Командировочные за границу — размер, сроки выплаты, отчетные документы

Любой сотрудник организации при отправке в командировку должен собрать определенные документы для отчетности. Отчетные документы для командировочных должны быть оформлены четко по правилам, чтобы их могли принять. Данная статья поможет разобраться в этом вопросе.

Содержание

• 1 Список документов
• 2 Видео «Командировочные документы»

Отчетность нужна в любом деле, которое касается работы. Особенно, если предполагается служебная поездка.

Отчетные документы для командировочных – первое, о чем обязан побеспокоиться работник, которого отправляют в командировку. Но, чтобы точно разобраться в данном вопросе, следует четко понимать, что собой представляет командировка. Итак, под ней подразумевается поездка сотрудника по распоряжению его работодателя.

Она оформляется приказом и имеет четко указанные сроки. Целью подобной поездки является выполнение ответственным сотрудником определенного служебного задания. Кроме этого служебная поездка не предполагает сокращение, увеличение заработной платы или потерю рабочего места.

Поскольку все это предприятие предполагает определенные затраты на нужды работника, то для того, чтобы они были компенсированы, необходима соответствующая подтверждающая документация. Эти документы, подтверждающие расходы откомандированного работника, собираются им на протяжении всей поездки.

Началом рабочей поездки считается время и дата отправления сотрудника. К примеру, это может быть время отправления поезда или автобуса. Окончанием считается время и дата прибытия сотрудника.

Возмещение расходов, который сделал откомандированный человек, регламентируется трудовым законодательством РФ. В возмещение включаются следующие расходы:

• на оплату проезда в транспортных средствах;
• съем жилья;
• любые дополнительные расходы, которые могут возникнуть в связи с проживанием вне места своего постоянного жительства. Такие расходы могут называться суточными или полевым довольствием;
• все расходы, которые были сделаны работником с разрешения своего работодателя.

Выполнение условий возмещения, согласного трудового кодекса, осуществляется только при предоставлении определенной отчетной документации. Причем их образец должен быть полностью соблюден. Какие нужны отчетные документы, подтверждающие наличие расходов, можно узнать у сотрудника отдела бухгалтерии или у своего непосредственного работодателя.

Следует помнить, что все условия рабочей поездки (кто может ездить, длительность и другие тонкости) должны быть оговорены коллективным договором, иными отдельными соглашениями, а также некоторыми локальными нормативными актами.

Теперь давайте разберемся, какие документы считаются командировочными. К этим документам относится та документация, согласно которой сотрудника отправляют в служебную поездку. К ним относятся:

• приказ, разработанный для командировки. Представляет собой направление на командировку, оформленное, собственно, в виде приказа. Его образец унифицирован. Для таких бланков используется форма Т9 (один сотрудник) или Т9а (группа сотрудников). Образец его оформления есть в любой бухгалтерии;
• авансовый отчет. Он оформляется по форме АО-1. По авансовому отчету работник по приезду вносит всю информацию касательно своих затрат. Согласно авансовому отчету считаются командировочные расходы. Этот документ служит подтверждающим фактом всех затрат, совершенных сотрудником за период служебной поездки. Человек должен представить авансовый отчет на протяжении 3-х суток спустя возвращения. В своей бухгалтерии можно попросить образец для правильного заполнения всех граф отчета;
• командировочное удостоверение. Оно выдается на период поездки по делам организации и сдается сотрудником по возвращению из нее. Сдавать удостоверение необходимо одновременно с авансовым отчетом. Этим документом происходит подтверждение факта пребывания человека в служебной поездке. В нем должна содержаться печать и подпись той организации, в которой конкретный человек находился по служебным обязанностям. Образец оформления данного документа унифицирован и имеет форму Т-10.

Кроме этого в данный перечень может входить отчет о командировке, который составляет работник компании после своего возвращения из поездки. Сюда относится и служебное задание, которое составляется руководителем подразделения.

Необходимо отметить, что с конца 2014 года (29 декабря) правительством было отменено бывшее ранее актуальным требование к оформлению командировочного удостоверения, а также служебного задания. Теперь они не обязательны и оформляются по желанию.

