Образец уведомительного письма для использования в различных ситуациях

По состоянию на: 28.04.2010Журнал: Справочник кадровикаГод: 2010 Андреева Валентина Ивановна Тема: По инициативе работодателя, По иным основаниям, Временный перевод на другую работу, Постоянный перевод на другую работу, Изменение условий трудового договора, Оплата труда Рубрика: Кадровое делопроизводство

Нередко у сотрудников отдела кадров возникает необходимость предоставить информацию как работникам компании, так и третьим лицам. Причем в большинстве случаев желательно иметь возможность подтвердить, что обязанность по предоставлению информации выполнена.

Помочь в этом может документ — уведомление. Несмотря на то, что его создание трудовым законодательством не предусмотрено, кадровикам этот документ хорошо знаком.

Что такое уведомление, закон прямо не объясняет. Между тем в отдельных случаях представителю работодателя предписывается направить уведомление о чем-либо определенным лицам или получить такое уведомление.

• КОГДА СОЗДАЕМ УВЕДОМЛЕНИЕ?
• Основной вопрос, который возникает у работников кадровой службы: в каких ситуациях необходимо письменно уведомлять работников или других лиц, а когда достаточно их информировать устно?
• Словарь кадровика

Уведомить – то же, что известить. Известить – сообщить кому-нибудь, довести что-нибудь до чьего-нибудь сведения. Уведомление – документ, которым уведомляют о чем-нибудь. Словарь русского языка С. И. Ожегова Уведомление – документ, письмо, содержащее извещение о чем-нибудь. Толковый словарь русского языка под ред. Д. Н. Ушакова

Уведомление — письменное или устное сообщение, извещение о чем-либо; документ, которым уведомляют о чем-либо. Большой бухгалтерский словарь Уведомление — официальная информация, извещение, направленное одним физическим или юридическим лицом другому лицу. Бизнес-словарь

Определим основные случаи, когда работники кадровой службы оформляют уведомления.

Случай первый. Уведомление создается, когда в Трудовом кодексе РФ закреплена обязанность работодателя предоставить определенную информацию работнику, выборному органу первичной профсоюзной организации или другому лицу. При этом в ТК РФ использовано несколько обозначений для случаев, в которых требуется оформить уведомление.

Так, работодатель в определенных ситуациях должен «уведомить», «сообщить», «известить», «предупредить» о чем-либо работника или другое лицо, причем ссылка на письменный вид оформления таких действий сделана в законе не всегда. Обязанности работодателя, предусмотренные ТК РФ, а также содержание уведомлений приведены в таблице 1.

Обратите внимание: отдельные нормы Кодекса прямо предписывают уведомлять работника о чем-либо «под роспись».

Очевидно, что в этих случаях, а также когда ТК РФ предусматривает «письменное уведомление», «письменное сообщение», «письменное извещение» и «письменное предупреждение», оформление соответствующего документа обязательно.

В остальных случаях ссылки на письменную форму уведомлений нет, но на практике работники кадровой службы предпочитают информировать работников или других лиц письменно, чтобы у работодателя имелось документальное подтверждение выполнения его обязанностей.

Случай второй. Обязанности работодателя направлять определенную информацию в органы государственной власти или в органы местного самоуправления предусмотрены федеральными законами. Основные случаи, в которых от работодателя требуется письменно уведомить о чем-либо соответствующие организации, приведены в таблице 2.

Случай третий. Уведомления могут направляться работникам и в тех случаях, когда в течение трудовых отношений возникают ситуации, разрешаемые «с согласия работника» или «по соглашению сторон» трудового договора.

В статье «Документ: заявление» мы отмечали, что в подобных случаях работнику не требуется оформлять заявление, поскольку речь не идет о просьбе работника на совершение работодателем каких-либо действий. Сторонами трудовых отношений должно быть зафиксировано согласие работника на что-либо или соглашение сторон, и это может быть сделано следующим образом.

Обратите внимание!

