение системы вознаграждения. Следствием преобразования системы показателей становится изменение системы премирования. Это, пожалуй, наиболее чувствительная для сотрудников область изменений; подходить к ней нужно деликатно.

Теперь рассмотрим основные задачи, обычно возникающие в ходе внедрения процессов.

Создание технологии измерений и отчетности

Для каждого нового показателя необходимо разработать методику и процедуру измерения. Нужно определить кто должен проводить измерения и где размещать данные. Если прежде показатель не использовался, то внедрение процедуры измерения может оказаться непростой задачей.

Например, определение показателя конверсии процесса продаж потребует организации корректного учета первичных контактов с клиентами и результативных сделок.

При этом однократного обучения может оказаться недостаточно для закрепления навыков сотрудников, и будет необходима поддержка и наставничество на этапе освоения новых правил.

Далее, нужно организовать отчетность о показателях процессов. Для этого следует определить кто, какие показатели, с какой периодичностью должен получать. Подготовка отчетов – это процедура, которую нужно описать, а затем отладить процесс и обучить исполнителей.

Зачастую здесь возникает задача автоматизации. Действительно, учет данных и подготовку отчетности удобнее всего вести с помощью информационных технологий. В этом случае разрабатываются требования к автоматизированной системе, создается необходимое программное обеспечение. При этом автоматизация управления процессами может стать самостоятельным масштабным проектом.

Если программа изменений предусматривает внедрение системы премирования по результатам деятельности, то необходимо разработать регламент начисления премии, указывающий, кто и как готовит данные, ведет расчеты, согласовывает и утверждает результаты. Сотрудники, выполняющие эти процедуры, должны быть обеспечены всем необходимым и обучены.

Моделирование системы вознаграждения

Изменение системы вознаграждения – ответственный шаг, требующий расчета и тщательного анализа.

Необдуманные действия могут привести к недовольству сотрудников, если их доходы после внедрения новой системы премирования снизятся.

С другой стороны, нельзя допускать ухудшения финансовых результатов компании в результате увеличения фонда оплаты труда. Задача представляется трудноразрешимой, поскольку решение должно удовлетворять двум противоречивым условиям:

• Не допустить в момент введения системы в действие снижения уровня оплаты сотрудников;
• Не допустить снижения прибыли компании.

При этом целью изменения системы вознаграждения является увеличение прибыли компании за счет повышения мотивации сотрудников и улучшения условий оплаты их труда.

Эта цель достигается лишь в случае, если окажется верным предположение о том, что введение новой системы премирования окажет заметное влияние на рост прибыли. В сущности, ради этого все и делается.

Но добиться реализации этого намерения непросто. Здесь существуют значительные риски, связанные с ошибками в разработке показателей и внедрении системы KPI.

Об этом мы немало говорили в предыдущих статьях.

Финансовое моделирование не исключает рисков, возникающих при изменении системы оплаты, но позволяет определить цену ошибки и избежать потерь от необдуманных действий.

Прежде всего необходимо сделать прогноз фонда оплаты труда при условии внедрения новых правил вознаграждения и разработать прогнозный бюджет доходов и расходов, который покажет, ожидаемый финансовый результат.

Модель доходов и расходов поможет рассмотреть различные сценарии, анализ которых сделает прозрачными, взаимосвязи доходов, ФОТ, прибыли компании и других существенных параметров. Исходя из этого могут быть внесены коррективы как в систему премирования, так и в планы ее внедрения.

Внедрение системы премирования

Правильная система вознаграждения – это такая система, которая выгодна как компании, так и сотрудникам. Руководство компании всегда знает, для чего вводятся изменения оплаты труда, и какие ожидаются выгоды для компании. Однако для сотрудников их выгоды от нововведений не очевидны.

Более того, новшества обычно воспринимаются настороженно, особенно если в корпоративной культуре компании не привито доверие. Поэтому новые правила премирования нужно вводить обдуманно, по тщательно подготовленному плану. Этот план должен предусматривать разработку инструкций для сотрудников по расчету их премии.

Руководители подразделений должны провести обучение подчиненных, показав им как пользоваться правилами расчета премии, и продемонстрировать их практическое применение на конкретных примерах.

Правильная система премирования хороша тем, что она начинает работать сразу, с момента ее внедрения. Ее мотивирующая функция запускается, как только сотрудники поймут, что эта система им выгодна. Для всей компании это момент перехода к более результативной и прибыльной работе.

Тестирование системы премирования

Даже если есть уверенность, что система вознаграждения сделана правильно, не стоит спешить с вводом ее в действие. Целесообразно предусмотреть тестовый период длительностью 2-3 месяца. На протяжении этого времени премия начисляется одновременно по старой и новой системе, а выплаты производятся по старой системе.