При этом авансовый отчет остался обязательным документом. Перед заполнением нужно внимательно изучить образец, т.к. его надо оформлять в строго установленном порядке.

К отчету следует приложить всю документацию, подтверждающую факт поднесения работником конкретных расходов.

Если авансовый отчет был оформлен неправильно или ненадлежащим образом, то возмещение затрат по нему будет невозможно осуществить.

Так же данный отчет нельзя будет учитывать при подготовке налоговой документации и включать ее в базу по налогообложению.

К внутренней документации по командировке относятся служебное задание, приказ и отчет о командировке. Поэтому они считаются необязательными для признания совершенных человеком командировочных затрат.

Следовательно, при оформлении командировки у сотрудника должны иметься взятые с места работы следующие отчетные документы:

• служебное задание. В нем должна содержаться информация о сотруднике. ФИО, должность и прочие данные, а также место командировки, ее сроки, причины. Здесь же должно быть отмечено наименование компании, которая покрывает все расходы;
• удостоверение на командировку. Сюда заносятся сведения о начале и конце командировки. Удостоверение должно быть заверено печатью организации. На его основании осуществляется выплата суточных расходов. Не оформляется при необходимости поездки за границу или при возвращении из командировки в тот же день.

По возвращению, работник оформляет и сдает авансовый отчет. Он заполняется лишь в единственном экземпляре и отдается в бухгалтерию.

В этом отчете, перед отправлением в служебную поездку, следует указывать ориентировочные суммы, которые пошли на проживание и транспорт. По возвращению из нее происходит сравнение суммы, выданной сотруднику с размером реально осуществленных им расходов.

В ситуации, если выданная перед поездкой сумма была потрачена не полностью, сотрудник остаток возвращает в кассу. Для этого необходим расходный кассовый ордер, исходя из которого и происходит возврат.

Также, после возвращения, работник обязуется сдать не только авансовый отчет, но и командировочное удостоверение. Кроме этого нужно сдать документы, подтверждающие размер понесенных работником расходов.

К отчетной документации по служебной поездке, относятся:

• все проездные билеты, которые были приобретены на транспорт;
• документ, правомочный подтверждать проживание в гостинице. Здесь указывается количество дней, которые человек провел в гостинице, а также сумма оплаты проживания;
• распечатка звонков, ведущихся по делам организации.

Все чеки, которые были оплачены сотрудником за определенные услуги, входящие в служебную поездку, он должен складывать и по возвращению приложить к авансовому отчету. Не стоит забывать, что они должны иметь нормальный и читабельный вид. Не стоит их комкать, а потом проглаживать.

На чеках не должны быть пятна от еды или затертые участки. информацию с которых невозможно будет считать. Такие чеки не будут приниматься бухгалтерией и вы не получите положенную по закону компенсацию.

Оплата суточных расходов происходит по командировочному удостоверению. Размер суточных определяется, исходя из локальных актов компании. Также их размер может определяться коллективным договором.

При этом максимальная и минимальная сумма выплат не является ограниченной, а определяется самостоятельно самой организацией.

Так, объем суточных при командировке за границу будет примерно в 3-и раза выше, нежели по стране.

Суточные, которые определенны законодательством как норма (700 руб. для командировок по стране и 2500 руб. – за границу), не облагаются НДФЛ. Если организация устанавливает размер выплат выше установленной законом планки, тогда они облагаются НДФЛ.

Если человек в период командировки может возвращаться ежедневно на место своего постоянного проживания, тогда ему суточные не полагаются.

Необходимо помнить, что вся командировочная отчетная документация должна заполняться грамотно, так как малейшее отклонение от установленного и унифицированного образца может повлечь за собой невозможность получения работником возмещения своих затрат на командировку.

Если сотрудник вернулся со служебной поездки и не до конца выполнил полученное рабочее задание, то работодатель имеет право идти на сокращение его средней заработной платы, не выдавать работнику суточные и прочие выплаты. Если же невыполнение задания произошло не из-за плохой работы сотрудника (например, по причине форс-мажорных обстоятельств, со стороны другой организации), то штрафные санкции к работнику работодателем не применяются.