• В большинстве случаев Трудовой кодекс РФ требует, чтобы согласие работника было выражено в письменной форме
• 1. Необходимо уведомить работника о возможности или о необходимости совершения определенных действий, как правило, направленных на изменение условий, определенных сторонами трудового договора;

2. Получить согласие работника на такое изменение (или зафиксировать отказ работника).

1. Ситуации, в которых требуется получить согласие работника, а также содержание уведомлений перечислены в таблицах 3 и 4.
2. Желательно, чтобы случаи создания и правила оформления уведомлений, направляемых работникам и другим лицам, были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 1).
3. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ УВЕДОМЛЕНИЙ
4. Уведомления, оформляемые работниками кадровой службы, можно разделить на две группы.
5. Уведомления, направляемые юридическим лицам и гражданам, не работающим в организации

Такие уведомления оформляются на бланке письма. Правила оформления служебных писем мы рассмотрели в предыдущем номере «Справочника кадровика» , поэтому не будем на них останавливаться.

Содержательная часть письма чаще всего представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы. Для служебных писем возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания (приложение 2).

Уведомления могут оформляться также на стандартном листе бумаги и направляться адресату с сопроводительным письмом (приложение 3). Такой способ оформления чаще всего применяется тогда, когда существует обязательная или рекомендуемая форма направления сведений.

Уведомления, направляемые работникам организации

Наименование организации указывается в бланке письма в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами, например: УВЕДОМЛЕНИЕ.

В бланке уведомления обозначаются места расположения переменных реквизитов: дата документа и его регистрационный номер.

Как правило, реквизиты бланка уведомления имеют угловое расположение.

Дата уведомления показывает время его подписания. Дата подписания, а также даты, содержащиеся в тексте уведомления, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год.

Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 15.03.2010.

После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно пишется буква «г» с точкой или слово «год», например: 15 марта 2010 г. или 15 марта 2010 года.

Регистрационный номер — это цифровое или буквенное обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации.

Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. В зависимости от вида документа к порядковому номеру могут добавляться и другие составные части.

Например, при регистрации уведомлений может применяться буквенно-цифровая индексация: 111-у.

Уведомление содержит следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Адресат. Уведомление — внутренний документ, который адресуется работнику, работающему в организации. При угловом расположении реквизитов бланка уведомления в верхнем правом углу указываются: наименование структурного подразделения, где числится работник, наименование должности (профессии, специальности), его фамилия и инициалы (в дательном падеже).

Напомним, что в уведомлениях, оформляемых на бланке письма, сведения об адресате заполняются по другим правилам.

Для быстрого и точного восприятия сведений, включенных в документ, принято кратко формулировать его содержание в виде заголовка к тексту. Заголовок должен быть кратким и точно передающим содержание текста документа. Заголовок грамматически согласовывается с наименованием вида документа и в уведомлениях обычно начинается с предлога «о» или «об».

Текст уведомления содержит информацию о трудовых отношениях, которую необходимо предоставить работнику в определенных законом случаях. Особенности содержания некоторых уведомлений, оформляемых работниками кадровой службы, представлены в таблице 4.

Уведомление должно быть подписано руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего уведомление, личная подпись и ее расшифровка.

ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация. Так называется запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).

Уведомления регистрируются в день подписания. Регистрационные формы разрабатываются работодателем. Для регистрации уведомлений обычно используют: 1. Журнал, предназначенный для регистрации исходящих документов (для уведомлений, оформленных на бланке письма и направляемых в другие организации и физическим лицам).

2. Журнал, предназначенный для регистрации внутренних документов (для уведомлений, направляемых работникам организации). Это может быть журнал регистрации нескольких видов внутренних документов или форма, предназначенная только для регистрации уведомлений, адресованных работникам.

После регистрации уведомление, направляемое в организации или физическому лицу, отправляется адресату. Это можно сделать различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи.

Работник должен быть ознакомлен с содержанием уведомления. Письменным подтверждением факта доведения уведомления до сведения работника служит виза ознакомления. Она начинается словами «С уведомлением ознакомлен» и включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

Уведомления, адресованные работникам, составляются, как правило, в двух экземплярах. Это позволяет вручить один экземпляр работнику, о чем в визе ознакомления делается соответствующая отметка: «Экземпляр уведомления получил».