Тестирование системы оплаты позволяет сотрудникам убедиться в ее преимуществах и привыкнуть к новым правилам. В то же время, руководство компании, наблюдая результаты тестового периода, может выявить недостатки системы и внести необходимые коррективы.

В заключение статьи перечислим основные задачи, которые необходимо предусмотреть при разработке плана внедрения процессного подхода, которое осуществляется после завершения проектирования процессов.

• Проведение изменений в организационной структуре компании; перераспределение функций, ответственности, полномочий, создание или упразднений элементов структуры.
• Проведение изменений в порядке выполнения процессов; изменение регламентов или разработка новых регламентов; обучение сотрудников работе по новым правилам; сопровождение и наставничество.
• Разработка методов и процедур измерения показателей процессов.
• Разработка форм отчетности о показателях процессов и процедур формирования отчетности.
• Автоматизация учета показателей процессов и формирования отчетности; разработка требований к автоматизации; настройка программного обеспечения.
• Разработка правил премирования сотрудников.
• Моделирование и анализ системы оплаты труда.
• Разъяснение сотрудникам новых правил премирования.
• Тестирование новой системы премирования.

В конкретных условиях эти задачи могут выполняться в различной последовательности, некоторые из них могут выделяться в отдельные проекты. Важно, чтобы план внедрения был комплексом взаимосвязанных мероприятий, имеющих единую направленность и общую цель.

Внедрить процессный подход к управлению компанией Вам поможет наш “электронный консультант” – видеокурс “Как построить систему управления процессами в вашей компании”.

Источник: /blog.iteam.ru/biznes-urok-19-vnedrenie-sistemy-upravleniya-protsessami/

Как внедрять бизнес-процессы: семь основных этапов

Все, что делается компанией для ее клиентов, есть процессы.

Когда процессы не налажены, работа людей приобретает хаотический характер. Энергия сотрудников вместо полезного дела затрачивается на согласование действий, конфликты, поиск информации, преодоление препятствий, исправление ошибок.

Управлять процессами — это значит:

• Видеть и выделять процессы как последовательность взаимосвязанных действий.
• Измерять и анализировать результаты процессов.
• Контролировать связь результатов с ресурсами, необходимыми для их достижения.
• Принимать меры по непрерывному улучшению процессов.

Такой метод управления называется процессно-ориентированным подходом. Он выводит управление компанией на качественно новый уровень.

Руководство компании ясно видит функции исполнителей, движение ресурсов, распределение ответственности в организационной структуре, имеет возможность четко фиксировать места возникновения проблем и принимать своевременные меры по их устранению.

Существует мнение, что внедрение процессного подхода «неподъемная» задача. В действительности, чтобы заложить основу системы управления процессами в компании, потребуется осуществить проект длительностью от 2 до 4 месяцев.

Этого достаточно, чтобы сдвинуть с места «маховик изменений» и получить первые ощутимые результаты. После этого работу по совершенствованию процессов необходимо продолжать и не прекращать до тех пор, пока существует организация.

В статье мы дадим пошаговое описание проекта внедренияосновных элементов процессного подхода.

Результатами проекта должны стать:

• Структура основных процессов компании.
• Спецификации каждого процесса, определяющие цели, результаты, показатели и другие важные характеристики процесса.
• Регламенты основных процессов.
• Инструкции исполнителей процессов.
• Должностные обязанности сотрудников.
• Профили должностей, определяющие требования к знаниям, навыкам и личным качествам сотрудников.

Следуя «дорожной карте», представленной ниже, управленческая команда компании способна построить структурированные, управляемые бизнес-процессы.

Ниже мы приводим схему основных этапов внедрения процессного управления.

Далее мы будем следовать по этой схеме, подробно рассматривая каждый этап пути к созданию системы управления компанией на основе процессного подхода.

1. Идентификация стратегии

Процессы компании направлены на создание продуктов и услуг для клиентов. Для обеспечения удовлетворенности клиентов необходимо структурировать и четко организовать эту деятельность.

Чтобы определить, какими должны быть процессы обслуживания клиентов, необходимо понять:

• Кого именно мы обслуживаем, кто наши клиенты?
• В чем заключаются потребности клиентов?
• В каких компонентах наши продукты и услуги должны превосходить то, что делают конкуренты?

Эти вопросы относятся к стратегии действий компании на рынке. Не ответив на них, невозможно ясно определить требования к нашим бизнес-процессам.