Таким образом, чтобы правильно выполнить служебное задание, а также получить причитающуюся по закону компенсацию за сопутствующие расходы, необходимо четко знать, какие командировочные отчетные документы нужно оформить. Помните, что правильное и аккуратное заполнение документации позволит вам без затруднений вернуть себе затраченные на командировку денежные средства.

Видео «Командировочные документы»

Посмотрев запись, вы узнаете, какие существуют особенности оформления документов, связанных с командировкой.

Если у Вас остались какие-то вопросы, обращайтесь по телефону:8 (800) 777-08-62 доб. 146 P.S. — Звонок с территории РФ бесплатный.

Источник: /gosuslugi.ru/

Источник: /dokymenta.ru/rabota/otchetnye-dokumenty-dlya-komandirovochnyh-3050/

Какие документы нужны для командировки, отчетные документы

Отчетные документы — первое, что должен собрать сотрудник, которого организация отправляет в командировку. Их примут, если они составлены в соответствии с четкими стандартами. Если необходимо получить деньги на расходы в поездке на руки (предварительно или по факту приезда), все бумаги обязаны быть в полном порядке.

Особенности и типы расходов

Под командировкой подразумевается деловая поездка по инициативе работодателя.  Ее особенность — четкое ограничение во времени и оформление посредством приказа.

Во время этого путешествия направленный сотрудник выполняет служебное задание определенного характера. Командировка никак не связана с увеличением зарплаты, добровольным увольнением или сокращением сотрудника.

Отчетная документация состоит из бумаг, касающихся различных аспектов поездки. Служебная командировка предполагает денежные траты, связанные с физическими нуждами работника. Собирают документы на протяжении всей длительности вынужденного путешествия и после передают их в бухгалтерию.

Трудовое законодательство Российской Федерации регламентирует возмещение определенных видов расходов, среди которых:

• Найм квартиры, комнаты или номера в отеле;
• Транспортные расходы;
• Дополнительные платежи за проживание в чужом городе;
• Расходы, непосредственно связанные с командировочными нуждами и совершенные под присмотром работодателя.

Условия рабочей поездки регулируются коллективным договором и распоряжениями руководителя организации. К таковым относятся:

1. Категории подходящих для поездки граждан;
2. Длительность;
3. Дополнительные установки.

В некоторых случаях при составлении документального учета организация руководствуется локальными нормативными актами.

Когда нужно оформлять документы

При появлении служебной надобности отправить сотрудника в краткосрочную или длительную командировку, первым шагом руководства является определение подходящей кандидатуры для это. Возложенное на него задание может выполнить только узкопрофильный специалист, если такова специфика служебной поездки.

По содержанию служебного законодательства отправить можно только сотрудника, состоящего в официальных рабочих отношениях с фирмой. Если некое лицо работает с компанией в рамках гражданско-правового договора, то отправление его в командировку невозможно. Аналогичная ситуация с сотрудником, который с фирмой не состоит ни в каких отношениях по документам.

Если существует необходимость срочной поездки, осуществить ее можно по факту. Однако огромным недостатком будет отказ в возмещении трат, все денежные траты налоговыми органами в качестве расходов не признаются (ст. 264 НК). Единственным выходом в этой ситуации будет выплата затрат работодателем в «конверте».

Формально поехать в командировки могут только лица, заключившие предварительно трудовой договор с конкретной фирмой.

На практике этим моментом пренебрегают, управленцы часто экономят на налогах и решаются на хитрости. Они отправляют в поездку следующие категории лиц:

• Представителей компаний, с которыми заключены партнерские отношения;
• Сотрудников, оформленных по соглашению, по договору гражданско-правового характера;
• Внештатных сотрудников.

В вышеперечисленных примерах командировочные документы не выдаются, а поездку официально не оформляют. При этом отчетные бумаги собираются командированным лицом, так как организация расходы учитывает, а затем возмещает.

Порядок компенсационных выплат в этом случае предусматривается заранее, в соответствии с типом выполненных работ.