В визе ознакомления работник может также отразить свое решение по существу информации, изложенной в уведомлении. Такое оформление письменного согласия работника (приложение 4) или его отказа (приложение 6) значительно упрощает различные кадровые процедуры, поскольку не требует оформления дополнительных документов.

Исполненные документы, в т. ч. уведомления, оформляются для последующего хранения. Заверенная копия уведомления, отправленного по почте, подшивается в дело (приложение 10) . Если уведомление было составлено в двух экземплярах, в дело подшивается экземпляр работодателя (с отметкой работника о получении им своего экземпляра).

• Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Источник: /hr-portal.ru/article/dokument-uvedomlenie

Образцы информационных писем

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Ранее мы приводили 5 примеров составления деловых писем, в дополнении к этой информации рекомендуем ознакомиться с ними, по этой ссылке.

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

• подчиненным;
• коллегам;
• партнерам;
• клиентам;
• потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

В дополнении к этому материалу рекомендуем ознакомиться с образцом составления сопроводительных писем к документам, подробности смотрите здесь.

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

• смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
• смена реквизитов;
• смена юридического или фактического адреса;
• подготовка к проведению инвентаризации;
• изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос.

Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их.

В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения.

Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту.

Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Скачать образец и пример информационного письма:

Скачать образец простого информационного письма для компании (word)

Пример информационного письма (word)

Поделиться ссылкой:

(8

Источник: /2ann.ru/informacionnoe-pismo-obrazec-sostavleniya/

Как написать письмо-уведомление: образец

При ведении деловой переписки составление писем является важнейшим элементом деловой этики. Распространенным видом такой переписки являются письма, которые носят уведомительный или информационный характер.

Такие письма очень часто являются элементом договорных отношений между предприятиями, а их отсылка прямо предусмотрена соответствующими договорами.

Весьма часто такие письма используются в качестве доказательств в судебных спорах.

Предприятия и организации нередко направляют уведомления в адрес налоговой инспекции и надзорных органов.

Содержание писем может быть самым различным, но принципы их составления одинаковы. Это относится как к переписке юридических, так и физических лиц. Разница только в одном – письма от имени юридических лиц составляются, как правило, на специальных (фирменных) бланках, а от имени физических лиц на простых стандартных листах формата А4. Письмо обязательно должно содержать следующую информацию:

• отправитель и его реквизиты;
• получатель и его реквизиты;
• текст письма;
• дата отправки (для юридических лиц обязательно указание регистрационного номера исходящей корреспонденции);
• в конце письма (от юридического лица) указывают фамилию и телефон исполнителя.

Письма от имени предприятий подписывает обычно руководитель или лица, которые отвечают за соответствующее направление деятельности (финансовый директор, главный инженер и так далее).

Заголовок письма «уведомление» не является обязательным, но в тексте должны присутствовать формулировки, указывающие на его характер. Например, «настоящим уведомляем/сообщаем Вас/Вам». Вполне допустимым и даже желательным является обращение в начале письма, например, «Уважаемый Иван Иванович!». При необходимости к письму прилагаются необходимые документы или их копии.

• Ниже мы приводим образец уведомительного письма, которое написано на бланке компании-уведомителя:
• Открытое акционерное общество
• «Торговые системы»

г. Красноярск, ул. Красноармейская, д.18, оф.312

Исх. №32/4 от 30.04.2020 г.

Директору ООО «Тексимпорт»

                                                                       Герасимову И.Ю.

                                                                   г. Красноярск,

ул. Весенняя, д.12, оф.421

1. Уведомление
2. о завершении срока аренды
3. Настоящим уведомляем Вас о том, что срок аренды павильона №45, согласно договора №12 от 20 декабря 2014 года, истекает 30 июня 2018 года.

  Коды предпринимательской деятельности для ИП

В связи с проведением капитального ремонта павильона №45 мы предлагаем Вам в аренду павильон №23. Предлагаем Вам в срок до 31 мая 2018 года заключить договор аренды павильона №23.