Если не соотносить свою деятельность с клиентами и конкурентами, то может оказаться, что мы делаем совсем не то, что на самом деле нужно нашим клиентам, и не делаем того, что могло бы привлечь к нам потребителей.

Мы можем построить превосходно работающие процессы, но они не будут нужны клиентам. Это означает дать хороший залп мимо цели.

В этом и состоит процесс идентификации стратегии. Разумеется, если у компании на экспертном уровне отсутствует видение рынка и маркетинговой стратегии, то необходимо провести исследования целевых потребителей и определить позиционирование на рынке.

О том, как проводится такая работа, можно узнать из вебинара «Что должен знать каждый руководитель о маркетинге».

2. Организационная концепция

Организационная концепция включает пять элементов:

• Состав основных бизнес-процессов верхнего уровня.
• Краткое описание процессов верхнего уровня, характеризующее их содержание, входы, выходы и исполнителей.
• Карта процессов, показывающая второй и, возможно, третий уровень бизнес-процессов.
• Схема центров ответственности за выполнение бизнес-процессов как прототип организационной структуры компании.
• Краткое описание функций, выполняемых центрами ответственности.

Определив процессы верхнего уровня, составляем их концептуальное описание. Описание включает следующие элементы:

1. Клиенты процесса.
2. Цели процесса.
3. Результаты процесса.
4. Ресурсы процесса.
5. Поставщики процесса.
6. Исполнители процесса.
7. Владелец процесса.
8. Показатели процесса.
9. Содержание (краткое описание) процесса.
10. Состав процесса (перечень процессов нижележащего уровня).

После завершения работы над организационной концепцией у нас имеется все необходимое для построения карты основных процессов компании, пример которой приведен на схеме ниже. Она отражает состав процессов верхнего уровня (показаны зеленым цветом) и составляющие их процессы второго уровня (показаны желтым цветом).

Карта процессов дает общий взгляд на основные процессы компании и позволяет увидеть, из чего состоит деятельность компании, какова структура цепочки процессов, направленных на обслуживание клиентов. Вся дальнейшая работа по созданию системы управления процессами направлена на углубление, детализацию и совершенствование этого видения.

3. Организационная структура

Главное назначение организационной структуры – обслуживание бизнес-процессов.

Как обеспечивается выполнение этого требования? Путем соотнесения функций исполнителей в бизнес-процессах с центрами ответственности в организационной структуре. Этот анализ проведен на этапе разработки организационной концепции.

Опираясь на его результаты, следует уточнить функции подразделений компании и их области ответственности. При этом нередко выявляются функции, которые в существующей структуре ни за каким подразделением не закреплены.

В этом случае необходимо сформировать недостающие центры ответственности, которые должны будут обслуживать «ничейные» процессы.

Описание организационной структуры должно включать следующие элементы:

Схема организационной структуры; она показывает состав структурных подразделений компании и отношения подчиненности между ними.

Описание функций, полномочий и ответственности каждого структурного подразделения с учетом их ролей в бизнес-процессах. При этом указывается, в каких бизнес-процессах участвует подразделение, и как оно связано со своими внутренними поставщиками и клиентами. Важно, чтобы это описание было процессно-ориентированным.

Подробнее об оргструктуре в вебинаре «Что такое правильная организационная структура, и как ее построить».

4. Идентификайция процессов

• Идентификацией процесса мы называем составление спецификации в форме таблицы, в которой указаны все основные характеристики процесса:
• 1. Название процесса
• 2. Краткое описание процесса

Здесь нужно 2-4 фразами описать содержание процесса.

Это необходимо для более точного понимания, какие именно действия совершаются в процессе.

1. 3. Клиент процесса
2. Клиенты процесса – это лица или организации, получающие выгоду от выполнения процесса, пользующиеся его результатами.
3. 4. Цели процесса

Чтобы определить цели процесса, необходимо встать на точку зрения клиента. Цель процесса состоит в том, чтобы перевести клиента из состояния беспокойства и неудовлетворенности в состояние уверенности и эмоционального подъема.

Кроме внешнего клиента процесса, существует внутренний клиент – сотрудник или группа сотрудников, которые используют результаты процесса в своей работе по обслуживанию внешнего клиента.

Например, мастер-приемщик в автосервисе, обслуживая клиентов принимает их автомобили в ремонт и оформляет наряд-задания для мастера по ремонту, который также является его клиентом, поскольку нуждается в получении заданий с реальными сроками, обеспеченных ресурсами.

• Таким образом, необходимо определить цели всех заинтересованных сторон в процессе.
• 5. Результат процесса
• Результаты процесса – это то, что создается в ходе его выполнения и обеспечивает достижение целей процесса.