Работник, которого отправляют в рабочую поездку, должен узнать все условия, чтобы по возвращению его не ждал неприятный сюрприз в виде невозможности получить потраченные в поездке личные финансы.

Основной список документов

Полный расширенный в 2017-2018 годах пакет документов включает в себя:

• Командировочный приказ (вид поручения руководства), который оформляется предварительно по типовой форме. Бланк должен быть заполнен в формате № Т-9 или № Т-9а в случае с несколькими командированными;

• Авансовый отчет. При его отсутствии используется отчет о потраченных средствах, составленный командированным лицом;
• Табель рабочего времени за календарный месяц или другой промежуток времени на усмотрение бухгалтерии, в котором отмечены дни, проведенные в поездке;
• Служебную записку (необходима в случае поездки на своем автомобиле или другом виде транспорта). Пример для скачивания;
• Командировочное удостоверение. В настоящее время оформление этого документа не является обязательным. Выдают его в случае, например, если предприятие во внутреннем регламенте предусматривает его обязательность;
• Служебное задание в формате № Т-10а. Еще один из документов, который не является необходимым всегда. Если по каким-то причинам задание было сформировано, то заполнять отчет по нему командированный гражданин должен уже после возвращения.

Документы после окончания поездки

Для финансовой отчетности о своих тратах и для дальнейшего составления авансового отчета работник из поездки должен предоставить следующий набор документов:

• Официальное подтверждение расходов за проживание;

Среди них договор с гостиницей, счет или кассовый чек выставленный и оплаченный, на нем должна стоять фирменная печать, обязательно должны быть проставлены реквизиты принимающей стороны и личные данные заселяющихся. При найме квартиры нужно предоставить акт выполненных услуг, договор аренды, расписку. За служебное помещение обычно предоставляется счет и договор.

• Транспортные документы (билеты, чеки, проездные, чеки с АЗС);
• Кассовые чеки за питание и покупку необходимых товаров;
• Документальное подтверждение в виде чеков за прочие расходы (связь и интернет, обмен валюты, например).

Организация не оплатит развлекательные расходы, например, обслуживание в кафе и ресторанах, услуги СПА, бассейнов. Все расходы должны быть документально подтверждены, а бумаги соответствовать установленным законодательством нормам.

После того как сотрудник прибыл из командировки обратно, ему необходимо подтвердить, что все положенные задания выполнены в полном объеме. Иначе его могут уволить с места работы, указывая разные причины — от прогулов до несоответствия занимаемой должности.

В качестве подтверждающих документов могут выступать:

• Сертификат участника любого мероприятия, носившего обучающий характер;
• Документы, подтверждающие обучение, включая график проведенных мероприятий и их четкий план;
• Диплом или бумаги о повышении рабочей квалификации.

Многие работодатели запрашивают отчет работника в письменном виде, где он излагает в произвольной форме особенности навыков и знаний, приобретенных в поездке. Часто такая информация необходима ему для дальнейшей работы в организации.

Существуют ограничения по срокам, этот пакет документов необходимо сдать не позднее 7 дней, начиная с даты прибытия.

Если сотрудник не предоставит официальных доказательств трат в поездке, бухгалтерия может отказать в выплате компенсационных выплат.

Любые документы, связанные с денежными расходами, заполняются либо на официальных фирменных бланках, либо на простых, но с обязательным указанием реквизитов фирмы, где работает конкретный сотрудник.

Длительность командировки, категории граждан

Согласно пункту 4 Положения о служебных командировках, ее сроки устанавливаются работодателем. При этом учитывается сложность предстоящего задания, фактический объем работы, которую необходимо выполнить, другие нюансы поручения. В настоящее время предельные сроки служебной поездки законодательно не установлены, все зависит от решения главы организации.

Моментом выезда считается дата и время отправки транспорта от места работы. Днем приезда считается время и дата прибытия транспорта к фактическому адресу организации, откуда был отправлен сотрудник. Если транспортное средство отправляется до 24 часов, то текущие сутки считаются днем отъезда. Начиная с 00 часов, днем отправки являются следующие сутки.