Приложение:

• проект договора аренды на 4 стр.

Генеральный директор

ОАО «Торговые системы»

_____________ Игнатенко О.Л.

исп. Перминова Елена

Анатольевна тел. 8-972-ХХХХХХХ

При отсутствии фирменного бланка то же самое письмо составляется несколько иначе. Вот как написать письмо-уведомление (образец) в этом случае:

Директору ООО «Тексимпорт»

                                                                       Герасимову И.Ю.

                                                                   г. Красноярск,

ул. Весенняя, д.12, оф.421

от Генерального директора

ОАО «Торговые системы»

Игнатенко О.Л.

г. Красноярск,

 ул. Красноармейская, д.18, оф.312

• Уведомление
• о завершении срока аренды
• Настоящим уведомляю Вас о том, что срок аренды павильона №45, согласно договора №12 от 20 декабря 2014 года истекает 30 июня 2018 года.

В связи с проведением капитального ремонта павильона №45 мы предлагаем Вам в аренду павильон №23. Предлагаем Вам в срок до 31 мая 2018 года заключить договор аренды павильона №23.

Приложение:

• проект договора аренды на 4 стр.

Генеральный директор

ОАО «Торговые системы»

_____________ Игнатенко О.Л.

1. 30 апреля 2018 года
2. исп. Перминова Елена
3. Анатольевна тел. 8-972-ХХХХХХХ

Нередко уведомительные письма носят характер докладных записок, представляют собой извещение и используются во внутренней переписке организаций.

• Например:
• Исполнительному директору
• ООО «ТехСпецСигнализация»

Самойлову И.П.

Уведомление

Настоящим сообщаю Вам, что в результате плановой проверки состояния электропроводки в цехе №3 установлен ее ветхий характер и несоответствие требованиям техники безопасности. Установлен срок устранения выявленных недостатков (до 22 сентября 2017 года).

1. В случае непринятия необходимых мер буду вынужден опечатать щитовую цеха №3.
2. Приложение:
3. Старший инженер отдела
4. технике безопасности

____________ Перминов И.М.

31 августа 2017 года

Уведомительные письма от трудящихся в адрес работодателя часто носят характер заявления об увольнении по собственному желанию.

В этом случае следует иметь в виду, что работодатель может потребовать от работника отработать две недели. При этом обязательно следует указывать свою должность и паспортные данные.

Письмо следует зарегистрировать в отделе кадров. Вот пример такого заявления.

  Заверение копий документов в организации

Исполнительному директору

ООО «ТехСпецСигнализация»

Самойлову И.П.

От старшего инженера ЦЗЛ

Иконникова В.Л.

Паспорт ХХ ХХ №ХХХХХХХ

выдан ХХХХХ 21.08.2011 г

зарегистрирован г. Новосибирск,

ул. Весенняя, д.34, кв. 124

Уведомление

Источник: /101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/blanki-i-dokumenty/obrazets-uvedomitelnogo-pisma.html

Уведомления

от 31/12/2018

Главная › Приложения к иску › Уведомления

На сайте мы разместили примеры и образцы уведомлений, которые наиболее часто используются в повседневной деятельности: о расторжении договора, поставщику, в трудовой деятельности и др. Кроме того, можно задать вопрос дежурному юристу для получения индивидуальной консультации.

Обязательность уведомлений

Чаще всего уведомления составляются в силу прямого указания закона. Уведомление о работе иностранного гражданина – не направили, будет штраф. Уведомление об изменении условий трудового договора – не составили, грозит проверка трудовой инспекции. Уведомление в Роспотребнадзор «забыли» отправить – штраф.

В статьях, посвященных отдельным видам уведомлений, можно узнать не только, какими нормативными правовыми актами предусмотрена форма того или иного уведомления, но и ответственность за несоблюдение такой формы или сроках подачи.

Актуальная информация о порядке составления уведомлений пригодится не только юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и их работникам, работодателям – физическим лицам.

Но и гражданам, которые столкнулись с необходимостью обращения в суд за защитой нарушенных прав. Ведь нарушение порядка заполнения и вручения уведомлений может оказать решающее значение при вынесении судом решения.