Нужно заметить, что при рассмотрении характеристик процессов часто путают цели и результаты. Цели характеризуют изменения, который должен произвести процесс, а результаты – это продукт процесса, его «выход». Разумеется, продукт создается для достижения целей процесса.

6. Показатели процесса

Определив цели и результаты процесса, значимые для всех заинтересованных сторон, можно перейти к созданию инструментов измерения, то есть показателей процесса. Показатели должны отражать достижение целей и быть измеримыми.

1. Для идентификации параметров процесса важно соблюдать последовательность действий: сначала определяют клиентов процесса, исходя из этого формулируют цели и описывают результаты и потом разрабатывают показатели и способы их измерения.
2. Такая последовательность шагов позволяет прийти к правильным показателям процесса.
3. 7. Ресурсы процесса

Есть два вида ресурсов – расходуемые в ходе выполнения процесса и возобновляемые ресурсы. К первому типу относятся, например, материалы, используемые в производстве, или деньги. Ко второму – оборудование, программное обеспечение, разнообразные инструменты и т.п.

Зачем нужно определять ресурсы каждого процесса? Зная ресурсы, мы можем определить поставщиков и смежные процессы, обеспечивающие ресурсами наш процесс.

• 8. Поставщики процесса
• 9. Исполнители процесса
• 10. Владелец процесса
• Владелец процесса – это должностное лицо, ответственное за достижение целей процесса, имеющее полномочия и ресурсы для проведения изменений, совершенствование процесса.

5. Описание должностных обязанностей сотрудников

На основе результатов структурирования и идентификации процессов разрабатываются должностные обязанности сотрудников. Для этого достаточно просмотреть все спецификации и выбрать те из них, в которых сотрудник указан как исполнитель. Его рабочие функции – это функции исполнителя данных процессов. Их остается только описать.

Описание должностных обязанностей удобно сделать в форме таблицы, заполняя ее информацией, получаемой путем копирования данных из спецификаций процессов.

Не путайте должностные обязанности с инструкциями. Инструкция описывает порядок выполнения операций в тех или иных процессах и составляются после разработки регламентов бизнес-процессов.

6. Определение состава компетенций специалистов

Следующий шаг – определение компетенций специалистов, необходимых для выполнения функций в бизнес-процессах. Это нужно нам для того, чтобы затем подробно описать профиль должностной позиции, который будет использоваться как для подбора специалистов на должность, так и оценки их соответствия занимаемой должности.

Решая эти задачи, мы готовим условия для обеспечения наших бизнес-процессов человеческими ресурсами необходимого качества, без чего невозможно добиться устойчивых результатов выполнения процессов.

Для определения состава компетенций используем таблицу, содержащую описание должностных обязанностей сотрудника.

Необходимо дать точный ответ на вопрос: «Какими знаниями, навыками и личными качествами должен обладать специалист, выступающий исполнителем в этом процессе?».

В поиске ответа на этот вопрос должны участвовать непосредственный руководитель исполнителя, владелец процесса и сам сотрудник. После обсуждения и выработки согласованных формулировок, заполняются соответствующие колонки таблицы.

Результатом этой работы становится подробный список компетенций, необходимых для успешного выполнения функций на рассматриваемой должности.

На следующих этапах мы используем эту информацию для построения профиля должности, который необходим для подбора кандидатов на рассматриваемую позицию и проведения оценки сотрудников.

7. Определение профиля должности

Для описания профиля должности нам необходим состав компетенций, который был сформирован на предыдущем этапе нашей работы. Теперь требуется отобрать из общего перечня компетенций те позиции, которые отражают требования к рассматриваемой должности.

Для чего нужен профиль должности? Во-первых, на его основе составляются объявления о вакансии; здесь содержится вся необходимая для этого информация.

Во-вторых, он служит руководством при отборе кандидатов на должность. В-третьих, на его основе проводится оценка соответствия сотрудников занимаемой должности.

В-четвертых, он используется для составления индивидуального плана обучения сотрудника.

Документ «Профиль должности» имеет следующую структуру:

• Общие знания,
• Предметные знания,
• Навыки,
• Личные качества,
• Ценности,
• Функциональные обязанности,
• Области ответственности.

Профиль должностной позиции специалиста нужен, чтобы составить описание вакансии, если необходимо привлечь на эту позицию специалиста с рынка труда.

Если у нас уже есть сотрудники на эти позиции, то мы, на основании профиля должностной позиции, уточняем их функции и области ответственности, определяем какие знания и навыки им необходимо дополнительно приобрести, намечаем задачи по их обучению и профессиональному развитию.