Трудовой кодекс РФ предусматривает некоторые ограничения, на которые должен обращать внимание работодатель. Существует несколько категорий граждан, которых нельзя отправлять:

• Если сотрудник работает по ученическому договору и поездка нарушает учебный процесс (к примеру, не дает возможности присутствовать на экзамене), в этом случае уезжать можно по окончанию обучения или на время, не связанное с необходимостью присутствовать в ВУЗе;
• Беременные женщины в командировки не отправляются, независимо от срока беременности;
• Несовершеннолетние работники, исключение составляют творческие личности или представители таких профессий, как журналисты или спортсмены;
• Женщины, у которых есть малолетние дети, вправе отказаться от командировки, не давая письменного согласия на поездку.

Работодатель должен письменно предупредить сотрудника о том, что тот имеет право отказаться от командировки. Этот момент относится к воспитывающим ребенка в одиночку (матерям и отцам), опекунам детей, возраст которых не достиг 5 лет, лицам, воспитывающим ребенка-инвалида и работникам, ухаживающим за тяжелобольными родственниками.

Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, остальные категории работников обязаны отправиться в служебную поездку, если руководство считает это необходимым. В противном случае отказ расценивается как сознательное нарушение трудовой дисциплины. Оно может повлечь за собой дисциплинарную ответственность.

Новости 2018 года, особенности оформления и требования

Если работник поехал в командировку и по возвращению только частично выполнил данное ему задание, руководитель организации имеет законное основание сократить его ЗП, отказать в выплате суточных. Штрафы не накладываются в случае, когда задание не выполнено из-за экстренной ситуации и непредвиденных обстоятельств, не по вине работника.

Обновления в законодательстве 2018 года позволяют отправляться в такую поездку без наличия командировочного удостоверения. Такие документы используются не во всех организациях, а только в тех, где это предусмотрено уставом.

Командировочные выплаты

Чтобы определить окончательную сумму командировочной выплаты, рассчитывается, сколько дней сотрудник пребывал в поездке. Учитывая это, идет расчет количества календарных дней, которые командируемый отработал бы на своей должности и получил среднюю заработную плату.

Средняя зарплата начисляется по предварительным подсчетам, берется ее размер за предыдущие 12 месяцев. Если заработок год назад был существенно меньше текущего, работодатель может в процессе выплаты командировочных компенсировать эту разницу. В этом случае он руководствуется коллективным соглашением, оформляются соответственные внутренние документы.

Частые командировки не должны повлиять на финансовый достаток сотрудника. Законодательством утверждены размеры суточных, на которые не распространяется НДФЛ. 700 рублей для поездок по территории РФ и 2500 рублей при выезде за границу.  Дополнительный налог удерживается, если сумма оплаты выше этих цифр.

Бухгалтерия и отчетность

В бухгалтерии принимается решение о выплате понесенных расходов в соответствии с предоставленными документами. Если сотрудник сделал это с нарушениями, даже руководитель организации не вправе дать указание возместить их.

Весь пакет предоставляется сотруднику бухгалтерии в установленные сроки. Также здесь можно получить информацию о нужных позициях в документации.

В зависимости от специфики работы организации список бумаг может сокращаться или увеличиваться.

В данном видео рассказано, как вести учет командировочных расходов, правильно заполнять документацию. Даны разъяснения касаемо проводок по расходам за служебные поездки на основании документов.

Сбор пакета документов для командировки позволит избежать неприятных последствий по возвращению. Эту информацию необходимо изучить до поездки, так как часть бумаг оформляется непосредственно в ее процессе.

Источник: /prodokumenty.ru/rabota/komandirovka.html

Сроки выплаты командировочных расходов

2015 год внес существенные изменения в правила оформления служебных поездок, были отменены командировочные удостоверения, журналы учета сотрудников, находящихся в данных поездках, необходимость составления служебного задания и отчета о его выполнении. Также был уточнен порядок подтверждения времени и факта нахождения в командировке.

В частности, речь идет о командировочных расходах: суточные в 2016 году Министерство Финансов предлагает отменить вовсе.

Предполагается, что указанные изменения коснутся лишь суточных на поездки по территории России и не затронут заграничные командировки.