Например, по трудовым искам.

Юридическая сила уведомлений

Если обязательность направления уведомлений законом не предусмотрена, необходимость документа определяется составителем и зависит от жизненных обстоятельств. Тогда подготовка документа осуществляется самостоятельно в свободной форме. Но юридическое значение, т.е. роль письменного доказательства, ему придадут наличие:

• адресата уведомления (кого Вы ставите в известность)
• от кого направляется уведомление
• причина составления, т.е. основная информация со ссылками на нормативные правовые документы или на пункты договора, соглашения
• дата и подпись, приложение.

Уведомления могут вручаться лично с проставлением соответствующей отметки на аналогичном экземпляре документа, либо направляться по почте заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

Уведомление о собрании кредиторов

Уведомление о собрании акционеров

Уведомление о собрании собственников жилья

Уведомление о переходе на УСН

Уведомление об изменении наименования

Уведомление о смене генерального директора

Уведомление о смене адреса юридического лица

Уведомление о залоге движимого имущества

Уведомление родителям ученика

Уведомление о смене реквизитов

Уведомление Роспотребнадзора о предпринимательской деятельности

Уведомление об изменении оплаты труда

Уведомление об изменении условий трудового договора

Уведомление об отпуске

Уведомление о прекращении трудового договора

Уведомление об увольнении работника

Уведомление работника о ликвидации предприятия

Уведомление о сокращении работника

Уведомление о выселении из жилого помещения

Почтовое уведомление о вручении письма

Уведомление поставщику о некачественном товаре

Уведомление приставам об увольнении должника

Судебное уведомление

Уведомление о продаже доли в квартире

Уведомление арендатора имущества

Уведомление должника о переуступке права требования

Уведомление о продлении договора

Уведомление о проживании иностранного гражданина

Уведомление об оплате задолженности

Уведомление о заключении договора

Уведомление об изменении договора

Уведомление о работе иностранного гражданина

Уведомление о прекращении аренды

Уведомление о расторжении договора

Источник: /iskiplus.ru/prilozheniya-k-isku/uvedomleniya/

Как правильно написать уведомление: образец

Письмо-уведомление относится к деловой корреспонденции – это разновидность информационного сообщения. Для того чтобы гарантировано получить ответ на него важно знать, как правильно написать уведомление, образец его будет полезен.  Основная задача данного сообщения – это уведомить о произошедшем или будущем событии, которое может быть интересно для адресата.

Содержание

• 1 Правила составления
• 2 Некоторые особенности
• 3 Вывод

Правила составления

Составлять его нужно согласно с правилами деловой переписки, то есть в нем не должно быть:

1. Личного мнения.
2. Эмоциональной окраски – впечатлений, угроз, предупреждений и т.д.
3. Длинных предложений, эпитетов, сложных речевых оборотов.

Зато в уведомлении обязательно должны быть:

• Документ должен быть датирован и подписан, тем, кто составляет его с расшифровкой подписи.
• Разбег между датой написания и получения не должен быть слишком большим.
• Подпись следует ставить в конце текста.
• Если обращение составляется юридическим лицом, то обязательный реквизит – печать организации.

Уведомления широко используются в разных сферах деловой корреспонденции, в том числе во внутренней, если нужно сообщить сотруднику о важном решении руководителя. Часто именно такой формат письма используют для напоминания должнику о его займе и обязанности выплат. Форма уведомления применяется для сообщений суммы налогового платежа гражданам.

Структура письма стандартная для любого письма, а именно:

1. Отправитель/получатель.
2. Дата составления.
3. Номер регистрации в журнале исходящей корреспонденции.
4. Название сообщения «Уведомление».
5. Заголовок.
6. Обращений к тому, кому адресуется письмо.
7. Уведомительная часть – краткое ее изложение.
8. Вводная часть.
9. Собственно текст.
10. Должности, подписи ответственных лиц.

Важно! Обязательный реквизит – расписка о получении адресатом письма.