Профиль должностной позиции используется также для проведения формализованной оценки сотрудников. На его основе формируется анкета для определения уровня знаний, навыков и личных качеств специалиста. По результатам оценки разрабатывается индивидуальный план обучения, обеспечивающий сближение компетенций сотрудника с профилем должностной позиции.

Подведем итоги. Мы, в основном, завершили описание «дорожной карты» внедрения процессного подхода к управлению компанией. Мы спроектировали бизнес-процессы, определили конкретные требования к человеческим ресурсам, необходимым для их выполнения.

Мы начали с того, что структурировали бизнес-процессы. Затем были разработаны спецификации процессов, которые стали основой для формирования должностных обязанностей сотрудников и определения состава компетенций специалистов. Таким образом, действуя строго последовательно, мы построили профили должностных позиций специалистов.

Важно подчеркнуть, что требования к исполнителям сформулированы на основании анализа бизнес-процессов. Это точный результат логически обоснованных действий.

Неохваченными в рамках статьи остались следующие задачи:

• Определение показателей деятельности (KPI).
• Установление правил вознаграждения за результат.

Этим вопросам посвящен вебинар «Как разработать систему KPI. Применение показателей деятельности для мотивации сотрудников».

• Разработка регламентов процессов.
• Разработка инструкций для исполнителей.

Об этом мы подробно рассказываем в бесплатном вебинаре «Приведите в порядок бизнес-процессы».

Партнерский материал.

Источник: /e-xecutive.ru/management/practices/1985285-kak-vnedryat-biznes-protsessy-sem-osnovnyh-etapov

Управление бизнес-процессами в организации: системы внедрения

Если не использовать специальную терминологию, то управление бизнес-процессами выражается в описании, регламентировании, изменении к лучшему процессов, от которых зависят действия коллектива.

Деятельность предприятия представляет собой разнородную среду, кроме того, бизнес-процессы могут осуществляться как человеком, так и механизмом или программой.

Поэтому исполнение разных процессов требует индивидуального подхода с использованием наиболее подходящих инструментов управления бизнесом.

Подходы к управлению бизнес-процессами

Методики управления процессами весьма разнообразны, но их объединяет один общий признак: они всегда настроены на клиента, ориентируются на удовлетворение его потребностей путём повышения качества ценного конечного продукта, будь то косметическое молочко или юридическое сопровождение.

Рассмотрим самые популярные подходы к управлению.

Стандартизация

Стандарт — это задокументированное, простое и интуитивно понятное описание эталона, образца.

Внедрение стандартных операционных процедур обеспечивает:

• надёжность воспроизводимых действий;
• ускорение адаптации новых работников;
• снижение производственных рисков.

Стандарты служат фундаментом для дальнейшей оптимизации процессов.

Улучшение бизнес-процессов

Совершенствование системы управления бизнес-процессами ставит перед собой задачу снижения затрат, уменьшения производственного цикла, минимизирования допускаемых ошибок.

Известно два основных способа оптимизации бизнес-процессов:

• реинжиниринг — прорывной способ, проще говоря, фундаментальное изменение существующей системы;
• кайдзен — непрерывное усовершенствование механизмов управления; принцип непрерывности отличает улучшение от оптимизирования или реинжиниринга: цель изменений известна, однако она не является конечной и выраженной в цифрах.

Подход к управлению бизнесом в стиле «кайдзен» утвердительно отвечает на вопрос о том, могут ли работники участвовать в управлении компанией: менеджеры любого уровня и линейные работники не только могут, но даже должны быть вовлечены в процесс повышения качества бизнес-процессов.

Инфотехнологии

Персонал
Планирование
Систематизация
Управление
Финансы

Управление компанией в современных условиях должно предусматривать активное внедрение информационных технологий в производственный процесс.

Информационные бизнес-технологии обеспечивают сбор, обработку, хранение и защиту информации. Информационные технологии управления, помимо перечисленного, имеют встроенные системы выработки управленческих решений. Другими словами, применение информационных технологий позволяет автоматизировать управленческие процессы.

Систематика бизнес-процессов

Все направления деятельности предприятия можно объединить в группы специализированных бизнес-процессов, следовательно, оперативное управление компанией это и есть управление текущими процессами. Процессом называется любая последовательность действий, нацеленная на получение определённых результатов, неизменных от повторения к повторению.

Рассмотрим основные группы бизнес-процессов.