Понятие суточных расходов в составе командировочных раскрывает ст. 168 Трудового кодекса РФ. Согласно ей суточные – это дополнительные расходы, обусловленные проживанием командированного работника вне места его постоянного жительства, подлежащие возмещению работодателем.

По существу, суточные являются компенсационной выплатой по возмещению затрат работника, вызванных выполнением служебных функций вне места постоянной работы. Направлены они на покрытие личных расходов работника в период служебной командировки (например, на питание и т.п.) При этом отчитываться за эти расходы перед работодателем работник не обязан.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2010 N 749 (далее — Положение об особенностях), в п. 11 определяет, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки.

Однако направление работника в однодневную командировку (или когда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства) не влечет обязанности работодателя по выплате суточных. Причем даже включение условия об этом в локальное положение о командировках в организации законным это не сделает, а работодатель будет нести риски при налогообложении.

Впрочем, если в упомянутом локальном акте о командировках именовать эти выплаты иначе (например, компенсацией при однодневных командировках), проблему можно решить.

П. 10 Положения об особенностях не определяет правила и точные сроки выплаты аванса при командировке. Но в любом случае этот аванс должен быть выплачен до начала командировки. Следует иметь в виду, что работник имеет право отказаться от командировки из-за невыплаты аванса; этот отказ не будет считаться нарушением трудовой дисциплины.

Целесообразно прописать порядок и сроки выплаты суточных при командировке (а также в целом командировочных расходов) в локальном положении о командировках.

Выплата этих сумм работнику может производиться как наличными деньгами в кассе организации, так и путем перечисления денежных средств на банковскую зарплатную карту работника. Указание об этом также нужно закрепить в положении о командировках организации.

Если работник командировался для выполнения служебного задания в рамках исполнения работодателем договора подряда (выполнения научно-исследовательских, опытно-конструкторских, технологических работ, оказания услуг или др.) между ним и заказчиком, то этим договором может предусматриваться дальнейшая компенсация заказчиком затрат подрядчика (исполнителя) на командировочные расходы.

Такой вывод следует из анализа положений Гражданского кодекса РФ.

Причем сумма договора в части цены таких затрат может сразу не указываться, поскольку определить ее заранее с точностью нельзя. Более правильным будет сформулировать условие договора о компенсации расходов исполнителя на проезд, питание и проживание командированных работников исходя из фактически произведенных затрат.

Источник: /kupit-krohe.ru/litsenziya/sroki-vyplaty-komandirovochnykh-raskhodov/

Срок выплаты суточных при командировках: правила в 2020 году — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

По правилам, при деловых поездках сотрудникам положены суточные. Выплачивать их нужно за каждый календарный день поездки. Важный момент: срок выплаты суточных в командировке. Здесь есть определенные нормы, о которых мы расскажем в нашей новой статье.

Когда сотрудник отправляется в командировку, то даже при условии, что билеты и проживание компания оплатила заранее, возможны различные дополнительные расходы (например, на питание). 

Согласно ТК РФ (ст. 168) работодатель должен начислять суточные:

• за все дни, когда сотрудник находился в рабочей поездке;
• за выходные и праздничные (то есть официально нерабочие) дни, если это время он фактически находился в поездке – причем время в пути также считается.

Суточные можно не выплачивать в случае однодневной поездки по России. При этом, компания-работодатель вместо суточных может выплачивать специальную компенсацию в таких командировках.

Размер суточных

Размер суточных каждый работодатель вправе устанавливать самостоятельно. Однако, здесь есть свои тонкости. Например, по правилам не облагаются НДФЛ лишь суточные, размер которых не превышает 700 рублей при поездке по России и 2,5 тыс. рублей при зарубежных командировках.

Поэтому часто работодатели официально прописывают именно эти цифры во внутренних документах. Но ничто не мешает им платить сотрудникам больше, в этом случае придется лишь рассчитать и удержать НДФЛ.

Срок выплаты суточных

С одной стороны, порядок и размеры выплат работодатели могут определять сами, с другой – есть и определенные правила.