Документ должен быть составлен в двух экземплярах – первый остается у отправителя, второй у адресата. Доставляются уведомления лично или через почтовые отделения. Во втором случае необходимо оформлять заказное письмо с описью вложений, если они есть.

Текст уведомления можно условно разделить на 2 части:

1. В первой указывается причина его составления.
2. Вторая – готовые решения, выводы, предложения (требования).

Некоторые особенности

Если письмо составляется от юридического лица, то для этого используется фирменный бланк с логотипом и контактными данными. Если составление требуется физическому лицу, то указать необходимые данные можно на стандартном листе А4 от руки или в печатном виде.

В уведомлении можно обращаться к конкретному человеку, организации – все зависит от содержания и характера подаваемых данных. Собственно текст разрешается писать в произвольной форме, с соблюдением правил деловой корреспонденции. Вводная часть обязательно начинается со слова «Уведомляем…» или производных от него.

Важно! К письму могут прикладываться другие бланки, которые помогают прояснить суть проблемы указанной в уведомлении. О наличии их нужно обязательно оповещать в тексте.

Вывод

Рассматриваемые письма используются в деловой корреспонденции в разных сферах. Именно поэтому важно знать, как правильно написать уведомление по образцу.

Источник: /Papinian.com/trudovoe/obrazec-pravilnogo-napisaniya-pisma-uvedomleniya.html

Письмо-уведомление образец бланк

• Письмо-уведомление представляет собой разновидность информационного письма. 
• Его назначение – уведомить о произошедшем или предстоящем событии, имеющем обоюдный интерес, как для адресата, так и для отправителя.
• Написание такого письма соответствует общепринятым нормам, сформировавшимся для общения посредством писем,  и регулируется исключительно правилами деловой  переписки.  
• Пример письма-требования доступен для скачивания внизу этой страницы. 
• Рассмотрим особенности составления письма 
• Поскольку, в данном случае, мы имеем дело, прежде всего, с информационным письмом уведомительного характера, то и реквизиты у него будут соответствующими.
• Реквизиты письма-уведомления 
• Письмо-требование традиционно содержит:

• наименование отправителя;
• наименование адресата;
• дата составления и номер по реестру исходящей корреспонденции;
• гриф «Уведомление»;
• заголовок;
• обращение к адресату;
• изложение уведомительной информации:
• вводная часть;
• содержательная часть;
• должности и подписи руководящих и ответственных лиц;
• расписка в получении уведомления адресатом.

Особенности оформления уведомления 

Как правило, юридические лица оформляют всю деловую переписку на фирменных бланках с логотипом и контактными данными компании. Физические лица, при необходимости, составляют письма на обычном листе формата А4. 

Обращение к адресату происходит как обобщенно, так и персонально – это зависит как от характера информации, так и от количества её потребителей. Заголовок, непосредственно, указывает на то, о чём  данное деловое письмо уведомляет. 

Текст обращения пишется в произвольной форме с использованием стандартных языковых приёмов, характерных для деловой переписки. От всех прочих видов информационных писем текст письма-уведомления также отличается наличием во вводной части письма ключевой фразы: «Уведомляем…» или её производных форм.

Расписка в получении уведомления включает в себя дату получения и подпись с расшифровкой фамилии и инициалов получателя. 

Ниже расположен типовой бланк и пример письма-уведомления вариант которого можно скачать бесплатно.

Источник: /uristhome.ru/document/82/pismo-uvedomlenie-obrazets-blank

Как написать письмо уведомление образец

Уведомление – документ, нужный для донесения определенных сведений до получателя. Отличается от претензии отсутствием требований. Но нужно учитывать, что в редких случаях требования в письмах-уведомлениях присутствовать могут.

Обязательность оформления

Обязательно ли составлять уведомление? В некоторых случаях оформлять его необходимо. В частности, это следующие случаи:

• Прием на работу иностранного гражданина.
• Изменение положений трудового соглашения.

Если документ не будет отправлен, компании грозит штраф или проверка со стороны трудовой инспекции.

В каких случаях составляется уведомление?

Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:

• Есть необходимость в извещении сотрудников или профсоюзов о чем-либо. К примеру, нужно уведомлять работников об изменении положений договора, ликвидации организации, о сокращении.
• Есть необходимость в уведомлении службы занятости или другого госоргана. В службу занятости нужно отправлять уведомление о ликвидации компании, в налоговый орган – о приеме на работу нерезиденту.

• Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:

• Требуется уведомить сотрудника об изменении трудовых условий.
• Нужно получить согласие работника об изменении трудовых условий.
• Требуется зафиксировать отказ сотрудника.

Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.

Особенности составления

Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:

• Внешние пользователи. К примеру, это могут быть контрагенты, ЮЛ, госорганы и лица, которые не работают в компании. Для составления уведомления используется общий бланк для письма. В документе могут присутствовать таблицы. Его необходимо обязательно подписать. Желательно, чтобы на уведомлении стояла подпись. Иногда уведомление отправляется вместе с сопроводительным письмом.
• Внутренние пользователи. К примеру, это могут быть сотрудники компании. Для составления документа используется бланк, в котором присутствуют необходимые реквизиты: название компании, наименование документа.

Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.

Составляющие уведомления

Стандартное уведомление обычно включает в себя эти сведения:

• Дата. Указывается дата подписания документа. При этом используется цифровой способ (к примеру, 09.09.18).
• Регистрационный номер. Представляет собой индивидуальное обозначение каждого исходящего документа. Оно может включать в себя и буквы, и цифры.
• Адресат. Реквизиты получателя нужно будет указывать даже в том случае, если это внутренний документ. Требуется отразить название подразделения, где работает сотрудник, ФИО самого работника.
• Заголовок. Он должен быть кратким и отражающим содержание документа.
• Текст уведомления. Нужно зафиксировать информацию, о которой требуется уведомить получателя.

Уведомление подписывает руководитель компании или лицо, имеющее право на подпись. Необходимо также включить в документ расшифровку росписи.

Разновидности документов

Рассмотрим самые распространенные разновидности уведомлений:

• О собрании кредиторов или аукционеров.
• О переходе на УСН.
• Об изменении названия компании.
• О смене гендиректора.
• Об изменении юридического адреса.
• О смене реквизитов.
• Об изменении размеров ЗП.
• Об отпуске.
• О погашении задолженностей.
• О расторжении договора.

Уведомление может отправляться сотрудникам, руководителям подразделения, контрагентам, поставщикам, госорганам, арендаторам.

Официальное уведомление, извещение, сообщение, информирование. Информационное письмо. Пример, шаблон, образец

Как правильно составить и направить официальное уведомление? (10+)

Официальное уведомление — Пример, шаблон, образец

Простым письмом по адресу регистрации (юридическому адресу), или другому адресу, указанному в договоре. По факту такой отправки также составляется акт, который и будет документом, подтверждающим отправку.

Путем размещения на официальном сайте компании. Размещение информации на сайте также должно сопровождаться составлением акта.

В договоре раздел о передаче информации может выглядеть так: ‘. Информация, подлежащая раскрытию, размещается на официальном сайте компании по адресу / в сети интернет, в разделе ‘Новости’, доступном с главной страницы по ссылке ‘Новости’. По факту размещения информации на сайте составляется акт. Датой передачи информации считается дата размещения на сайте. Эта дата отражается в акте. Акт подписывается двумя сотрудниками.’

Путем направления по электронной почте на адрес, указанный в договоре. Отправка писем сопровождается составлением акта. Может быть предусмотрено, что электронная почта отправляется с уведомлением о получении. Тогда в акте отражается также факт наличия уведомления о получении.

По требованию контрагента в Вашем офисе. Здесь важно подготовить нужное письмо, положить его в папку документов для передачи контрагенту, и составить акт о том, что письмо подготовлено. Этот акт подтвердит, что Вы исполнили свои обязательства по договору. Ответственность за то, чтобы его курьер регулярно забирал письма для него, лежит на контрагенте.

В договоре пишем что-то вроде: ‘. Уведомление составляется и помещается в архив, о чем составляется акт за подписью двух сотрудников. Датой уведомления считается дата составления.