1. Управление. К управленческим процессам относят деятельность, которая непосредственно связана с управлением и процессы, направленные на обеспечение выживания организации: конкурентоспособность, развитие, достижение поставленных целей. Отличительными особенностями процессов, регулирующих текущую деятельность компании, являются планирование, организация, учёт, контроль и корректировка производственных действий.
2. Производство. Производственные процессы ещё называют основными, поскольку именно они обеспечивают доход компании посредством выпуска продукции: товаров или услуг. Считается, что производственный пакет должен содержать от пяти до девяти основных процессов, поскольку любому человеку, в том числе управляющему, затруднительно удерживать в поле внимания потоки информации, поступающей из большего количества источников. Для понимания схемы производственных бизнес-процессов можно воспользоваться схемой жизненного цикла продукта: они практически идентичны, начиная с этапа исследования потребностей рынка и заканчивая послепродажным сервисом.
3. Обеспечение. Обеспечивающие процессы выступают в качестве вспомогательных к производственной деятельности. Например, в каждой компании присутствуют такие поддерживающие бизнес-процессы как кадровое, финансовое, техническое обеспечение.

Продуктивное управление бизнес-процессами предполагает, что у каждой цепочки последовательных действий есть единый менеджер или хозяин процесса. Это сотрудник, на которого возложена ответственность за получение результата и который уполномочен принимать решения, нацеленные на максимальное удовлетворение потребителя.

Цикл управления процессами

Жизненный цикл стандартного бизнес-процесса состоит из нескольких шагов или решений.

1. Моделирование и анализ. Моделирование позволяет выявить необходимое для осуществления процесса количество времени и ресурсов (трудовых, сырьевых, финансовых), определить «узкие места», спрогнозировать возникновение проблемных узлов и моментов.
2. Описание процессов. Описательная деятельность предполагает дифференциацию процессов и формализацию деятельности с чётким определением, какие компоненты входят в бизнес-процесс, а какие остаются за его пределами. Кроме того, этап описания определяет критерии, по которым оценивается эффективность бизнес-процесса. В этот же период должна происходить документированная фиксация информации о том, каким образом должен осуществляться процесс. Завершает описание назначение должностных лиц, отвечающих за выполнение и результаты тех или иных процессов.
3. Разработка стратегии управления непрерывностью бизнеса: обоснование технических и организационных решений, выработанных с целью защиты основных направлений компании от последствий различных инцидентов.
4. Внедрение бизнес-процессов. Внедрением называют цепочку запланированных действий, создающих необходимые условия для функционирования бизнес-процессов в том виде, в котором они были описаны.
5. Мониторинг позволяет провести оценку эффективности проводимых процессов и соответствия полученных результатов заданным критериям качества. По результатам мониторинга разработчики нередко возвращаются к описательному этапу и вносят коррективы согласно реальным данным.

Информационные системы управления бизнес-процессами

Процессный подход является наиболее продуктивным способом управления эффективностью бизнеса, поскольку позволяет избежать выполнения лишних действий, введения ненужных функций или должностей, минимизирует риск простоев в работе.

В современных реалиях процесс управления предприятием опирается на обмен информацией между объектами и субъектами управления. Поэтому пренебрежение инструментами информационного обеспечения может существенно снизить конкурентоспособность предприятия.

Для автоматизации управления бизнесом в целом и бизнес-процессами в частности следует определить поток информации, использующийся в каждом отдельном процессе, выполнить его описание и создать формы, позволяющие эксплуатировать процесс в автоматическом режиме.

Понятие ВРМ

BPM (Business Process Management) называют категорию программных продуктов, которые упрощают управление различными типами деятельности предприятия. Данный сегмент программного обеспечения разрабатывался таким образом, чтобы оперативно выявлять слабые участки процессов или организационной структуры, которые снижают продуктивность организации.

Таким образом, ВРМ создают особую методологию, систему принципов построения нотаций организационной схемы и управления. Нотацией принято называть набор символов и правил, при помощи которых выполняют графическое описание или моделирование.

Нотации (бизнес-процессы) подразделяются на:

• исполняемые — предназначенные для автоматизации и запуска в работу;
• неисполняемые — предназначенные для изучения, тестирования и выявления ошибок или противоречий.

Процессный и функциональный подходы

Функциональный подход описывает предприятие как набор функций, присущий тому или иному организационному подразделению. При функциональном подходе большое значение имеют объекты входа в процесс и выхода из него. Функциональное моделирование решает вопрос «что необходимо делать».

Процессный подход рассматривает компанию как систему взаимосвязанных технологических процедур, улучшает управление бизнес-процессами в организации и отвечает на вопрос «что нужно делать».

Таким образом, функциональный подход эффективен для реализации задач стратегического планирования, а процессный метод используется в разработке тактических решений.