Жестко срок выплаты суточных в 2019 году не устанавливается, но аванс денежных средств для оплаты командировочных расходов должен быть выполнен до ее начала (п. 10 Положения об особенностях направления в командировку).

По правилам, аванс должен включать в себя не только расходы на жилье и оплату проезда (если сотрудник оплачивает его сам), но и, собственно, суточные.

То есть за сколько именно дней до начала командировки выплачивать аванс с частью суточных работодатель может решать сам, прописав это во внутренних документах. Но сделать это нужно обязательно до начала поездки. В противном случае после возвращения работника ему придется выплатить компенсацию за задержку выплаты. Здесь все похоже на ситуацию с задержкой зарплаты.

Заключение

Несмотря на то, что у компаний есть определенная свобода при оформлении командировки, существуют и правила, которым нужно следовать. Если размер командировочных выплат всегда остается на усмотрение работодателя, то срок выплаты суточных более жестко регламентирован. Их нужно выплачивать заранее, важно об этом помнить.

Источник: /b2b.onetwotrip.com/blog/business-trip/srok-vyplaty-sutochnyh-pri-komandirovkah-pravila-v-2019-godu/

Суточные в командировке 2020: нормы, размер по России и за границу

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются. 

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) — 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) — 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

• 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
• Суточные по России = 700 руб.
• Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке.

Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании; 
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась, и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2015 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2014 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ, читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ».

Отчет по суточным в командировке

Повышение квалификации

ОСНО. УСН. Кадры. Зарплата. Обучение в Контур.Школе

Онлайн-курсы

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749). 

В составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию. 

Источник: /School.Kontur.ru/publications/232

Какие документы нужны для командировки в 2020 году

Командировка — это поездка по делам компании,
в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.
Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,
а ее срок оговаривается работодателем. Не считается
командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировки
за работником сохраняется место (его нельзя уволить)
и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателя
компенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а также
оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

В каждой компании в дополнение к трудовому
законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий
процесс командирования сотрудников. В нем указывают:

• что может быть целью рабочей поездки;
• кого могут отправлять в командировку;
• каков размер суточных для командировочных по России
  и за границей;
• какие виды расходов покрывает фирма, в том числе
  дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер,
  такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением
о командировках в компании, чтобы точно знать, какие
расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет
свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны
для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники
обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять
в служебные поездки беременных, даже если они не против
(статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника
с ограниченными физическими возможностями можно, если ему
обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда
(например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников	Исключения	Ссылка на законодательство
Беременные	Исключений нет	статья 259 ТК РФ
Несовершеннолетние	Можно, если речь идет о спортсменах и творческих работниках	статья 268 ТК РФ
Сотрудники, работающие по ученическому договору	Можно, только если командировка связана с ученичеством	статья 203 ТК РФ
Сотрудники с ограниченными физическими возможностями	Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации	статья 23 Федерального закона № 181‑ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 г.

Также есть ограничения при направлении в командировку
следующих категорий сотрудников.

• женщины, имеющие детей до 3 лет;
• отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей
  до 5 лет;
• родители, имеющие детей с ограниченными физическими
  возможностями;
• сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи
  (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только
с письменного согласия. Об этом говорится в статьях
259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послать
в командировку, пока он находится в отпуске или
на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха,
понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся
от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание
вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку
и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку
начальству — обычно это делает руководитель командированного.
В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО
и должность командировочного.

Пример служебной записки:

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.
Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен
и автоматизирован — сотрудник создает заявку
в корпоративной системе, после чего задача на оформление
документов «падает» на ответственных сотрудников:
в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление
на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить
билеты и забронировать гостиницу.

Сумма рассчитывается исходя
из примерной стоимости аренды жилья и транспортных
расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные.

Не забудьте свериться с положением
о командировках — не стоит бронировать люкс
в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу
составляет 2000 рублей в сутки.

Пример заявления на выплату аванса:

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник
должен подписать. Документ составляется в свободной форме,
принятой в компании, или по унифицированной официальной
форме Т-9 или Т-9а (если командированных несколько).