Из архива уведомление выдается по требованию уполномоченного лица, указанного в договоре, или предъявившего надлежащим образом оформленную доверенность на получение документов.

Лицо, получающее уведомление, предъявляет документ, удостоверяющий личность, и расписывается в получении.’

Пример, шаблон официального извещения

Само информационное сообщение должно максимально полно раскрывать информацию, исключать двоякую трактовку, быть максимально детальным.

Не стоит гнаться за лаконичностью, лучше написать большое, но однозначно читаемое сообщение со всеми подробностями, чем разбираться с последствиями неправильного понимания текста контрагентом.

Помните, что Ваше официальное письмо может быть случайно или умышленно некорректно истолковано. Тогда доказывать факт надлежащего уведомления придется в суде.

Уважаемый Петр Петрович!

В соответствии с п 10.4 (о форс-мажорных обстоятельствах) договора N _____ от _______ наша компания не может исполнить в срок свои обязательства. Причина — наводнение в Амурской области, начавшееся ___.___.________, которое потребовало эвакуации офиса и всех сотрудников.

Официальная информация о наводнении размещена на сайте МЧС. Указанное событие названным выше договором отнесено к форс-мажорным. Наши обязательства будут исполнены в полном объеме после налаживания работы на новом месте. Ориентировочно это произойдет ___.___.________.

Сроки будут сдвинуты на время нашего вынужденного простоя.

Приносим извинения за доставленные неудобства.

Образец акта о передаче информации

Мы, нижеподписавшиеся, составили акт о том, что уведомление об изменении банковских реквизитов компании следующего содержания:

У компании изменились банковские реквизиты. Новые реквизиты: ________________________________

С 10 ноября 2011 года все платежи необходимо проводить по этим реквизитам. По старым банковским реквизитам платежи приниматься не будут.

размещено на официальном сайте компании в сети интернет по адресу / в разделе ‘О компании’ 12 октября 2011 года. Доступность сайта для посетителей проверена.

Дата составления акта: _____________

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Источник: /arenaprava.ru/obraztsy/kak-napisat-pismo-uvedomlenie-obrazets/

Шаблонные фразы для деловой переписки

По материалам сайта /gramota.ru 

Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества. Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения.

Структура письма может выглядеть следующим образом: • Просим…
• Также просим…
• А также просим…
• Сообщаем…
• Одновременно сообщаем… Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события. Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…
• В заключение выражаем надежду на…
• В заключение хотим напомнить Вам о…

Стандартные выражения деловой переписки 

Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста. Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты…
• В связи с неполучением счета-фактуры…
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
• Ввиду задержки получения груза…
• Вследствие изменения цен на энергоносители…
• Учитывая, что производственные показатели снизились на…
• Учитывая социальную значимость объекта… При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от…
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
• Ссылаясь на Ваш запрос от…
• Ссылаясь на устную договоренность…
• В ответ на Ваше письмо (запрос)…
• В соответствии с нашей договоренностью…
• На основании нашего телефонного разговора…
• На основании устной договоренности…
• Согласно постановлению правительства…
• Согласно Вашей просьбе…
• Согласно протоколу о взаимных поставках…
• Согласно спецификации…
• Ссылаясь на переговоры… Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса…
• В целях выполнения распоряжения…
• Для согласования спорных вопросов…
• Для согласования вопросов участия…
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов…
• В целях безопасности прохождения груза…
• В ответ на Ваш запрос…
• Во избежание конфликтных ситуаций… Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации. Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование; 
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем. Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов: • контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• кредит — выделяется и т. п. Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, 
деятельность — успешной, 
вклад — значительным, 
позиции — конструктивными (прочными), 
доводы — вескими, 
необходимость — настоятельной, 
спектр (услуг) — широким, 
скидки — значительными / незначительными, 
предложение — конструктивным, 
разногласия — существенными / несущественными, 
рентабельность — высокой / низкой, 

расчеты — предварительными или окончательными и т. п.

Источник: /duma.tomsk.ru/content/shablonnye_frazy_dlja_delovoj_perepiski