Работа с ВРМ

На практике предприятию далеко не всегда нужен полный комплект программного обеспечения, каждая организация формирует необходимый пакет, выбирая из множества модулей:

• графического моделирования;
• моделирование бизнес-процесса в динамике;
• разработка приложений для создания интерфейса;
• модуль мониторинга процессов, который отображает необходимые показатели, позволяет их анализировать и составлять отчёты в стандартизированной форме;
• системы, контролирующие выполнение бизнес-нормативов.

Моделирование бизнес-процессов запускается с этапа построения диаграмм, которые должны отражать:

• всех участников процесса (который зачастую имеет сквозной характер, то есть затрагивает большое количество участников из различных подразделений);
• описание последовательности действий каждого участника;
• цепочку, складывающуюся из действий всех участников.

Далее модель дополняется сведениями о том, с какими данными будет работать программа и каким образом получать эти данные. Получив идеальные схемы с построенной логикой бизнес-процессов, можно загружать их в ВРМ-программу, которая будет выстраивать реальные процессы.

Всю эту работу бизнес-аналитик может выполнять прямо из веб-браузера, не прибегая к услугам дипломированных программистов.

Исполнение бизнес-процессов происходит согласно определённому циклу:

• создание (описание);
• функционирование как есть, в изначальном виде;
• отслеживание и анализ недостатков;
• соответствующая модернизация;
• повторное внедрение в работу.

Теоретически этот жизненный цикл может повторяться бесконечно, поскольку компания существует в постоянно изменяющихся условиях рынка.

Преимущества и недостатки ВРМ

Из плюсов использования ВРМ можно назвать:

• возможность детализации любого процесса до самого нижнего уровня (последовательности действий отдельного работника);
• наглядность графических нотаций, которые можно использовать в качестве образных, понятных инструкций для исполнителей;
• стандартизация продуктов каждого процесса;
• минимизация риска ошибок при разработке правил;
• схемы системы учитывают многочисленные «если», что делает алгоритмы процессов достаточно гибкими.

К недостаткам автоматизации управления бизнес-процессами можно отнести статичность внедрённых процессов, которые практически исключают волю и инициативность исполнителя. В результате все работники будут повторять системную ошибку до тех пор, пока она не будет устранена в описании бизнес-процесса.

ВРМ прекрасно подходит государственным и муниципальным структурам, а вот коммерческим организациям следует применять меры предосторожности в работе с системой.

Отличие организации бизнес-процессов с помощью системы ВРМ заключается в необходимости максимально использовать обратную связь от нижних уровней структурной иерархии.

То есть в определённых областях, особенно там, где результат во многом зависит от креативности и личных качеств сотрудника, метод может принести больше вреда, чем пользы.

Управление информацией

Термином «Enterprise Content Management» называют комплексы технологий, предназначенных для управления корпоративным контентом, которые собирают, систематизируют, индексируют, хранят и направляют информацию пользователям.

Учитывая широкий спектр задач, возложенных на комплексы ECM, на предприятиях используются специализированные системы, выполняющие необходимую для конкретной организации часть операций:

• системы управления документооборотом;
• комплексы управления знанием: поиск и накопление информации, необходимой для формирований управленческих решений;
• Digital Asset Management — контролирует мультимедийный поток;
• инструменты управления сайтами и/или сетевыми порталами предприятия;
• Business Process Management — регулирование бизнес-процессов.

ЕСМ способен работать с любой слабо структурированной информацией: тексты, графики, рисунки, таблицы, сканированные изображения, видеофайлы, электронная переписка.

Таким образом, управление изменениями в компании осуществляется с помощью трёх классов систем:

• автоматизация документооборота;
• автоматизация управления ресурсами компании;
• автоматизация моделирования и тестирования бизнес-процессов.

Взаимодействие систем никогда не является равноценным, поскольку каждое предприятие предъявляет свои особенные требования к параметрам автоматизации. В одних случаях доминирует управление контентом, в других ведущую роль играет управление бизнес-процессами.

Особенности внедрения систем управления бизнес-процессами

При всей своей привлекательности внедрение бизнес-процессов актуально не для каждой организации.

Маленькое предприятие, которое имеет неопределённую целевую аудиторию и нерегламентированные производственные инструменты, может даже пострадать в результате оснащения инструментами управления бизнес-процессами. На первоначальном этапе успехи компании во многом зависят от инициативности, продуктивности и прочих личных качеств руководителя, которые обеспечивают организации гибкость, оперативность, выживаемость.

Однако рано или поздно организация вступает в ту стадию, когда гибкость становится помехой, внося хаос в работу уровней разросшейся организационной схемы. Тогда наступает момент для установления регулярного менеджмента с централизованным управлением, который, в свою очередь, станет фундаментом для выстраивания автоматизированных бизнес-процессов.