Раньше также
требовалось оформлять служебное задание и командировочное
удостоверение, но Постановление Правительства
РФ от 29.12.2016 № 1595 сделало применение этих
документов необязательным.

Хотя некоторые компании используют
их и по сей день, это не запрещено.

В приказе пишут:

• кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,
  подразделение);
• куда;
• в какие даты и на сколько календарных дней;
• зачем (цель поездки).
• кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для .
Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным
схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами
командированные, а где-то — уполномоченные сотрудники
компании (например, сотрудники отдела кадров).

Многим организациям удобнее заключить договор
с определенным сервисом и покупать билеты
с корпоративного счета. На Туту.ру можно оплатить билет
личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт
и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного
депозита. Подробнее
о бизнес-аккаунте

Некоторые компании разрешают ехать не общественным
транспортом, а на собственном или служебном автомобиле.
В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой
лист. Каждая компания  разрабатывает форму путевого листа
самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней
до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты
дополнительных расходов, связанных с командировкой (например,
питания). Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон
не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его
указывают в положении о командировках или коллективном
договоре. Сумма выплаты в командировках по России
и за границей различается. Согласно
п. 3 ст.

 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ
и страховые взносы удерживаются с суточных в том
случае, если их размер составляет 700 рублей в день при
командировках по России и 2500 рублей —
в поездках за рубежом. Большинство работодателей
используют эти суммы как максимальный размер суточных.

Но есть
и те, кто выплачивает больше денег, все зависит
от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства
работника и он каждый день возвращается домой,
то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты
куплены, жилье забронировано, суточные перечислены, можно
отправляться в командировку.

Служебная поездка, как правило,
начинается с дороги в день командировки,
но в каждой компании этот вопрос решают на свое
усмотрение.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные
талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время
командировки: на жилье, транспорт и другие служебные
цели.

8. Отчет о командировочных расходах

После поездки командированного остается только отчитаться
о потраченных средствах. Для этого нужно:

• собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные
  талоны);
• заполнить авансовый отчет;
• если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон
  на самолет, то ему нужно составить служебную записку
  на возмещение потраченных средств.

Авансовый отчет вместе с чеками надо принести
в бухгалтерию в течение 3 дней после
возвращения.

Жилье

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно
предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также
чек об оплате или счет-фактуру.

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить
к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее
уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И
не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой
отчетный документ.

Транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус
онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. Они являются
документами строгой отчетности. При покупке билета на Туту.ру
на электронную почту придут два чека — на билет
и на сервисный сбор. К отчету надо приложить оба
чека.

Тем, кто летит самолетом, надо сохранить посадочный талон. Это
тоже документ строгой отчетности, и его важно
не потерять.

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек
на трансфер или такси (если положение о командировках
предусматривает компенсацию этих расходов).

Другие расходы

Остальные расходы определяются положением о командировках
в компании. Например, некоторые организации могут
компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно
сохранить чек из ресторана.

Список документов, которые надо предоставить:

• Авансовый отчет. В отчете нужно указать, сколько денег
  получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли
  остаток или перерасход. Если потрачено больше, чем ожидалось, после
  сдачи авансового отчета сотрудник получит сумму, которую написал
  в расходах.
• Распечатки электронных билетов, посадочный талон
  на самолет, чек на такси, аэроэкспресс, городской
  транспорт.
• Чек об оплате отеля или апартаментов, договор о найме
  жилья (если заключался), выписку с банковской карты,
  подтверждающую оплату.
• Если вы покупали билет в Туту, то также нужно
  скачать и распечатать УПД на сервисный сбор.

Как уже говорилось выше, отчитываться о том, как потрачены
суточные, не нужно.

Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты
с выданным авансом, будет произведен перерасчет. Если
командировочный получил больше, чем потратил, придется вернуть
лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег
(и это не противоречит положению о командировках),
оставшиеся средства перечислят на счет командированного.

Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки
другим? Зарегистрируйте на Туту.ру бизнес-аккаунт
и оплачивайте билеты с корпоративного депозита. Подробнее

Источник: /b2b.tutu.ru/content/article/business_trip_docs/