Другим параметром, от которого зависит актуальность внедрения процессного подхода, является характер деятельности компании. Процессный метод оптимально подходит предприятиям с серийным, цикличным производством, но плохо «приживается» в компаниях, занятых, например, проектной деятельностью.

Заключение

Специалисты называют лучшим решением относительно внедрения бизнес-процессов частичное использование технологий.

Поскольку при проведении оптимизации деятельности крайне нежелательно нарушать технологию, рекомендуется проводить качественные изменения под руководством опытного консультанта. Подобные услуги оказывают различные консалтинговые фирмы.

• Конечная цель профессионального консультанта преследует не запуск процессов автоматизации, а сопровождение руководителя: разбор погрешностей, указание правильного вектора действий, обучение необходимым приёмам.
• Если реализацией бизнес-процессов руководит не консультант, а непосредственно владелец, значит, в будущем, когда рыночные условия вновь изменятся и потребуют оптимизации, он будет подготовлен к тому, чтобы проделать эту работу самостоятельно.

Источник: /bbooster.online/stati/upravlenie-biznes-protsessami.html

Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса

Тема полезная, однако есть ряд неточных пунктов в статье, особенно важных с прикладной точки зрения. Привожу их в соответствии с порядком участков текста статьи, к которым они относятся.

Во-первых, зачем вводить свое определение бизнес-процесса? Если надо на русском, то чем не угодило хотя бы описанное в википедии? /ru.wikipedia.org/wiki/Бизнес-процесс

Важно, что бизнес-процесс в первую очередь оперирует ролями, а вовсе не людьми: исполнителем роли может быть человек, группа людей или система. Всего лишь один исключительный случай, когда все роли исполняются системами, можно рассматривать отдельно, хотя даже для описания этого процесса удобно использовать те же нотации.

Во-вторых, точку зрения про отсутствие бизнес-процесса без его описания можно сравнить с мнением, что третий закон Ньютона не существовал до его открытия.

Возьмите компанию, которая удовлетворяет запросы клиентов, платит зарплату сотрудникам, налоги государству и прибыль владельцу, но не имеет описаний бизнес-процессов в том виде, в котором вы привыкли их видеть.

Вы скажете, что в компании нет бизнес-процессов? Не думаю.

Далее, различие между вашими определениями технологического и бизнес процессов содержат противоречия. У бизнес-процесса есть понятие happy path, которое полностью соответствует вашему описанию технологического процесса, как последовательности шагов, ведущих к единственному целевому результату.

В то же время в технологическом процессе полно развилок, например в случае брака на определенном этапе, заготовку можно отправить на доработку (цикл) или переработку с последующим использованием в другом качестве (альтернативный путь процесса). В итоге, оба процесса в полной мере обладают качествами, которые вы выделили как дифференцирующие, т.е.

нет смысла их разделять. Во всяком случае, не по этому признаку.

Ваш взгляд на историю появления термина достаточно спорный, однако этот вопрос не имеет практической пользы, поэтому предлагаю оставить.

Замечания относительно процесса продажи повторяют ошибку из вводной части статьи, требуя наличия описания процесса для подтверждения факта его существования.

Хотя, строго говоря, даже в вашем же определении отсутствует требование об обязательности описания процесса, вы вводите это позднее.

В вашем определении, бизнес-процесс — это последовательность действий людей (ролей), приводящая к достижению цели, на этом и надо остановиться.

Несколько опечаток резанули глаза (swimm line и другие), поправьте, пожалуйста.

Наконец, и, пожалуй, одно из самых главных — про бизнес-процессы и прибыль.

Здесь все просто: если бизнес-процесс не приносит прибыль, но на него совершаются затраты, то зачем он вообще нужен компании? Если это чисто убыточный процесс, то его можно остановить, и компания окажется в выигрыше, разве нет? Ответ скорее всего в том, что этот процесс «помогает» другим бизнес-процессам, являясь для них составной частью или подпроцессом, а это значит, что в конечном итоге он помогает увеличить прибыль от основного процесса. Именно об этом говорят все известные спикеры, что процесс должен всегда в конечном итоге приносить прибыль. Как пример, для любого обслуживающего процесса его ценность может быть легко вычислена как разность фактических затрат и стоимости, которую пришлось бы заплатить, отдав его на аутсорс.

В итоге, ещё раз — тема, поднятая вами, полезна, но ряд существенных деталей требуют доработки. Готов раскрыть подробнее любой из моих комментариев, обращайтесь, если нужно.

Источник: /habr.com/post/342448/